راهنمای کامل انتخاب بهترین نرم افزار BPM

انتخاب صحیح نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار در یک بازار شلوغ، کاری خسته کننده است. تصمیمی نیست که به راحتی گرفته شود، زیرا برای خرید سازمانی باید محصولی را انتخاب کنید که به اندازه کافی  متقاعد کننده باشد. انتخاب اشتباه نه تنها به معنای هدر دادن سرمایه گذاری روی نرم افزار است، بلکه می تواند زمان و تلاش از دست رفته را نیز به همراه داشته باشد.

اگر دست و پا می زنید و نمی دانید از کجا شروع کنید، به مکان مناسب رسیده اید. این راهنما تمام مواردی را که باید در مورد انتخاب نرم افزار مناسب مدیریت فرآیند کسب و کار بدانید به شما می گوید.

ویژگی های مورد نیاز شما در نرم افزار BPM

قبل از این که مطمئن شوید بهترین نرم افزار BPM برای شما چیست، بهتر است بدانید چه ویژگی هایی باید ارائه دهد.

• ابزار نمودار سازی فرآیند بصری

بهترین نرم افزار BPM به کاربران این امکان را می دهد تا بدون دانش برنامه نویسی، به راحتی گردش کار را طراحی کنند. این ویژگی فشار تیم IT را کاهش داده و کنترل را در اختیار کاربر نهایی قرار می دهد.

• طراحی فرم از طریق drag & drop

با طراحان فرم می توانید بین سازندگان ساده و پیچیده یکی را انتخاب کنید. هنگام انتخاب، دو جنبه را در ذهن داشته باشید. اول، کاربران نهایی با چه چیزی راحت خواهند بود؟ دوم، آیا می توانید با پیچیدگی بیش تر فرآیندها، ارزش دریافت از آن را پیش بینی کنید؟

• قابلیت ارایه نسخه موبایل

سیستم های BPM که با برنامه های تلفن همراه ارایه نمی شوند، شما را برای شکست آماده می کنند. وقتی درخواست ارسال شود و در صورت لزوم تایید به شخص مورد نظر هدایت نشود، فرآیندها را با خطر تاخیر مواجه می کند.

• گزارش و تجزیه و تحلیل

یکی از عواملی که اجرای BPM را نسبت به دیجیتالی شدن بسیار برتر می نماید، تجزیه و تحلیل قدرتمند و قابلیت های گزارش گیری است. گزارش گیری ها برای به دست آوردن بینش در مورد چگونگی عملکرد فرآیندها و  بهبودهای مورد نیاز، بسیار مهم هستند.

• ادغام آسان

قابلیت ادغام با سایر نرم افزارها در بهترین نرم افزار BPM بسیار مهم است. اگر نرم افزار BPM انتخابی نتواند ادغام شود، این به معنای صرف وقت و تلاش زیادی برای انتقال داده ها به جلو و عقب بین برنامه ها است.

• مدیریت مورد انطباقی

همه وظایف انجام شده در سازمان ها مانند فرآیندها به خوبی تعریف نشده و ساختار ندارند. کمی عدم اطمینان وجود دارد که بعضی از این کارها نمی تواند با روش مرسوم BPM مدیریت شود. وقتی نرم افزار BPM شامل ویژگی های تطبیقی ​​مدیریت پرونده باشد، راه حل جامع تری را ارائه می دهد.

• مدیریت داده ها و اسناد

مشاغل امروز با سرعت برق کار می کنند. منطقی است که حجم داده ها و اسناد تولید شده زیاد باشد. یک سیستم BPM خوب می تواند داده ها و اسناد را به طور موثر مدیریت کند و یک پایگاه دانش بسیار ارزشمند ایجاد و حفظ کند.

• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

امنیت داده ها یک نگرانی قابل توجه برای سازمان های مختلف است. نرم افزار مدیریت فرآیندی را انتخاب کنید که کنترل دسترسی دقیق به داده ها را تسهیل می کند. محدود کردن دسترسی به داده های محرمانه براساس نقش، یک روش موثر برای اطمینان از وجود سطح قابل قبولی از امنیت است.

• همکاری

ماهیت کار مهم نیست، ارتباط موثر بین مجریان وظایف همیشه مورد نیاز است. برای بهره وری مطلوب، بهتر است همه مکالمات پیرامون کار در یک سیستم عامل واحد اتفاق بیفتد. جابجایی بین برنامه های ارتباطی بی نظم و وقت گیر است.

یکپارچگی مدیریت پروژه

مشاغل گاها  فعالیت های یک بار مصرفی را انجام می دهند که نمی توان آن ها را به عنوان فرآیند طبقه بندی نمود. حتی گاهی اوقات پروژه ها به ساده سازی و بهینه سازی نیاز دارند. انتخاب یک نرم افزار BPM که این امکان را برطرف می کند و شامل توانایی مدیریت موثر پروژه ها نیز می شود، بسیار ارزشمند خواهد بود.

ارزیابی نرم افزار BPM

در اینجا لیستی از سوالات مفید برای ارزیابی هنگام ارزیابی نرم افزار BPM آورده شده است.

- نیاز BPM تیم شما چیست؟ شما امیدوارید که به چه اهداف تجاری دست پیدا کنید؟

- بودجه مورد تأیید تیم مالی شما چیست؟

- به چه نوع میزبانی نیاز دارید؟ پیش فرض یا ابری

- چه نوع مدل صدور مجوز را ترجیح می دهید؟ منبع آزاد، نسخه های محدود رایگان یا نسخه های کاملاً پولی؟

- هزینه این نرم افزار چقدر است؟ هزینه های پنهان چیست؟

- مشتری های فعلی چه مشکلاتی در مواجهه با سیستم شما تجربه می کنند، در صورت وجود؟

- کاربران نهایی چه سطح دانش فنی دارند؟

- آیا نرم افزار BPM می تواند مقیاس پذیر باشد؟

- آیا می تواند به انطباق با مقررات صنعت پایبند باشد؟

- قبل از استفاده از نرم افزار، تیم به چه میزان آموزش نیاز دارد؟

- نظرات مربوط به پشتیبانی محصول چیست؟

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

منبع : https://kissflow.com/workflow/bpm/best-bpm-software/