آشنایی با اصول راه اندازی نرم افزار BPMS در سازمان

نرم افزارBPMS  مخفف Business Process Management System است. یک نرم افزار BPMS به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را تحت نرم افزار به صورت سیستماتیک و بهینه شده تحلیل، مدلسازی و در نهایت راه اندازی و اجرا کرده و بهبود دهد. به عبارت دیگر، نرم افزار BPMS می تواند فرآیندها و فرم های سازمان شما را تحت نرم افزار، خودکارسازی نماید. با خرید نرم افزار bpms گروه مدیریت فرآیند پارس و راه اندازی آن، ضمن حضور این گروه در سازمان شما و بررسی و مطالعه فرآیندهای کسب و کار سازمان، اقدام به تحلیل، مدلسازی و در نهایت پیاده سازی و مکانیزه کردن فرآیندها در سازمان می کند.

آموزش نرم‌افزار BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار) می‌تواند شامل مراحل مختلفی باشد، از نصب و راه‌اندازی اولیه تا طراحی و بهینه‌سازی فرآیندها. در ادامه یک راهنمای کلی برای آموزش نرم‌افزار BPMS ارائه می‌شود:

1. مقدمه و آشنایی با BPMS

تعریف BPMS: سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کنند.

مزایا: بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها، افزایش شفافیت و بهبود کنترل و نظارت بر فرآیندها.

2. نصب و راه‌اندازی

انتخاب نرم‌افزار: با توجه به نیازهای سازمان، یک نرم‌افزار BPMS مناسب انتخاب کنید. برخی از نرم‌افزارهای معروف شامل ProcessMaker، Bizagi، BonitaSoft، Appian و IBM BPM هستند.

نصب: دستورالعمل نصب نرم‌افزار را دنبال کنید. معمولاً نیاز به یک سرور و پایگاه داده برای نصب خواهید داشت.

پیکربندی اولیه: تنظیمات اولیه نرم‌افزار را انجام دهید، از جمله تنظیمات مربوط به کاربران، دسترسی‌ها و اتصالات به پایگاه داده‌ها.

3. طراحی فرآیندها

مدل‌سازی فرآیند: با استفاده از ابزارهای مدل‌سازی موجود در نرم‌افزار، فرآیندهای کسب و کار خود را طراحی کنید. این شامل تعریف فعالیت‌ها، وظایف، جریان‌های کاری و نقاط تصمیم‌گیری است.

استفاده از استانداردها: از استانداردهای مدل‌سازی مانند BPMN (مدل‌سازی فرآیند کسب و کار و نوتیشن) استفاده کنید تا فرآیندها به صورت قابل فهم و استاندارد تعریف شوند.

4.  پیاده‌سازی و اتوماسیون

تعریف قوانین کسب و کار: قوانین کسب و کار مرتبط با فرآیندها را تعریف کنید تا نرم‌افزار بتواند به صورت خودکار تصمیم‌گیری‌ها را انجام دهد.

یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر: نرم‌افزار BPMS را با سیستم‌های دیگر سازمان مانند ERP، CRM و سیستم‌های مدیریتی یکپارچه کنید.

تست و ارزیابی: فرآیندهای طراحی شده را تست کنید تا از صحت و کارایی آنها اطمینان حاصل کنید.

5.  نظارت و بهینه‌سازی

مانیتورینگ: با استفاده از ابزارهای مانیتورینگ موجود در نرم‌افزار، عملکرد فرآیندها را نظارت کنید و نقاط ضعف و مشکلات را شناسایی کنید.

گزارش‌گیری: گزارش‌های مختلفی از عملکرد فرآیندها تهیه کنید تا بتوانید تصمیمات مدیریتی بهتری بگیرید.

بهینه‌سازی: با توجه به داده‌های جمع‌آوری شده، فرآیندها را بهینه‌سازی کنید تا کارایی و اثربخشی آنها افزایش یابد.

6.  آموزش و پشتیبانی

آموزش کاربران: کاربران نهایی و مدیران سیستم را آموزش دهید تا بتوانند به درستی از نرم‌افزار استفاده کنند.

پشتیبانی: تیم پشتیبانی فنی را آماده کنید تا در صورت بروز مشکلات، بتوانند به سرعت آنها را حل کنند.

 روش تحلیل فرایندها در نرم افزار bpms چگونه است؟

مرحله 1- کاربران بخش‌های مختلف کسب و کار، فرآیندهایشان را مستند می‌کنند. برای این کار لازم است تا اقدامات مناسب و کارآمدی برای مشخص کردن فرآیندهای مذکور به کار بگیرند.

مرحله 2- آن‌ها معمولاً فرآیندهایشان را در قالب فلوچارت ترسیم می‌کنند یا به‌نوعی آن‌ها را مدل می‌کنند. این کار طبق مجموعه‌ای از ضوابط مربوط به مدل‌سازی فرآیندها صورت می‌گیرد.

مرحله 3- فرآیندها را با جمع‌آوری اقدامات و ایجاد مدل‌های فرآیندی کسب و کار جهت شبیه‌سازی رفتار فرآیندی و نتایج آن با دقت خودکار می‌کنند.

مرحله 4- آن‌ها می‌توانند فرآیندهای جدید را با شناسایی کردن نقاط قابل بهبود، ارتقا دهند.