چگونه از ترسیم فرآیند در مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) استفاده می شود؟

ترسیم فرآیند یک جزء مهم در نرم افزار مدیریت فرآیند (BPM) است و به تعیین، توصیف و بهینه ‌سازی فرآیندهای سازمانی کمک می‌کند. این فرآیند تصویرسازی یا ترسیم نقشه‌های فرآیند نیز نامیده می‌شود و در تعدادی مرحله انجام می‌شود. در زیر توضیحاتی در مورد چگونگی استفاده از ترسیم فرآیند در مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) آورده شده است:

تعیین فرآیندها: ابتدا باید فرآیندهای موجود در سازمان را تعیین کنید. این فرآیندها می‌توانند فرآیندهای هسته کسب و کار یا فرآیندهای حمایتی باشند. انتخاب فرآیندهایی که باید ترسیم شوند، بستگی به اهداف و اولویت‌های سازمان دارد.

جمع‌آوری اطلاعات: برای ترسیم یک فرآیند، شما باید اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید. این اطلاعات شامل توصیف مراحل و گام‌های مختلف فرآیند، نقش‌های انجام‌دهندگان، ورودی‌ها و خروجی‌ها، زمانبندی و منابع مورد نیاز است.

ترسیم فرآیند: با استفاده از ابزارهای نمودارسازی مانند نمودارهای جریان کار (Flowcharts) یا نمودارهای فرآیند (Process Maps)، شما می‌توانید فرآیند را تصویرسازی کنید. این نمودارها اطلاعاتی را به شکل گرافیکی و دیداری نشان می‌دهند که به تیم‌های مختلف کمک می‌کند تا فرآیند را بهتر درک کنند.

ارزیابی و بهینه‌سازی: با ترسیم فرآیند، می‌توانید مسائل و نقاط ضعف فرآیند را شناسایی کنید. این شناسایی به شما امکان می‌دهد تا فرآیند را بهینه‌سازی کنید و بهبودهای لازم را اعمال کنید. بهره‌گیری از متخصصین BPM و انجام تحلیل‌های فرآیندی می‌تواند در این مرحله مفید باشد.

ارتقاء شفافیت و هماهنگی: ترسیم فرآیند به شفافیت و هماهنگی در سازمان کمک می‌کند. تیم‌های مختلف می‌توانند به راحتی اطلاعات مربوط به فرآیندها را درک کنند و از هماهنگی بیشتری برخوردار باشند.

پیگیری و مدیریت: ترسیم فرآیند نقطه شروع مناسبی برای مدیریت فرآیندها و پیگیری آن‌ها است. با داشتن تصویر دقیقی از فرآیند، می‌توانید پیگیری انجام داده و عملکرد فرآیند را ارزیابی کنید.

در کل، ترسیم فرآیند یک ابزار مهم در BPM است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندها را بهتر درک کنند، بهبودهای لازم را اعمال کنند و به عملکرد بهتری دست یابند.

نقشه فرآیند چیست؟

نقشه فرآیند (Process Map)، نوعی ابزار مدیریت و برنامه‌ریزی است که برای ترسیم فرآیندها و جریان کارها مورد استفاده قرار می‌گیرد و آنها را توصیف می‌کند. نگاشت یا نقشه فرآیند، با نشان دادن گردش کارها به صورت بصری، به تیم‌ کسب و کار شما کمک می‌کند تا فرآیندها و اجزای آنها را واضح‌تر و بهتر درک کنند.

این نمایش گرافیکی با توضیحات واضح از نحوه انجام فعالیت‌ها، به مدیران و کارکنان سازمان امکان می‌دهد تا علاوه بر تجسم جزئیات فرآیند، مراحل تصمیم‌گیری را نیز هدایت کنند.

نقشه برداری فرآیند چیست؟

نقشه برداری فرآیند (Process Mapping)، تکنیکی است که برای ترسیم بصری جریان کارها و فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرد. این شامل ایجاد یک نقشه فرآیند است که به آن فلوچارت، نمودار جریان فرآیند یا نمودار گردش کار نیز گفته می‌شود.

با تهیه نقشه فرآیند، می‌توانید نحوه عملکرد یک فرآیند را به صورت ساده و مختصر به اطلاع تمامی ذینفعان برسانید. به این ترتیب، هر یک از اعضای تیم پروژه می‌توانند بفهمند که چگونه فرآیندها را بدون توضیحات شفاهی طولانی تکمیل کنند. همچنین، با ترسیم نقشه فرآیند، می‌توانید از نحوه عملکرد فرآیندها درک بهتری داشته باشید و علاوه بر شناسایی ناکارآمدی‌ها، بهبودهایی ایجاد کنید. خوب است بدانید که ترسیم نقشه‌ فرآیند، بخشی از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک سازمان محسوب می‌شوند.

 ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم این یکپارچه سازی را تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) در سازمان شما برقرار سازیم. نرم افزار پروسس میکر از آن جا که یک نرم  افزار BPMS متن باز است، امکان استفاده از API را برای هر قسمت از نرم افزار خود فراهم آورده است. همچنین این نرم افزار می تواند فرآیندها را از طریق دیتابیس و یا وب سرویس به سایر نرم افزارهای سازمان مرتبط و یکپارچه سازد.