روند تکاملی راه اندازی یک نرم افزارbpms چگونه است؟

سیر تکامل bpms

سیر تکامل BPMS به طور کلی از چندین مرحله و فاز تشکیل می‌شود که به طور مداوم بهبود می‌یابد. این سیر تکامل عبارت است از:

فاز آغازین (ابتدایی):

شناسایی فرآیندهای کلیدی سازمان: در این مرحله، فرآیندهای اصلی و اساسی سازمان شناسایی می‌شوند که مورد توجه برای بهینه‌سازی قرار می‌گیرند.

انتخاب و پیاده‌سازی BPMS ابتدایی: سیستم BPMS ابتدایی برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای انتخاب و پیاده‌سازی می‌شود.

فاز گسترش:

گسترش استفاده از BPMS: در این مرحله، استفاده از BPMS به سایر بخش‌ها و فرآیندهای سازمان گسترش می‌یابد.

یکپارچه سازی با سیستم‌های دیگر: BPMS با سیستم‌های دیگر مانند سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (ERP) یکپارچه می‌شود.

فاز بهره‌برداری:

بهینه‌سازی و بهره‌برداری: در این مرحله، سازمان به دنبال بهینه‌سازی و بهره‌برداری حداکثری از نرم افزار BPMS است.

فاز انعطاف‌پذیری:

انطباق با تغییرات: در این مرحله، سازمان به دنبال انعطاف‌پذیری BPMS است، به منظور انطباق با تغییرات در فرآیندها، فناوری‌ها، یا نیازهای سازمانی.

فاز نوآوری:

نوآوری و پیشرفت: در این مرحله، سازمان به دنبال استفاده از فناوری‌های جدید، مدل‌های پیشرفته‌تر فرآیندها، و روش‌های نوآورانه برای بهبود عملکرد و کسب مزیت رقابتی است.

در هر یک از این فازها، اهداف، نیازها، و فرصت‌های سازمان ممکن است متفاوت باشند و سازمان‌ها باید استراتژی‌ها و راهکارهای خود را متناسب با آنها تنظیم کنند. این فرآیند تکاملی به عنوان یک حلقه باز برای بهبود مداوم فرآیندها و سازمان ادامه پیدا می‌کند.

روند تکامل bpms چگونه است

BPMS یا سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار(Business Process Management System)، یک سیستم نرم‌افزاری است که برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری در یک سازمان استفاده می‌شود.

بدیهی است روند تکامل BPMS هم، همانند سایر نرم افزارها است. بدین معنی که با گرفتن بازخورد از مشتری، امکانات جدید را در آن اضافه کرد.

روند تکاملی BPMS معمولاً شامل مراحل زیر است:

1. تعریف نیازها: در این مرحله، نیازهای سازمانی شناسایی می‌شود. این شامل شناخت فرآیندها، شناسایی نقاط قوت و ضعف، و تعیین اهداف بهبود فرآیندها می‌شود.

2. طراحی فرایند: در این مرحله، فرآیندهای کاری جدید طراحی می‌شوند یا فرآیندهای موجود بهبود می‌یابند. این شامل تعیین نقش‌ها، گردش کارها، وظایف، و استفاده از فناوری‌های مختلف برای اجرای فرآیندها می‌شود.

3. مدل سازی فرآیند: برای ایجاد هر گونه تأثیری بر فرآیند کسب و کار، مهم است که به نوعی آن را ضبط و توصیف کنیم. یک توصیف واضح از یک فرآیند کسب و کار ممکن است به عنوان نقطه شروعی برای طراحی یک سیستم فناوری اطلاعات، برای تنظیم اندازه‌گیری عملکرد، اجرای یک فرآیند توسط BPMS، انجام یک مطالعه شبیه‌سازی و غیره باشد. مدل‌سازی فرآیند به عنوان یک سنت قوی در تحقیقات در مورد BPM ظاهر شده است.

بین مدل‌سازی فرآیند و طراحی فرآیند خط باریکی وجود دارد  ، در ابتدا شایان ذکر است که گاهی اتفاق می افتد که مردم از BPM به عنوان “مدل سازی فرآیند کسب و کار(Business Process Modeling)” یاد می کنند. در حالی که این امر اهمیت مدل‌سازی فرآیند در BPM را تصدیق می‌کند، این یک تصور اشتباه است و درواقع BPM مفهوم نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار(Business process management) را بیان میکند.

4. پیاده‌سازی: در این مرحله، سیستم BPMS پیاده‌سازی می‌شود. این شامل نصب نرم‌افزار، تنظیمات مورد نیاز، تعریف و تنظیم فرآیندها و اطلاعات، و آموزش کاربران است.

5. اجرا: پس از پیاده‌سازی، فرآیندها و سیستم BPMS آماده برای استفاده در محیط تولیدی است. در این مرحله، فرآیندها اجرا می‌شوند و اطلاعات مربوطه توسط سیستم ثبت و پردازش می‌شود.

6. ارزیابی و بهبود: در این مرحله، عملکرد فرآیندها و سیستم BPMS ارزیابی می‌شود. این شامل مانیتورینگ عملکرد، جمع‌آوری بازخورد، تحلیل داده‌ها، و اعمال بهبودهای لازم به فرآیندها و سیستم می‌شود.

7. مدیریت مدل: به نقش اصلی مدل‌سازی فرآیند در تحقیقات BPM قبلاً اشاره شده است. جالب توجه است، در دسترس بودن رو به رشد مدل‌های فرآیند در صنعت ، تحقیقات جدیدی را به خودی خود آغاز می‌کند. مدل‌های فرآیندی خود مصنوعاتی هستند که خود را برای انواع جدیدی از تجزیه و تحلیل آماده می‌کنند که نتایج آن ممکن است بینش‌های متفاوت و گاهی غیرمنتظره‌ای را ارائه دهد.

این چرخه تکاملی معمولاً به صورت پیوسته ادامه می‌یابد، زیرا نیازها و شرایط سازمانی ممکن است تغییر کنند و باید سیستم BPMS و فرآیندهای کاری با آنها همگام شوند.