نرم افزار اتوماسیون اداری، EDMS  و  BPMS

نرم‌افزارهایی که به عنوان نرم‌افزار اتوماسیون اداری، EDMS (سیستم مدیریت اسناد مهندسی) و BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار) شناخته می‌شوند، ابزارهایی هستند که در مدیریت اطلاعات، اسناد و فرآیندهای کاری سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. این ابزارها اغلب به صورت نرم‌افزارهای کامپیوتری عرضه می‌شوند و ویژگی‌های مختلفی برای مدیریت اطلاعات، اسناد و فرآیندهای کاری ارائه می‌دهند.

اتوماسیون اداری (Office Automation Software)

 این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا امور مختلف اداری را به صورت خودکار و با کارایی بالا انجام دهند. این شامل ابزارهایی مانند پردازش  نامه  و مکاتبات سازمانی(مانند Microsoft Office و Google Docs)، نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، ایمیل و زمان‌بندی ملاقات‌ها و وظایف (مانند Microsoft Outlook و Google Calendar) می‌شود.

قابلیت نرم‌افزار اتوماسیون اداری

ایجاد نامه و اسناد: این شامل قابلیت‌هایی مانند ویرایش نامه، ایجاد و ذخیره سند‌ها، قالب‌بندی نامه، و ارائه ابزارهای متنوع برای ایجاد و مدیریت اسناد است.

مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM): برخی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری قابلیت‌های مرتبط با مدیریت ارتباط با مشتریان را نیز دارند، از جمله مدیریت اطلاعات مشتریان، برنامه‌ریزی تماس‌ها و ملاقات‌ها، و پیگیری فعالیت‌های مشتریان.

مدیریت وظایف و زمان‌بندی: این قابلیت‌ها شامل تعیین وظایف، ایجاد لیست‌های وظایف، زمان‌بندی وظایف و رویدادها، و اشتراک‌گذاری آنها با افراد دیگر در سازمان است.

مدیریت ایمیل و ارتباطات الکترونیکی: بسیاری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ابزارهایی برای مدیریت ایمیل‌ها، برقراری ارتباطات داخلی و خارجی، و کنترل پیام‌های الکترونیکی فراهم می‌کنند.

سیستم‌های گزارش‌دهی و آنالیز: این قابلیت‌ها به کاربران اجازه می‌دهند تا اطلاعات مربوط به فعالیت‌های خود را بررسی کنند، گزارشات متنوع ایجاد کنند و اطلاعات تحلیلی برای تصمیم‌گیری بهتر در سازمان داشته باشند.

امنیت و دسترسی کنترل شده: این قابلیت‌ها شامل مکانیزم‌های مختلف امنیتی مانند دسترسی مبتنی بر نقش، رمزنگاری اطلاعات و مکانیزم‌های تشخیص نفوذ است.

انعطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری: نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری باید امکان اتصال به سیستم‌های دیگر را فراهم کرده و قابلیت توسعه و سفارشی‌سازی را داشته باشند.

هماهنگی و همکاری: این قابلیت‌ها به کاربران امکان مشارکت و همکاری در پروژه‌ها و فعالیت‌ها را از راه دور یا درون سازمانی فراهم می‌کنند.

سیستم مدیریت اسناد مهندسی(EDMS)

 این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اسناد خود را به صورت الکترونیکی مدیریت و ذخیره کنند. آنها قادرند اسناد را طبقه‌بندی کنند، دسترسی به آنها را کنترل کنند، و فرآیندهای کاری مرتبط با آنها را بهبود بخشند. نمونه‌های EDMS شامل سیستم‌های مانند SharePoint، Documentum و Alfresco می‌شوند.

قابلیت سیستم مدیریت اسناد مهندسی

ذخیره و مدیریت اسناد الکترونیکی: سیستم EDMS قابلیت ذخیره و مدیریت اسناد الکترونیکی را فراهم می‌کند، از جمله اسناد متنی، تصاویر، فایل‌های ویدئویی و صوتی و سایر نوع اسناد الکترونیکی.

طبقه‌بندی و سازماندهی: این سیستم‌ها به کاربران امکان می‌دهند تا اسناد را بر اساس دسته‌بندی‌های مختلف مانند نوع، تاریخ، موضوع و دیگر ویژگی‌ها سازماندهی و طبقه‌بندی کنند.

سیستم جستجو و بازیابی: EDMS باید امکان جستجوی سریع و بازیابی اسناد را از طریق معیارهای مختلف فراهم کند، از جمله کلمات کلیدی، متن، ویژگی‌های فایل و غیره.

کنترل دسترسی: این سیستم‌ها باید قابلیت مدیریت دسترسی به اسناد را فراهم کنند، از جمله تعیین سطوح دسترسی برای کاربران مختلف و مکانیزم‌های احراز هویت.

ردیابی تغییرات: این قابلیت به کاربران امکان مشاهده تاریخچه تغییرات در اسناد را فراهم می‌کند، از جمله نسخه‌های پیشین اسناد و تغییرات اعمال شده.

همکاری و به اشتراک گذاری: EDMS باید به کاربران امکان همکاری و به اشتراک گذاری اسناد را فراهم کند، از جمله ارسال اسناد برای بررسی و ویرایش توسط اعضای دیگر سازمان.

امنیت اطلاعاتی: سیستم EDMS باید از امنیت اطلاعاتی قوی برخوردار باشد، از جمله رمزنگاری اطلاعات، کنترل دسترسی، مکانیزم‌های مقابله با نفوذ و غیره.

یکپارچگی با سیستم‌های دیگر: این قابلیت به کاربران امکان اتصال و یکپارچه‌سازی سیستم EDMS با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان را فراهم می‌کند.

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)

 این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای کاری خود را به صورت اتوماتیک مدیریت کنند. آنها فرآیندهای کاری را مدل‌سازی، اجرا، مانیتورینگ و بهبود می‌بخشند. نمونه‌هایی از BPMS شامل نرم‌افزارهایی مانند IBM BPM، PegaSystems، و Bizagi می‌شوند.

هریک از این دسته‌ها ابزارهایی را ارائه می‌دهند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بهبود کارایی، کنترل، و هماهنگی در فعالیت‌های اداری و عملیاتی خود داشته باشند.

قابلیت سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار

مدل‌سازی فرآیندها: نرم افزارBPMS به کاربران امکان مدل‌سازی فرآیندهای کاری را با استفاده از واسط‌های گرافیکی یا مدل‌های استاندارد مانند BPMN (Business Process Model and Notation) می‌دهد. این امکان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به طور دقیق مدل کنند و بهینه‌سازی‌های مورد نیاز را اعمال کنند.

اجرا و اتمام فرآیندها: BPMS اجرای خودکار فرآیندهای کاری را فراهم می‌کند، از جمله ارسال وظایف به افراد مختلف، رونوشت‌گیری اطلاعات، و هماهنگی اقدامات بین اعضای مختلف سازمان.

مانیتورینگ و کنترل: BPMS به کاربران امکان مانیتورینگ فرآیندها و پیشرفت آنها را فراهم می‌کند. این شامل نظارت بر وضعیت فعلی فرآیندها، زمان‌بندی‌ها، و مشکلات محتمل در اجرای فرآیندها می‌شود.

اعمال قوانین و قواعد کسب و کار: BPMS به کاربران امکان اعمال قوانین و قواعد کسب و کار در فرآیندهای کاری را فراهم می‌کند. این امکان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از رعایت قوانین و مقررات مرتبط با فعالیت‌های آنها اطمینان حاصل کنند.

گزارش‌دهی و آنالیز: BPMS قابلیت گزارش‌دهی و آنالیز عملکرد فرآیندها را فراهم می‌کند. این شامل ایجاد گزارش‌هایی در مورد زمان‌بندی، کارایی، مشکلات و بهبودهای ممکن در فرآیندها می‌شود.

انعطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری: BPMS باید امکان انعطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری را فراهم کند، به طوری که سازمان‌ها بتوانند فرآیندهای خود را با تغییرات در نیازها و محیط کسب و کار هماهنگ کنند.

همکاری و ارتباط با سایر سیستم‌ها: BPMS باید به سازمان‌ها امکان همکاری و ارتباط با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان را فراهم کند، از جمله اتصال به سیستم‌های مدیریت اطلاعات مانند  ProcessMaker ،CRM و ERP.

تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری، EDMS  و  BPMS

تفاوت‌های اساسی بین نرم‌افزار اتوماسیون اداری، سیستم مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) و سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) به شرح زیر است:

نرم‌افزار اتوماسیون اداری (Office Automation Software):

• این نرم‌افزارها بیشتر برای اتوماسیون امور اداری مانند ایجاد نامه، مدیریت ارتباط با مشتریان، زمان‌بندی وظایف و ملاقات‌ها و غیره مورد استفاده قرار می‌گیرند.
• هدف اصلی آنها تسهیل فعالیت‌های روزمره اداری و افزایش بهره‌وری است.

سیستم مدیریت اسناد مهندسی (EDMS):

• این سیستم‌ها بیشتر برای مدیریت و ذخیره اسناد الکترونیکی در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
• آنها قادرند اسناد را طبقه‌بندی کنند، دسترسی به آنها را کنترل کنند، و فرآیندهای کاری مرتبط با آنها را بهبود بخشند.

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS):

• این سیستم‌ها برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان استفاده می‌شوند.
• آنها فرآیندهای کاری را مدل‌سازی، اجرا، مانیتورینگ و بهبود می‌بخشند.
• هدف آنها بهبود کارایی و کنترل فرآیندهای کسب و کار است و معمولاً با استفاده از اتوماسیون و ایجاد گردش کارهای الکترونیکی تحقق می‌یابد.

بنابراین، اگرچه همه این ابزارها به بهبود فعالیت‌های سازمانی کمک می‌کنند، اما هر کدام ویژگی‌ها و کاربردهای مختلفی دارند که بسته به نیازهای سازمان، مورد استفاده قرار می‌گیرند. با نرم‌افزار BPMS میتوان نرم افزار اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت اسناد مهندسی را پیاده‌سازی کرد.

‍