چگونه می توان با استفاده از بهینه سازی فرآیند، برتری عملیاتی را تأمین کرد

فرقی نمی کند، فرآیندها همیشه باید در بالاترین بازده خود عمل کنند. کارایی تأثیر مستقیمی بر بهره وری کارکنانی دارد که از این فرآیندها استفاده می کنند. در مورد آن فکر کنید که چه اتفاقی می افتد اگر یک کارمند دستگاه معیوبی داشته باشد و پاسخ تیم IT دو روز طول بکشد؟ ساده ترین و بهترین گزینه برای بالا بردن بهره وری، بهینه سازی مداوم فرآیندها است.

بهینه سازی فرآیند چیست؟

بهینه سازی فرآیند به معنای نظم دادن فرآیندها به منظور بهینه سازی مجموعه ای از پارامترها، بدون نقض محدودیت ها است.

متداول ترین اهداف، به حداقل رساندن هزینه و به حداکثر رساندن توان عملیاتی و / یا بازده است. این یکی از عمده ترین ابزارهای کمی در تصمیم گیری صنعتی است.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار چیست؟

بهینه سازی فرآیند کسب و کار عملی است که باعث افزایش کارایی سازمانی از طریق بهبود فرآیندها می شود. این بخشی از رشته مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) است. فرآیندهای بهینه شده منجر به رسیدن به اهداف بهینه سازی کسب و کار می شود.

برخی از نمونه های بهینه سازی عبارتند از:

• حذف افزونگی ها
• ساده سازی جریان های کاری
• بهبود ارتباطات
• تغییرات پیش بینی

مزایای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

سازمان شما دائما در رقابت است و با تهدید شرکت های دیگر، فناوری های مخرب و تغییر هنجارها رو به رو است.

بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار مزایای بسیاری را به همراه دارد که می تواند به کسب و کارها کمک کند تا در موج تغییرات دجار مشکل نشود. این مزایا عبارتند از:

• انطباق با بازار
• عملیات ساده
• کاهش خطرات
• منابع به خوبی استفاده شده
• ثبات
• کیفیت مطمئن
• دید end-to-end

بهینه سازی فرآیند کسب و کار می تواند راز عبور از دریاهای مواج رقابت در صنعت باشد.

مراحل اجرای بهینه سازی فرآیند کسب و کار

برنامه ریزی برای استفاده بهتر از تلاش های انجام شده در جهت بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار ضروری است. در ادامه یک راهنمای گام به گام مختصر برای کمک به شما در اجرای یک طرح بهینه سازی فرآیند آورده شده است.

مرحله 1: شناسایی کنید

فرایند مشکلی را که می خواهید بهینه کنید انتخاب کنید. هدف و اهداف را مشخص کنید.

مرحله 2: تجزیه و تحلیل کنید

آیا روند کار اهداف مطلوبی را برآورده می کند؟ آیا صرف هزینه بیش از حد لازم برای کاهش مشکلات وجود دارد؟

مرحله 3: اجرا کنید

پس از خلاص شدن از شر عناصر غیر ضروری، فرآیند اصلاح شده را در شکل جدید خودکار کنید.

مرحله 4: نظارت کنید

نگاهی کوتاه و کلان به عملکرد فرآیند بیندازید و آن را دقیق تنظیم کنید تا به نتایج دلخواه برسید.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار در دنیای واقعی چگونه است؟

از آن جا که بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار یکی از مراحل استفاده گسترده از BPM است، اغلب با مفاهیم دیگری مانند بهبود فرآیند کسب و کار یا اتوماسیون فرآیند کسب و کار مخلوط می شود. در این جا چند نمونه از زندگی واقعی نشان داده شده است که چگونه بهینه سازی فرآیند کسب و کار می تواند کارایی را افزایش دهد.

در این جا چند نمونه از زندگی واقعی نشان داده شده است که چگونه بهینه سازی فرآیند کسب و کار می تواند کارایی را افزایش دهد.

سفارشات خرید

چندین سفارش خرید صف بخش خرید را مسدود می کند. بخش خرید احساس می کند این مشکل به دلیل تأییدیه های ایمیل است. برای ساده سازی درخواست ها، این بخش یک سیستم مدیریت گردش کار اختصاصی را به کار می گیرد. سیستم گردش کار به کارمندان اجازه می دهد تا مورد را انتخاب کرده و به صورت خودکار برای تأیید ارسال کنند.

بازپرداخت سفر

اداره مالی هنگام بازپرداخت هزینه ها مرتباً اشتباه می کند. از آن جا که کل فرآیند مبتنی بر کاغذ است، آن ها اعداد را اشتباه می خوانند و مبلغ اشتباه را به کارمندان بازپرداخت می کنند. برای رفع این مشکل، بخش به یک سیستم دیجیتالی منتقل شد که در آن کارمندان مبلغ را در قسمت های فرم پر می کنند. از این طریق هیچ خطایی در پردازش وجود ندارد.

ادغام کارکنان جدید در شرکت

مدیران منابع انسانی توافق نامه کارمندان را از طریق ایمیل ارسال می کنند. پس از امضای کارمند ، مرحله بعدی تأمین دارایی در فناوری اطلاعات است که باید ادامه یابد.

 اما هر بار HR به صورت دستی نامه ای را برای تهیه لپ تاپ و دسترسی به ابزار برای IT ارسال می کند.

برای سریعتر کردن روند کار ، ایمیل راه اندازی می شود. هنگامی که کارمند توافق نامه را امضا کرد و ارسال کرد، به طور خودکار ایمیل برای IT ارسال می شود.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

منبع :https://kissflow.com/workflow/bpm/business-process-optimization/