فرایند درخواست کالا با استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) می‌تواند بهبود مهمی در کارایی و کنترل فرایندهای کسب و کار شما داشته باشد.
یکی از فرایندهای پرکاربرد شرکتهای فرایند درخواست کالا است. تقریبا شرکتی نیست که این فرآیند در آن اجرا نشده باشد. فرآیند درخواست کالا می‌تواند در زمره فرآیندهای ساده و پیچیده دسته‌بندی شود. در واقع نوع کالای درخواستی که در فرآیند درخواست کالا است بر روند کار اثر مستقیم دارد.
حسن این روش آن است که همه درخواستهای خرید در یک فرم صورت میگیرد و یک فلوچارت جامع پیاده‌سازی میشود و کاربر هم دچار سردرگمی نمی‌شود. اما بزرگترین ایراد این روش این است که روش توسعه و تغییر فلوچارتها و خود فرم است. درست است که ذات این فرایند درخواست کالا است ولی با توجه به خرید اقلام مختلف مثل اقلام عمومی، مهندسی و … که گردش کار خاص خود را دارند عملا در صورت اجرا در یک فلوچارت توسعه آنرا بسیار پر هزینه می‌کند.
هر تغییری که قرار است صورت بگیرد در بخش‌های دیگر فلوچارت نیز ممکن است تغییر کند. برخی از فیلد برای کالاهای خاص اجباری است ولی برای برخی نیاز به آن نیست. با فرض اینکه این فرایندها در یک نرم افزار bpms پیاده سازی میشود و با این فرض که نرم افزار مدیریت فرآیند مناسب دارای انعطاف پذیری زیاد در طراحی فرم و گردش کار است آیا منطقی هست که همه مراحل کار را در یک فلوچارت بزرگ انجام دهیم.
در زیر یک راهنمای کلی برای توسعه این فرایند ارائه میشود:
تحلیل و طراحی فرایند:
- شناسایی و توصیف مراحل مختلف درخواست کالا از ابتدا تا انجام.
- شناسایی و تعیین نقاط قوت و ضعف فرایند فعلی.
- طراحی فرایند بهینه با توجه به استفاده از BPMS و امکانات آن.
پیکربندی BPMS:
- ایجاد فرایندهای جدید در پلتفرم BPMS با استفاده از ابزارها و قابلیت‌های موجود.
- تعیین مسئولیت‌ها و سطوح دسترسی برای افراد مختلف در طول فرایند.
اتصال به سیستم‌های دیگر:
- اتصال BPMS به سیستم‌های موجود در سازمان برای دریافت اطلاعات مرتبط با موجودی کالا، اطلاعات مالی و ...
پیاده‌سازی و آزمون:
- پیاده‌سازی فرایند جدید در محیط BPMS.
- آزمون فرایند با استفاده از داده‌های واقعی یا داده‌های شبیه‌سازی شده.
آموزش و آگاهی‌سازی:
- آموزش کارکنان درباره استفاده از فرایند جدید و BPMS.
- آگاهی‌سازی در مورد مزایا و اهمیت رعایت فرایند جدید.
پیگیری و بهبود مستمر:
- پیگیری اجرای فرایند و جمع‌آوری بازخورد از کاربران.
- انجام تحلیل‌های بهبود فرایند و اعمال تغییرات لازم با هدف بهبود مداوم.
مدیریت تغییر:
- ارتقاء فرهنگ سازمانی به منظور پذیرش و تطبیق با تغییرات جدید.
- حفظ انگیزه و مشارکت کارکنان در فرآیند بهبود و توسعه.
همچنین، می‌توانید با مشاوره از افراد متخصص در زمینه BPMS و مدیریت فرایندهای کسب و کار، به راهکارهای بهتری برای توسعه فرایند درخواست کالا برسید.
مزایا ثبت درخواست کالا در نرم افزار BPMS
نخستین گام در فرآیند زنجیره تامین ثبت درخواست کالای مورد نیاز واحدها این است که این امر توسط خود نفرات مرتبط یا استفاده‌کنندگان انجام شده و استفاده‌کنندگان می‌توانند به طور کامل در جریان مراحل پیشرفت درخواست خود باشند.
بدین شکل دیگر درخواست‌ها بصورت مکاتباتی یا تلفنی ارسال نشده و از ابتدا در سیستم زنجیره تامین بطور کامل ثبت می‌شوند.
شایان ذکر است که با توجه به قوانین داخلی در ساختارهای مختلف اجرایی و عملیاتی، ممکن است این روند تا حدی دستخوش تغییراتی متاثر از این تفاوت ها در سازمان های مختلف واقع گردد.
مراحل ثبت درخواست کالا:
- ثبت پیش نویس درخواست کالا توسط هر کاربر در صف یا ستاد
- تایید پیش نویس توسط مقام بالاتر
- تجمیع پیش نویس درخواست های کالا
- تفکیک سیستمی درخواست ها و ارسال آن به مدیریت پشتیبانی
- فراخوانی فرآیند کارشناسی کالا در صورت نیاز
- ارسال سیستمی درخواست کالا به انبار مربوطه و یا ارسال به معاون انبار و اموال سازمان در موارد خاص
ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است