مدیریت فرآیند کسب و کار چیست و چه کاربردی برای سازمان ها دارد؟

مدیریت فرآیند کسب و کار به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و روش‌ها اشاره دارد که برای بهبود عملکرد و کارایی فرآیندهای یک سازمان یا کسب و کار به کار می‌رود. این مفهوم بر پایه بهینه‌سازی فرآیندهای مختلف سازمانی برای دستیابی به اهداف استراتژیک تمرکز دارد. اصول مدیریت فرآیند کسب و کار شامل تحلیل، طراحی، اجرا، مانیتورینگ و بهبود فرآیندها هستند.

مفهوم BPM و عناصر تشکیل‌دهنده آن

BPM یا مدیریت فرآیند کسب و کار(Business Process Management) یک رویکرد سازمانی است که به بهبود عملکرد سازمان از طریق بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار متمرکز است. این رویکرد شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، فرآیندها، و فنون مدیریتی است که هدف آن بهبود عملکرد، افزایش کارایی، و ایجاد ارزش برای مشتریان و سازمان است.

مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM) عبارتند از:

شناسایی فرآیند‌ها: شناسایی و تحلیل فرآیندهای موجود در سازمان با هدف شناختن نقاط قوت و ضعف و موارد قابل بهبود.

تحلیل و طراحی فرآیندها: این مرحله شامل مدل‌سازی و تحلیل فرآیندهای کسب و کار موجود است. هدف از این فعالیت‌ها شناختن نقاط قوت و ضعف فرآیندها، تعیین نقاط بهبودپذیر و مشکلات موجود است.

فرآیندهای کسب و کار با توجه به نقاط بهبودپذیر که در مرحله تحلیل شناسایی شده‌اند، بازطراحی می‌شوند. این شامل ایجاد فرآیندهای بهینه و موثر، تعیین نقاط کنترل، و تخصیص منابع و وظایف است.

پیاده سازی و اجرای فرآیندها (Process Execution): پس از طراحی، فرآیندهای جدید در سازمان اجرا می‌شوند. این شامل استقرار فرآیندها، اعمال تغییرات لازم در سازمان و ارائه آموزش‌های لازم به کارکنان است.

مانیتورینگ و کنترل (Monitoring and Control): در این مرحله، عملکرد فرآیندها پایش می‌شود و با استفاده از معیارهای اندازه‌گیری مشخص، عملکرد آن‌ها ارزیابی می‌شود. اگر نیاز به تغییرات یا بهبود باشد، اقدامات لازم انجام می‌شود.

بهبود مداوم (Continuous Improvement): این مرحله شامل ارزیابی مداوم و بهبود فرآیندها با توجه به بازخوردها و داده‌های به دست آمده است. این مرحله به منظور افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، و بهبود کیفیت است.

به طور کلی، BPM به عنوان یک رویکرد سازمانی، به کمک فرآیندهای مدیریتی و فناوری اطلاعات، اجازه می‌دهد تا سازمان‌ها بهترین فرآیندها را طراحی و اجرا کرده و بهبود مداوم در عملکرد خود را تضمین نمایند.

 

انواع مفاهیم در مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

انواع مفاهیم در مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) می‌تواند براساس رویکردها، فنون و ابزارهای استفاده شده متنوع باشد. برخی از انواع BPM عبارتند از:

(Business Process Model & Notation) BPMN-1

استانداردی برای توصیف فرآیندهای کسب و کار، که در آن فرآیندها در غالب یک نمودار جریان کاری (Flowchart) توصیف و طراحی می‌شوند.

  (Event-Driven Process Chain) ECP -2

در این مدل فرآیندها در قالب یک دیاگرام جریان کاری توصیف و طراحی می‌گردند.

  (Unified Modeling Language) UML-3

یک زبان توصیفی برای طراحی و تعریف فرآیندهای کسب و کار و سیستم‌های اطلاعاتی در کسب و کار است.

-4 (Business Process Management System) BPMS

‌BPMS نرم‌افزار و سامانه‌ای کامپیوتری برای تعریف، طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها به صورت الکترونیکی و خودکار است.

(Business Process Reengineering) BPR-5

رویکردی عملی برای بهبود فرآیندهای کسب و کار، که در آن فرآیندها از نو تعریف می‌شوند و در روند آن‌ها تجدید نظر و اصلاحات صورت می‌گیرد.

مزایای استفاده از BPM چیست؟

استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مزایا و فواید متعددی را برای سازمان‌ها به همراه دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:

افزایش بهره‌وری: BPM امکان بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش زمان و هزینه‌های مرتبط با آن‌ها را فراهم می‌کند که به بهبود کلی عملکرد سازمان و افزایش بهره‌وری منجر می‌شود.

افزایش کیفیت: با بهبود فرآیندها و استفاده از معیارهای کیفیت، مدیریت فرآیند کسب و کار به کاهش خطاها، افزایش دقت، و بهبود کیفیت محصولات و خدمات کمک می‌کند.

انعطاف‌پذیری: BPM قابلیت انعطاف‌پذیری در برابر تغییرات محیطی و نیازهای بازار را فراهم می‌کند. فرآیندها به سرعت قابل تغییر و بهبود می‌شوند.

بهبود ارتباطات: با تعریف دقیق فرآیندها و وظایف، ارتباطات داخلی و خارجی سازمان بهبود می‌یابد و اطلاعات به صورت دقیق‌تر و سریع‌تر منتقل می‌شود.

افزایش توانایی تصمیم‌گیری: با داشتن داده‌ها و اطلاعات دقیق از فرآیندها، مدیران قادرند تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند و بر اساس داده‌های موجود عمل کنند.

افزایش رقابت‌پذیری: با بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری، سازمان‌ها قادرند به بهبود کیفیت محصولات و خدمات خود بپردازند و در بازار رقابتی موفق‌تر عمل کنند.

مدیریت ریسک بهتر: با شناخت دقیق فرآیندها و نقاط ضعف، سازمان‌ها می‌توانند بهترین راهکارها را برای مدیریت و کاهش ریسک‌ها اتخاذ کنند.

به طور کلی، BPM نقش مهمی در بهبود عملکرد و افزایش کارایی سازمان‌ها دارد و می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا با تغییرات محیطی و نیازهای بازار سازگار شوند و رشد و توسعه پایداری داشته باشند.

تفاوت  BPM و BPA

BPM و BPA هر دو مرتبط با بهبود فرآیندها هستند، اما با هدف‌ها و محورهای مختلفی ارائه می‌شوند:

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM - Business Process Management):

BPM معمولاً بر روی بهبود فرآیندها و اجرای بهینه‌تر آن‌ها تمرکز دارد.

این مدیریت فرآیند به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را به طور مستمر بررسی کرده و بهبود بخشیده و سپس آن‌ها را به صورت بهینه اجرا کنید.

قابلیت‌هایی مانند مدیریت گردش کار، انتظارات سازمانی، نظارت بر عملکرد و اندازه‌گیری KPIs (شاخص‌های عملکرد کلیدی) از جمله ویژگی‌های اصلی آن‌ها هستند.

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار (BPA - Business Process Analysis):

مدیریت فرآیند  BPAبیشتر بر تجزیه و تحلیل دقیق فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارد.

این فرآیندها به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب و کار را بررسی و تحلیل کرده، نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را پیشنهاد دهند.

از جمله قابلیت‌های اصلی BPA می‌توان به شناسایی و حذف تکرارها، بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها، شناسایی خطاها و افزایش کیفیت اشاره کرد.

به طور خلاصه، BPM بر روی بهینه‌سازی و اجرای فرآیندها تمرکز دارد، در حالی که مدیریت فرآیندها  BPA بیشتر بر روی تجزیه و تحلیل دقیق فرآیندها و ارائه بهبودهای مرتبط تمرکز دارد.

BPMN چیست ؟

BPMN یک استاندارد برای مدل‌سازی و تصویرسازی فرآیندهای کسب و کار است. این استاندارد توسط Object Management Group (OMG) ایجاد شده است و به طور گسترده در صنعت استفاده می‌شود. از BPMN برای نمایش، مدل‌سازی، تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌شود.

استفاده از BPMN به تیم‌های مختلف در سازمان کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار را به طور دقیق‌تر درک کنند و ارتباطات بهتری بین اعضای تیم فنی و غیرفنی برقرار کنند. این استاندارد امکان مدل‌سازی گرافیکی فرآیندهای کسب و کار را با استفاده از نمادها و علامت‌های قابل فهمی مانند فلوچارت‌ها، وظایف، رویدادها، تصمیم‌ها، شرایط و جریان‌های داده‌ای فراهم می‌کند.

کاربردهای BPMN

مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار: استاندارد BPMN به تیم‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را به طور دقیق مدل کنند و ارتباطات را بهبود بخشند.

تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندها: با استفاده از مدل‌های BPMN، تیم‌ها می‌توانند فرآیندها را تجزیه و تحلیل کرده و بهبودهای لازم را شناسایی کنند.

مستندسازی و ارتباطات: BPMN به صورت گرافیکی فرآیندها را نشان می‌دهد که برای مستندسازی و به اشتراک‌گذاری آسان آن‌ها بسیار مفید است.

اجرا و اتوماسیون فرآیندها: استفاده از مدل‌های BPMN به ابزارهای اجرایی فرآیندها کمک می‌کند تا این فرآیندها را به صورت اتوماتیک اجرا کنند و کارایی سازمان را افزایش دهند.

به طور کلی، استفاده از BPMN به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند، به صورت بهینه‌تر اجرا شوند و ارتباطات داخلی و خارجی را بهبود بخشند.

نرم افزار BPMS

نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS (Business Process Management Software) نرم‌افزارهایی هستند که برای مدیریت، اتوماسیون و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری یک سازمان استفاده می‌شوند. این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را از طریق اتوماسیون فعالیت‌ها، انجام دادن سیستمی وظایف و پیگیری مسیرهای مختلف فرآیندها به صورت هوشمند و مدیریت شده اجرا کنند. از طریق این نرم‌افزارها، مدیران و کارمندان می‌توانند فرآیندهای کاری خود را به طور ایمن‌تر، هوشمندانه تر، کارآمدتر و با کیفیت بهتری اجرا کنند.

نرم‌افزارهای BPMS عموماً از ویژگی‌هایی مانند طراحی گرافیکی فرآیندها، قابلیت اتوماسیون، پیگیری و کنترل فرآیندها، گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل داده‌ها، یکپارچگی و اتصال به سیستم‌ها و برنامه‌های دیگر و همچنین امنیت برای حفظ اطلاعات و داده‌های حیاتی سازمان پشتیبانی می‌کنند.

استفاده از BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از مزایایی همچون بهبود کیفیت خدمات، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و پاسخگویی بهتر به نیازهای مشتریان خود بهره مند باشند. این نرم‌افزارها به طور گسترده در صنایع مختلف از جمله مالی، بهداشت، تولید، خدمات مشتریان، و سایر صنایع مورد استفاده قرار می‌گیرند.

ویژگی‌های مهم BPMS

طراحی و مدل‌سازی فرآیندها: این ابزارها به کاربران اجازه می‌دهند تا فرآیندهای مختلف کسب و کار را به صورت گرافیکی طراحی و مدل‌سازی کنند.

اجرا و اتوماسیون فرآیندها: نرم افزار BPMS قادر به اجرای خودکار فرآیندها با استفاده از قوانین و قواعد تعریف شده است. این بدان معناست که بسیاری از وظایف روتین و تکراری به صورت خودکار انجام می‌شود.

مانیتورینگ و کنترل: BPMS به شما امکان نظارت بهتر بر روی فرآیندهای کسب و کارتان را می‌دهد که این به شما کمک می‌کند تا مشکلات را زودتر شناسایی و رفع کرده و عملکرد کسب و کار را بهبود بخشید.

گزارش‌گیری و تحلیل: این نرم‌افزارها قادرند به شما گزارشات مفید و تحلیل‌های جامع در مورد عملکرد فرآیندهای کسب و کارتان ارائه دهند که می‌تواند بهترین تصمیم‌گیری را برای بهبود آن‌ها فراهم کند.

به طور کلی، نرم افزار BPMS به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کارتان را بهبود بخشیده و به صورت کارآمدتری مدیریت کنید.

کاربرد مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) در سازمان‌ها

• BPM امکان بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کلیدی سازمان را فراهم می‌کند. با شناسایی، مدل‌سازی، و بهبود فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند عملکرد خود را بهبود بخشند و به اهداف استراتژیک خود نزدیک‌تر شوند.
• اتوماسیون فرآیندها و استفاده از ابزارهای مدیریت فرآیند، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش داده، زمان و هزینه‌های تکراری را کاهش دهند و منابع خود را بهینه کنند.
• با بهبود فرآیندها، کاهش خطاها و اجرای استانداردهای کیفیت، BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند و رضایت مشتریان را افزایش دهند.
• BPM به اداره منابع انسانی کمک می‌کند تا با بهینه‌سازی فرآیندها، تخصیص وظایف و ایجاد راهکارهای هوشمند برای مدیریت کارمندان، بهترین استفاده از نیروی کار خود را داشته باشند.
• با شناسایی و مدیریت فرآیندهای مرتبط با ریسک، BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با موفقیت به تحولات و تغییرات محیطی و بازار پاسخ دهند و ریسک‌های محیطی را مدیریت کنند.
• با تعریف و توضیح دقیق فرآیندها، BPM به ارتباطات داخلی و خارجی سازمان کمک می‌کند و اطلاعات را به صورت دقیق‌تر و سریع‌تر منتقل می‌کند.
• با استفاده از BPM، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشده و بهبودات لازم را ایجاد کنند که به سازمان‌ها در مدیریت بهتر و ارتقای عملکرد کلی کمک می‌کند.

به طور کلی، BPM به عنوان یک رویکرد استراتژیک و سیستماتیک، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشیده، آن ها را بهینه‌سازی کنند و در نتیجه به یک سازمان بهتر و موفق‌تر تبدیل شوند.

با مدیریت فرآیند (BPM)به مزیت رقابتی دست یابید

 BPM یکی از اجزای بسیار مهم در استراتژی هر کسب‌ وکاری به شمار می‌ رود. BPM به شما کمک میکند تا به مزیت رقابتی خوبی دست پیدا کنید و این قدرت را به شما میدهد تا نسبت به رقبایی که هنوز در فناوری‌های BPM سرمایه گذاری نکرده‌ اند، واکنش سریع تر و کارآمدتری داشته باشید. با این حال مدیریت فرآیند کسب و کار تنها درباره اتوماتیک کردن فرآیندها نیست؛ بلکه در بهبود نتایج کسب‌ وکار نیز کارآمد است.

ابزارهای BPM به گونه‌ ای طراحی شده‌ اند تا به سازمان ها در فرآیند تغییر و مدیریت آن کمک کنند، کارایی را بهبود ببخشند، هزینه‌ ها را کاهش دهند و از بروز ریسک های مرتبط با فناوری‌ های جدید یا تغییرات نظارتی که بر فعالیت‌های یک سازمان تاثیر می گذارد، جلوگیری کنند.

خلاصه کلام

تقریبا می توان گفت امروزه نرم افزار BPMS به عنوان یکی از ضرورت ها برای هر سازمانی جهت باقی ماندن در عرصه رقابت تبدیل شده است. زمانی که سازمان فرآیندهای اداری، صنعتی، تخصصی و هر گردش کار سازمانی سازمانی دارد؛ در راستای حذف مراحل سخت و طاقت فرسای اداری و تسریع و ساده سازی روند فعالیت های سازمان می بایست از نرم افزار BPMS برای پیاده سازی و اجرا و بهینه سازی فرآیندها استفاده کرد تا یکپارچه سازی نرم افزاری داخل سازمان و میان فرآیندها به وجود آید. با کمک نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرآیندها، سازمان ها می توانند فرآیندهای خود را با کمترین میزان کدنویسی و بیشترین شفافیت و کارایی پیاده سازی و اجرا نمایند. از مزیت های نرم افزارهای BPMS می توان به سهولت طراحی، ویرایش و تطبیق فرآیندها در آن مطابق با سیاست ها و قواعد سازمان مربوطه اشاره کرد.