راه‌اندازی یک نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی (EDMS) به وسیله نرم‌افزار BPMS
نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی (DMS) یک سیستم نرم‌افزاری برای مدیریت، سازمان‌دهی، ذخیره‌سازی و بازیابی مدارک فنی و مستندات مهندسی است. این نرم‌افزار به ویژه در شرکت‌ها و سازمان‌های پروژه‌محور که حجم بالایی از مدارک فنی مانند نقشه‌ها، استانداردها، گزارش‌های مهندسی و مستندات پروژه را تولید و استفاده می‌کنند، کاربرد دارد.
چطور نرم افزار آرشیو فنی و مهندسی (EDMS) با BPMS تولید می‌شود ؟
تولید نرم‌افزار آرشیو فنی و مهندسی (DMS) با استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMSنرم افزار) یک روش کارآمد برای مدیریت مستندات فنی و فرآیندهای مرتبط در سازمان‌های مهندسی و پروژه‌محور است. این رویکرد با استفاده از قابلیت‌های BPMS، امکان خودکارسازی، سفارشی‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندهای ذخیره‌سازی، بازیابی و مدیریت مستندات را فراهم می‌کند.
مراحل تولید نرم‌افزار DMS با BPMS
تحلیل نیازمندی‌ها
تعریف فرآیندها: شناسایی فرآیندهای مربوط به مدیریت مستندات فنی مانند ثبت، تأیید، ویرایش، به‌روزرسانی، و ذخیره‌سازی.
بررسی کاربران: تحلیل نقش‌ها و وظایف کاربران مختلف (مهندسان، مدیران پروژه، تیم کنترل کیفیت و غیره).
شناسایی چالش‌ها: تعیین مشکلاتی مانند مدیریت نسخه‌ها، دسترسی کاربران، یا کنترل تغییرات.
طراحی گردش کارها
طراحی فرآیندها در BPMS: با استفاده از ابزارهای گرافیکی ، گردش کارهای مرتبط با مدیریت مستندات طراحی می‌شود. این گردش کارها شامل فعالیت‌هایی مانند:
- ثبت سند جدید
- تأیید و تأمین نظر مدیران پروژه
- دسته‌بندی و ذخیره‌سازی در پایگاه داده
تعریف قوانین: مشخص کردن قوانین مرتبط با دسترسی، امنیت، و مدت زمان نگهداری اسناد.
پیاده‌سازی و یکپارچه‌سازی
پیاده‌سازی ماژول‌ها: ماژول‌های اصلی مانند جستجو، دسترسی نسخه‌ها، و مدیریت تغییرات را در BPMS تعریف کنید.
اتصال به سیستم‌های دیگر: یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای CAD، ERP یا سیستم‌های مدیریت پروژه.
تعریف پایگاه داده: انتخاب ساختار پایگاه داده برای ذخیره‌سازی اسناد فنی.
-به-وسیله-نرم‌افزار-BPMS-1_1732358017.jpg)
خودکارسازی فرآیندها
با استفاده از نرم افزار BPMS، فرآیندهایی مانند اطلاع‌رسانی خودکار به کاربران، تأییدیه‌های خودکار و ارسال اسناد به واحدهای مختلف را اجرا کنید.
ارائه داشبورد و گزارش‌ها
نمایش اطلاعات: ارائه داشبوردهای مدیریتی برای رصد وضعیت اسناد.
گزارش‌دهی: تولید گزارش‌های سفارشی مانند تغییرات نسخه، وضعیت تأییدیه‌ها یا تعداد مستندات مرتبط با یک پروژه.
تست و استقرار
آزمایش سیستم: ارزیابی عملکرد نرم‌افزار برای اطمینان از صحت عملکرد گردش کارها و ذخیره‌سازی داده‌ها.
آموزش کاربران: ارائه آموزش به کاربران سازمان برای استفاده صحیح از سیستم.
بهبود و نگهداری
نظارت: پایش عملکرد سیستم و شناسایی مشکلات.
بهبود مستمر: به‌روزرسانی نرم‌افزار براساس بازخورد کاربران و تغییرات نیازمندی‌ها.
مزایای تولید EDMSبا BPMS
- خودکارسازی و کاهش خطاهای انسانی
- انعطاف‌پذیری نرم‌افزار مطابق با نیاز و سلیقه سازمان
- امکان جستجوی سریع اسناد
- مدیریت نسخه‌ها و کنترل تغییرات
- افزایش امنیت اطلاعات
- افزایش شفافیت در دسترسی و استفاده از اسناد
این راهکار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مرتبط با مدیریت مستندات را به شکلی سازمان‌یافته و کارآمد مدیریت کنند و بهره‌وری کلی را افزایش دهند.
بنابراین، اگرچه همه این ابزارها به بهبود فعالیت‌های سازمانی کمک می‌کنند، اما هر کدام ویژگی‌ها و کاربردهای مختلفی دارند که بسته به نیازهای سازمان، مورد استفاده قرار می‌گیرند. با نرم‌افزار BPMS میتوان نرم افزار اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت اسناد مهندسی را پیاده‌سازی کرد.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است