نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) است که طی سال های اخیر در سازمان‌های ایرانی مخاطبان زیادی پیدا کرده است. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همین دلیل شما نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای بابت خرید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار ندارید و می‌توانید به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایید. این مزیت که سازمان می تواند با کمترین هزینه یک نرم افزار BPMS را با هر تعداد کاربر و فرآیندی راه اندازی کند، یک مزیت بزرگ برای بسیاری از سازمان ها تلقی می گردد.
پراسس میکر الگوی معماری نرم‌افزاری است که سیستم را به تعدادی اجزای کوچک‌تر و مستقل تقسیم می‌کند که به عنوان خدمات میکروشده شناخته می‌شوند. این الگو به توسعه و مدیریت سیستم‌های پیچیده راحتی می‌آورد و امکان تغییرات و به‌روزرسانی‌های مستقل را فراهم می‌کند. اتوماسیون اداری که بر پایه سیستم فرآیند محور و میکروسرویس‌ها اجرا می‌شود، می‌تواند به ویژگی‌های زیر دست یابد:
مقیاس پذیری:
به دلیل طراحی میکروسرویس به صورت مستقل، افزایش پذیری سیستم افزایش می‌یابد. هر میکروسرویس می‌تواند به صورت مستقل افزایش یابد و نیاز به افزایش کلیه سیستم را ندارد.
انعطاف‌پذیری:
توانایی افزودن، حذف، یا به‌روزرسانی میکروسرویس‌ها به صورت مستقل، انعطاف‌پذیری سیستم را افزایش می‌دهد. این امکان باعث می‌شود تا تغییرات در یک بخش از سیستم بدون تأثیر بر بخش‌های دیگر انجام شود.
توسعه و نگهداری آسان:
هر میکروسرویس به صورت مستقل توسعه و نگهداری می‌شود. این ویژگی باعث کاهش پیچیدگی توسعه و نگهداری می‌شود و امکان استفاده از تکنولوژی‌ها و زبان‌های برنامه‌نویسی مختلف را فراهم می‌کند.
سهولت مدیریت:
مدیریت میکروسرویس‌ها به صورت جداگانه انجام می‌شود، که باعث می‌شود که تیم‌های مختلف بتوانند به صورت مستقل فعالیت کنند و بهره‌وری افزایش یابد.
سهولت اتصال به سیستم‌های خارجی:
از آنجا که هر میکروسرویس به صورت مستقل عمل می‌کند، اتصال به سیستم‌های خارجی به سادگی امکان‌پذیر است. این ویژگی مهم است زیرا بسیاری از سیستم‌های اداری نیاز به ارتباط با سیستم‌های دیگر دارند.
مقیاس‌پذیری :
استفاده از استانداردها و راهکارهای متنوع برای ارتباط میکروسرویس‌ها با یکدیگر و سایر اجزای سیستم، باعث افزایش توان ادغام (Interoperability) می‌شود.
بر اساس معماری سیستم فرآیند محور و استفاده از میکروسرویس‌ها، اتوماسیون اداری می‌تواند بهبودهای مهمی در زمینه‌های انعطاف‌پذیری و قابلیت افزایش پذیری داشته باشد.
چند مرحله از فرآیند اتوماسیون اداری در پروسس میکر
شناسایی فرآیندها:
تعیین و شناسایی فرآیندهای اداری در پروسس میکر که قابلیت اتوماسیون دارند.
تحلیل فرآیندها:
تحلیل دقیق و معیارهای اندازه‌گیری برای ارزیابی بهره‌وری و کارایی فرآیندهای انتخابی.
انتخاب ابزارها و تکنولوژی‌ها:
انتخاب ابزارهای اتوماسیون اداری و تکنولوژی‌های مختلف بر اساس نیازها و امکانات پروسس میکر.
پیاده‌سازی ربات‌های نرم‌افزاری:
توسعه و پیاده‌سازی ربات‌های نرم‌افزاری جهت اتوماسیون فعالیت‌های اداری.
آموزش و اجرا:
آموزش کارکنان در استفاده از ابزارها و ربات‌های نرم‌افزاری.
مانیتورینگ و به‌روزرسانی:
مانیتورینگ به‌منظور ارزیابی عملکرد ربات‌ها و فرآیندها و اعمال به‌روزرسانی‌های لازم.
تضمین امنیت:
اعمال استانداردها و اقدامات امنیتی برای حفاظت از اطلاعات و فرآیندهای اداری.
اندازه‌گیری و ارزیابی:
اندازه‌گیری بهره‌وری، کیفیت، و کارایی فرآیندها و ارزیابی مداوم به‌منظور بهبود.
برخی از ویژگی های فرآیند اتوماسیون اداری با استفاده از پروسس میکر
- قابلیت اجرا در بستر سیستم فرآیند ساز و بدون نیاز به نصب جداگانه
- ارسال و دریافت انواع نامه های داخلی، وارده و صادره
- تعریف امضا کننده و ثبت امضا الکترونیکی
- تعریف دبیرخانه و ايجاد الگوی شماره نامه ها به تفکيک دبيرخانه ها
- اختصاص کاربران به دبیرخانه ها و گروهبندی كاربران به تفکيک دبيرخانه ها
- تعریف یک یا چند سوپروایزر برای دبیرخانه ها
- تعریف متغیرهای پیش فرض جهت استفاده در قالب های چاپی نامه
- تعریف روال و مجوز ارجاعات بین کاربران دبیرخانه ها به تفکیک نوع نامه
همچنین، مهم است که در اتوماسیون اداری هماهنگی موثر با تیم‌های مختلف در سازمان، ارتباط فعال با کارکنان، و مدیریت مناسب تغییرات را در نظر بگیرید.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است