مزایای ادغام BPM و Six Sigma

شرکت ها به طور مستمر در تلاشند تا عملکرد، کیفیت و کارایی را به منظور دستیابی به رشد مطلوب و رضایت مشتری بهبود بخشند. با این حال، هر از چندگاهی اکثر سازمان ها باید اقدامات خود را متوقف نموده و بررسی نمایند تا خطاها و ناکارآمدی هایی که مانع پیشرفت اهداف کسب و کار هستند را شناسایی و متعاقباً از بین ببرند.

دو روش متداول بهبود کیفیت وجود دارند که تحت عنوان شش سیگما و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) شناخته شده اند. در حالی که هر روش به تنهایی می توانند مزایا و فرصت های بهبود مختلفی را ارائه دهند، اما به شکل بسیار متفاوت اجرا می شوند. هر دو برای رسیدن به یک هدف مشابه - بهبود کیفیت و عملکرد کسب و کار - تلاش می کنند اما هرکدام مسیر متفاوتی را برای رسیدن به این هدف طی می کنند.

اما وقتی شش سیگما مطابق با مدیریت فرآیند کسب و کار اعمال شود، مشاغل می توانند با کارکرد هر دو روش در کنار یکدیگر برای رسیدن به یک هدف کلی، یک امتیاز کسب کنند. با این حال، سازمان ها برای ادغام مناسب این دو رویکرد، ابتدا باید نحوه عملکرد هر روش را بشناسند.

شش سیگما چیست؟

شش سیگما یک روش بهبود فرآیند است که برای بهبود فرآیندها با کاهش تنوع و نقص طراحی شده است. اصطلاح Sigma برای توصیف کیفیت یک فرآیند استفاده می شود. هدف این است که از طریق حذف ضایعات برای تولید نتایج پایدار و قابل پیش بینی، هر فرآیند را به سطح "شش سیگما" - به معنای 3.4 نقص در هر یک میلیون فرصت - ارتقا دهید. برای پیاده سازی شش سیگما در فرآیندهای موجود، مشاغل می توانند از یک مدل پنج مرحله ای به نام DMAIC استفاده کنند.

DMAIC:

  • ‌مشکل و اهداف پروژه را مشخص کنید.
  • ‌فرآیندهای فعلی را اندازه گیری کرده و داده ها را جمع آوری کنید.
  • ‌داده ها را تجزیه و تحلیل کنید تا علت خطاهای فرآیند را بیابید.
  • ‌روند را بهبود ببخشید.
  • ‌فرآیند را کنترل کنید تا اطمینان حاصل کنید که مشکل دوباره رخ نمی دهد.

در یک سازمان، شش سیگما بر بهبود یک بخش از سازمان در یک زمان متمرکز است. اساساً قطعات شکسته را شناسایی می کند و آن ها را اصلاح می کند تا کیفیت و کارایی را بهبود بخشد. شش سیگما هنگام تلاش برای بهبود فرآیندهای دپارتمانی ارزشمند است، اما در صورت مواجهه با اصلاح مشکلات در مقیاس بزرگ ممکن است با مشکل روبرو شود.

هنگامی که سازمان ها می خواهند یک تغییر فرآیند را در کل شرکت ایجاد کنند، استفاده از روش BPM به طور معمول بهترین اقدام است.

مدیریت فرآیند کسب و کار یک رویکرد مدیریت جامع است که بر بهبود همه فرایندها در یک سازمان متمرکز است. BPM به جای تمرکز بر یک زمینه خاص، مانند شش سیگما، از یک رویکرد متقابل استفاده می کند که هدف آن بهبود کارایی در همه زمینه ها با اجرای اتوماسیون فرآیند کسب و کار و مدیریت ناشی از فرآیندها و تعاملات انسانی است. این روش می تواند به کسب و کارها اجازه دهد همه فرآیندها را تراز کنند، جریان کار را بهینه کرده و عملکرد را بهبود بخشند.

در حالی که ماموریت Six Sigma به عنوان بهبود فرآیند توصیف شده است، تمرکز BPM بر روی مدیریت فرآیند است. BPM این کار را از طریق یک مدل پنج مرحله ای به نام DMEMO انجام می دهد.

DMEMO:

طراحی: فرآیندهای موجود را که نیاز به تغییر دارند شناسایی کنید و برنامه ای برای بهبود ایجاد کنید.

مدل: در طول مرحله برنامه ریزی، تغییرات طراحی و ترکیب متغیرها را می توان در سناریوهای "چه می شود اگر" آزمایش کرد تا اثربخشی آن ها تعیین شود.

اجرا: وقتی مدل تکمیل شد، مرحله اجرا موثرترین برنامه را عملی می کند.

مانیتور: پس از اجرا، فرآیندها کنترل و از نظر عملکرد اندازه گیری می شوند.

بهینه سازی: هنگامی که داده های فرآیند اندازه گیری شد، مرحله آخر شناسایی هرگونه مشکل اضافی است، در حالی که به طور مداوم برای بهبود روند استفاده در آینده تلاش می کنید.

استفاده از ابزارهای BPM می تواند به ایجاد تغییر و طراحی مجدد فرآیند و تعیین روند عملکرد مناسب که کارایی را بهبود بخشد کمک کند. همچنین می تواند همه فرآیندها را تنظیم کند و به طور بالقوه موجب صرفه جویی در وقت و هزینه سازمان شود.

مقایسه DMAIC و DMEMO

وقتی شش سیگما و BPM به هم متصل شوند، می توانند به بهبود كیفیت و كارآیی كلی فرآیندها و همچنین اطمینان از تحت پوشش قرار گرفتن همه زمینه ها كمك كنند. به عنوان مثال، شش سیگما به موضوعاتی رسیدگی می کند که مربوط به یک پروسه یا بخش خاص باشد. وقتی از DMAIC استفاده می شود، ممکن است مشکل را در یک قسمت برطرف کند، اما در قسمت دیگر چندین مشکل ایجاد کند. BPM می تواند به کاهش موضوعات اساسی کمک کند زیرا فرآیندهای عملکردی متقابل را به جای یک حوزه خاص، در کل سازمان  در بر می گیرد.

در مقایسه، BPM می تواند فرآیندها را خودکار و مدیریت کند، اما فاقد روش آماری مانند شش سیگما برای تعریف صحیح مناطق ضعف و فرصت است.

وقتی با هم اعمال می شوند، روش های DMAIC و DMEMO می توانند به مشاغل کمک کنند تا زمینه هایی برای بهبود، خودکارسازی و مدیریت فرآیندها تعریف کنند و به شرکت ها کمک کنند تا در وقت، پول و منابع اضافی صرفه جویی کنند. نکته اصلی درک این موضوع است که چگونه می توان این دو روش را در یک شرکت ادغام کرد.

یکپارچه سازی شش سیگما و BPM

برای ادغام BPM با شش سیگما می توان از مراحل زیر استفاده کرد:

ابتدا می توان شش سیگما را برای کمک به بهبود فرآیندهای معیوب اعمال کرد. سپس، فرآیندها می توانند خودکارسازی شده و به وسیله BPM مدیریت شوند.

تیم ها باید بر روی ایجاد همکاری بهتر بین  بخش ها تمرکز کنند.

شش سیگما را برای اندازه گیری ها، تجزیه و تحلیل آماری و رویکرد منظم برای حل مشکلات استفاده کنید. BPM را برای اندازه گیری و نظارت بر عملکرد فرآیندها با استفاده از اقدامات تعیین شده توسط روش شش سیگما استقرار دهید.

از BPM به عنوان روشی برای ایجاد پیوند بین تلاش های بهبود و طراحی فرآیند به طور مستقیم با سیستم مدیریت و استراتژی سازمانی استفاده کنید.

از Six Sigma برای تعیین کمیت مقادیر مهم و با کیفیت درون سازمان استفاده کنید. DMAIC ممکن است به مشاغل کمک کند تا از ابزارهای حل مسئله و آماری برای دستیابی بهینه سازی استفاده کنند.

وقتی مشاغل به طور موثر Six Sigma و BPM را در محل کار خود اعمال می کنند، می توانند مزایای زیادی از جمله صرفه جویی در هزینه، اتوماسیون فرآیند و بهبود کیفیت و عملکرد را به دست می آورند. علاوه بر این، در اینجا پنج مزیت دیگر وجود دارد که مشاغل می توانند هنگام تلفیق کامل شش سیگما و BPM مشاهده کنند:

بهبود فرآیند و مالکیت تجاری

شش سیگما به تنهایی برای کمک به شناسایی و بهبود فرایندها طراحی شده است. هنگامی که شش سیگما با BPM  یکپارچه می شود، این دو می توانند با اتوماسیون و مدیریت فرآیندها، به تسریع در اجرای بی درنگ فرایندها کمک کنند تا به ساده سازی و افزایش تولید کمک کنند.

صاحبان مشاغل همچنین می توانند کنترل بیش تری بر فرآیندها داشته باشند. یکپارچه سازی شش سیگما-BPM از هر یک از مراحل پنج مرحله ای به صورت هماهنگ استفاده می کند، به این معنی که فرآیندها به طور مداوم در حال تعریف، تحلیل، نظارت، بهبود، بهینه سازی، کنترل و گزارش هستند.

این می تواند به ساده سازی رویه ها، محدود کردن اشتباهات و اطمینان از مدیریت مناسب همه فرآیندها کمک کند.

علاوه بر از بین بردن خطاها، تقویت تکنیک ها و بهبود مدیریت زمان، ترکیبی از BPM و شش سیگما ممکن است عناصر عملکرد شرکت مانند: ورودی و خروجی، مستندات، خرابی و تجزیه و تحلیل آماری، آزمایش، بازخورد، ارزیابی و تضمین کیفیت را بهبود بخشد.

افزایش سرعت و چابکی

قانون تکامل می گوید که فقط افراد قدرتمند زنده می مانند. با این حال در کسب و کار، بازماندگان به طور معمول کسانی هستند که می توانند سریع و موثر با تغییرات سازگار شوند.

وقتی تغییری اتفاق می افتد، تهیه استراتژی های جدید، سازنده، به موقع و مقرون به صرفه، می تواند دشوار باشد. با این حال، با Six Sigma و BPM می توان این اقدامات را راحت تر کرد.

از آن جا که شش سیگما برای بهبود مستمر فرایندها کار می کند، BPM به مدیریت فرآیندها و همچنین پیگیری کار و نظارت بر عملکرد کمک می کند.

وقتی از نظر استراتژیک اعمال می شود، BPM از طریق فرآیند و مدل های گردش کار به ارائه برنامه برای تغییر کمک می کند.

BPM از اتوماسیون برای ساده سازی فرآیندها و انطباق با تغییرات استفاده می کند. سپس شش سیگما تلاش می کند تا به طور مداوم هر فرآیند را در مقیاس شرکت بهبود بخشد تا سرعت و چابکی را حفظ کند.

این مشارکت می تواند به شرکت ها کمک کند تا از تغییرات استفاده کنند و همچنین بهینه سازی را حفظ کنند.

رویکرد بهتر برای حل مسئله

شش سیگما بر حل مشکلات بسیار خاص، مانند یک فرآیند معیوب در یک زمان متمرکز است. این تکنیک می تواند سودمند باشد زیرا DMAIC می تواند مجموعه ای کاملاً مشخص از رویه ها را ارائه دهد که می تواند به انجام کارآمدترین روش کمک کند.

 با این حال،Six Sigma  به خودی خود تمایل دارد به جای این که بر روی تصویر کلان تمرکز کند، یک یا دو قطعه از مشکل را همزمان حل کند. اینجاست که BPM وارد می شود.

BPM فرآیندهای کسب و کار را بین افراد و داده های جمع آوری شده برای ایجاد اطلاعات زمینه ای هماهنگ می کند، بنابراین صاحبان کسب و کار می توانند تصمیم های آگاهانه و تحقیق شده بگیرند. BPM به تصویر کلان نگاه می کند، اما می تواند در حل یک مشکل خاص در هر زمان با مشکل روبرو شود.

اما وقتی انسجام بین این دو روش وجود داشته باشد، آن ها از بسیاری جهات می توانند مکمل یکدیگر باشند. شش سیگما ضمن اطمینان از فهم همه ی جنبه های مشکل، تمام وظایف غیرضروری یا هدر رفت های مرتبط با رفع مشکل را حذف می کند.

در همین حال،BPM  تلاش می کند تا با استفاده از تکنیک های شش سیگما در مقیاس بزرگ، روند حل مسئله را ساده کند.

نقاط ضعف

به خودی خود، هر یک از روش ها ممکن است در معرض ضعف قرار گیرند. به عنوان مثال، Six Sigma در بهبود عملکردهای خاص از طریق جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها کار می کند، اما به ندرت نحوه همگام سازی فرآیندهای خارج از محدوده آن را در نظر می گیرد.

علاوه بر این،Six Sigma  ممکن است برای بهبود سریع در سطح شرکت تلاش کند، زیرا از فرآیندهای دستی برای ایجاد تنظیمات استفاده می کند.

شش سیگما می تواند هنگام اصلاح مناطق خاص به خوبی کار کند، اما بدون BPM برای کمک به ایجاد تغییرات پایدار طولانی مدت از طریق استفاده از فرآیندهای خودکار و مدیریت شده، شش سیگما ممکن است با تمرکز دقیق محدود شود.

از طرف دیگر،BPM  و Six Sigma می توانند مناطقی از بهینه سازی را که هر روش از آن کوتاه است، به هم متصل کنند. BPM تلاش می کند تا کمیت تجزیه و تحلیل بهبود فرآیند پیچیده را تعیین کند، در عوض از یک دیدگاه جامع به مناطق بپردازد.

با این وجود، شش سیگما می تواند ضمن ارائه اطمینان از ثبات و قابل پیش بینی بودن فرآیندهای کسب و کار، به ارائه آمار برای تعریف فرصت های رشد و پیشرفت کمک کند.

آن ها با هم قادر به جبران محدودیت های یکدیگر و ارائه محصولاتی سریع، موثر، انعطاف پذیر، تنظیم شده و پایدار هستند.

بازگشت بیش تر سرمایه (ROI)

به طور کلی اگر مشاغل بازده قابل قبولی به دست آورند، این پروژه یک موفقیت محسوب می شود. مزیت شش سیگما و BPM این است که می توانند در بسیاری از صنایع و محیط های تجاری مختلف مورد استفاده قرار گیرند و می توانند به بهبود پایدار در بسیاری از زمینه ها کمک کنند.

شش سیگما می تواند در صنایع مختلفی از جمله تولید، دفاتر تجاری، مراکز درمانی و موسسات مالی به کار گرفته شود.

به همین ترتیب،BPM  را می توان در بخش های مالی، ارتباطات از راه دور، مراقبت های بهداشتی، بیمه و دولت اجرا کرد.

اجباری وجود ندارد که شش سیگما و BPM از هم مجزا باشند. اگرچه تمرکز و تاکتیک های آن ها ممکن است متفاوت باشد، اما روش های جمعی آن ها می تواند به سازمان ها کمک کند تا خطاها را از بین ببرند، کیفیت و بهره وری را بهبود بخشند و بهینه سازی، مدیریت و کنترل کارآمدتر فرآیندها را انجام دهند.

 

https://www.sixsigmadaily.com/benefits-of-integrating-bpm-six-sigma/

دیدگاه ها

هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.




مشاوره آنلاین