معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟

امروزه با نرم افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) مختلفی مواجه هستیم که شرکت ها و سازمان های مختلف از آن ها استفاده می کنند. نام نرم افزارهای BPMS همچون بیزاجی، پراسس میکر، کاموندا و ... را امروزه زیاد می شنویم که طی سال های اخیر محبوبیت های زیادی در سازمان های ایرانی پیدا کرده اند و مورد استفاده قرار می گیرند.

به همین دلیل، سوالی که برای بسیاری از اشخاص و مدیران مطرح می شود این است که بهترین نرم افزار BPMS کدام است؟

در این مطلب قصد بررسی بیش تر این سوال و ارایه پاسخ مناسبی برای آن داریم.

اولین نکته ای که باید به آن توجه داشت این است که هیچ یک از نرم افزارهای BPMS را نمی توان گفت که این بهترین نرم افزار BPMS است. انتخاب بهترین نرم افزار BPMS بستگی به عوامل بسیاری از جمله اندازه شرکت شما، نیازهای کسب و کار شما، بودجه، پشتیبانی و میزان تکنیکی و فنی بودن شرکت، میزان سفارشی سازی مورد نیاز سازمان و عوامل دیگر دارد. نکته ای که باید مد نظر قرار گیرد این است که برای انتخاب بهترین نرم‌افزار BPMS شما باید به دقت نیازها و الزامات شرکت خود را تحلیل کرده و با توجه به آن‌ها تحقیقات مختلفی در این راستا انجام دهید. همچنین، مشورت با متخصصان و کسانی که تجربه استفاده از نرم‌افزار BPMS را دارند، می‌تواند در فرآیند انتخاب بهترین BPMS برای شما کمک کننده باشد.

یک نرم افزار BPMS باید حداقل چه امکاناتی داشته باشد؟

یک نرم افزار BPMS برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها باید حداقل امکانات زیر را داشته باشد:

1- امکان طراحی و مدلسازی فرآیندها تحت استاندارد BPMN 2.0:

این نرم افزار باید قابلیت طراحی و نمایش گرافیکی فرآیندهای کسب و کار را داشته باشد تا کاربران بتوانند فرآیندها را مشاهده و بهبود دهند. استفاده از استاندارد BPMN 2.0 در نرم افزارهای BPMS به شما اجازه می دهد تا فرآیندها را به صورت گرافیکی و قابل فهم طراحی کرده و بهبود بخشند.

این استاندارد اجازه می دهد تا نرم افزار BPMS با سیستم های دیگری که استاندارد مشابهی را پشتیبانی می کنند، همکاری کرده و ارتباط برقرار نماید. این امر باعث سهولت در جریان داده بین سیستم ها و افزایش هماهنگی و یکپارچگی در فرآیندهای سازمان می شود.

2- امکان استفاده از فرم ساز جهت طراحی فرم های فرآیند:

فرم ساز یک نرم افزار BPMS برای پیاده سازی و ساخت فرآیندهای کسب و کار مختلف باید دارای ویژگی های زیر باشد:

•    طراحی ساده و گرافیکی فرم ها: فرم ساز باید به کاربران امکان دهد تا فرم های پیچیده را با استفاده از رابط کاربری ساده و کارآمد و با حداقل نیاز به کدنویسی طراحی کنند.

•    امکان پویایی و انعطاف پذیری بالا: فرم ساز باید امکاناتی را فراهم کند تا بتوان فرم ها را به سرعت تغییر داد تا آن ها را در کم ترین زمان با نیازهای جدید سازمان و فرآیند تطبیق داد.

•    امکان ارتباط با سایر سیستم ها و نرم افزارها: فرم ساز باید قابلیت اتصال به سیستم های دیگر را به وسیله اتصال به دیتابیس و یا وب سرویس داشته باشد تا بتواند اطلاعات را به صورت خودکار به سیستم های دیگر انتقال داده و یا از آن ها دریافت نماید.

•    کنترل دسترسی و تعریف قوانین و محدودیت ها: فرم ساز باید قابلیت تعریف و کنترل دسترسی کاربران به فرم ها و فیلدها را داشته باشد و بتوان قوانین و محدودیت های مختلف را در زمان ورود کاراکترهای خاص و اطلاعات در فیلدها بر روی آن اعمال کرد.

•    امکان تحلیل و اعتبارسنجی داده های ورودی در فرم ها: فرم ساز باید قابلیت ذخیره سازی داده های وارد شده به فرم ها را داشته باشد و بتواند این داده ها را تحلیل و ارزیابی و اعتبارسنجی نماید (داده هایی همچون آدرس ایمیل، شماره تماس، قیمت های مالی و ...).

3- امکان اجرا و گردش فرآیندها به صورت سیستمی و خودکار:

یک نرم افزار BPMS باید قابلیت اجرای فرآیندها در محیط نرم افزار را داشته باشد. این شامل اجرای فعالیت ها، تخصیص وظایف به کاربران، جریان کار و مدیریت شرایط و استثناها در طول فرآیند است. این نرم افزار باید قابلیت خودکارسازی فرآیندها را داشته باشد. برای مثال، قابلیت ارسال خودکار ایمیل ها، برقراری اتصال با سیستم های دیگر و جلوگیری از انجام فعالیت های تکراری را باید دربرداشته باشد.

4- امکان اتصال به سایر سیستم ها و نرم افزارهای دیگر سازمان:

یک نرم افزار BPMS علاوه بر توسعه و اجرای سیستماتیک فرآیندها، باید بتواند یکپارچه سازی را در سازمان حاصل نماید. این نرم افزار باید بتواند با سایر نرم افزارهای در سازمان (همچون حسابداری، حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، اتوماسیون اداری، منابع انسانی و ...) ارتباط برقرار کرده و به آن ها اطلاعات ارسال و یا از آن ها اطلاعات دریافت نماید.

ارتباط میان نرم افزار BPMS و دیگر نرم افزارها معمولا به شیوه هایی همچون اتصال به دیتابیس یکدیگر، ارتباط از طریق وب سرویس و یا API نرم افزارها صورت می گیرد. نرم افزار BPMS باید چنین امکاناتی را برای سازمان فراهم سازد.

5- مانیتورینگ و پایش عملکرد فرآیندها:

نرم افزار BPMS باید قابلیت مانیتورینگ و پایش عملکرد فرآیندها را داشته باشد تا کاربران بتوانند وضعیت فعلی فرآیندها را مشاهده و پیشرفت آن ها را پیگیری کنند. همچنین اطلاعات مربوط به فرآیندها و فرم ها باید به گونه ای توسط BPMS در بانک اطلاعاتی ذخیره سازی شوند تا بتوان در هر لحظه از آن ها گزارشات نرم افزاری و بهینه دریافت کرد.

نرم افزار باید قابلیت تولید گزارش های مختلف و تجزیه و تحلیل داده های مربوط به فرآیندها را داشته باشد تا کاربران بتوانند عملکرد فرآیندها را ارزیابی و بهبود بخشند.

برای انتخاب یک نرم افزار BPMS باید چه معیارهایی را درنظر گرفت؟

همان طور که تا اینجا گفته شد، انتخاب بهترین نرم افزار BPMS می‌تواند بستگی به مجموعه ای از معیارها داشته باشد. در مجموع می توان تعدادی از معیارهای مهم برای انتخاب بهترین نرم افزار BPMS را به شکل زیر عنوان کرد:

1.    قابلیت های کاربردی BPMS: نرم افزار BPMS باید قابلیت اجرای پروسه های کسب و کار را داشته باشد و قابلیت انجام تسک‌ها، مدلسازی و مانیتورینگ را برای سازمان به صورت سیستماتیک فراهم آورد.

2.    انعطاف پذیری نرم افزار BPMS: به عنوان یک سیستم انعطاف پذیر، نرم افزار BPMS باید قابلیت سفارشی سازی و تغییرات در ساختار و رفتار پروسه ها را برای سازمان شما ارائه دهد. این امر نباید مستلزم صرف زمان و هزینه بالا برای شما و سازمانتان باشد. به عنوان مثال، نرم افزار پراسس میکر به دلیل متن باز بودن آن، امکان سفارشی سازی و بومی سازی را به راحتی برای سازمان ها فراهم می سازد.

3.    یکپارچگی BPMS با سیستم های اطلاعاتی سازمانی: نرم افزار BPMS باید بتواند با سایر سیستم ها و نرم افزارهای موجود در سازمان همکاری داشته باشد و بتواند اطلاعات را به صورت سریع و بدون مشکل با آن ها به اشتراک گذارد.

4.    قابلیت همکاری و تعامل میان افراد: نرم افزار BPMS باید قابلیت همکاری و تعامل بین اعضای تیم را فراهم نماید، به طوری که افراد و توسعه دهندگان بتوانند به صورت مشترک به تعریف و بهینه سازی پروسه ها بپردازند.

5.    استقرار سریع BPMS در سازمان: مدت زمان نیاز برای استقرار سریع یک نرم افزار BPMS بر اساس شرایط سازمان بسیار مهم است. پس با توجه به زمان و شرایط سازمان خود، به مدت زمان استقرار نرم افزار BPMS نیز در زمان انتخاب آن توجه داشته باشید.

6.    امنیت نرم افزار BPMS: یک نرم افزار BPMS باید امکان مدیریت کنترل دسترسی و حفاظت از اطلاعات سازمان را به خوبی فراهم سازد.

7.    هزینه نرم افزار BPMS: هزینه‌های پیاده سازی، نگهداری و ارتقای نرم‌افزار BPMS نیز در انتخاب باید مد نظر قرار گیرد. نرم افزار بیزاجی که به عنوان یکی از قدرتمندترین نرم افزارهای BPMS مورد استفاده بسیاری از سازمان ها قرار می گرفت، در سال های اخیر به دلیل محدودیت های هزینه خرید لایسنس در ایران تا حد زیادی کنار گذاشته شده است. این در حالی است که هر روز شاهد محبوبیت بیش تر نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) و استفاده بیش تر آن در سازمان های ایرانی به دلیل رایگان بود و متن باز بودن آن هستیم.

8.    پشتیبانی و آموزش نرم افزار BPMS: نرم افزار BPMS باید از سوی تیم پشتیبانی و آموزشی مورد حمایت قرار گیرد تا کاربران بتوانند بهره وری حداکثری را از این نرم افزار داشته باشند. بدیهی است که کاربران از نرم افزارهایی که با آن احساس راحتی بیش تری کنند، بیش تر حمایت کرده و مقاومت کمتری در برابر آن خواهند داشت. این موارد را می توان با آموزش درست نرم افزار BPMS به افراد و پرسنل سازمان حاصل نمود.
 

با توجه به موارد گفته شده و معیارهای معرفی شده، انتخاب بهترین نرم افزار BPMS برای هر سازمان می تواند با توجه به معیارهای مدنظر سازمان متفاوت باشد. هر سازمان می‌تواند الزامات خاص و منحصر به فرد خود را بر اساس نیازهای خود تعیین کند و معیارهای دیگری را نیز در انتخاب بهترین نرم افزار BPMS در نظر بگیرد.

در صورت هر گونه سوال و یا نیاز به مشاوره ای در این زمینه، گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند شما را در زمینه انتخاب بهترین نرم افزار BPMS راهنمایی کرده و مشاوره های لازم را در این خصوص به شما ارایه دهد.