معیارهای انتخاب بهترین BPMS کدام است؟ راهنمای ارزیابی و انتخاب راهکار مناسب

انتخاب یک BPMS تصمیمی است که می‌تواند تأثیر زیادی بر موفقیت پروژه‌های اتوماسیون فرآیندهای سازمان داشته باشد. تنوع راهکارهای موجود باعث شده است که انتخاب بین گزینه‌های مختلف همیشه ساده نباشد.

اما یک نکته مهم وجود دارد:

بهترین BPMS به‌صورت مطلق وجود ندارد؛ بلکه باید راهکاری را انتخاب کرد که با نیازها، فرآیندها، زیرساخت، بودجه و توانمندی‌های سازمان شما تناسب بیشتری داشته باشد.

بنابراین به جای اینکه تنها به نام برند یا تعداد امکانات یک محصول توجه کنیم، بهتر است مجموعه‌ای از معیارهای مشخص را برای ارزیابی گزینه‌های مختلف در نظر بگیریم.

در این مقاله مهم‌ترین معیارهایی را بررسی می‌کنیم که می‌توانند برای انتخاب و ارزیابی BPMS مناسب مورد استفاده قرار گیرند.

اولین نکته ای که باید به آن توجه داشت این است که هیچ یک از نرم افزارهای BPMS را نمی توان گفت که این بهترین BPMS است. انتخاب بهترین نرم افزار BPMS بستگی به عوامل بسیاری از جمله اندازه شرکت شما، نیازهای کسب و کار شما، بودجه، پشتیبانی و میزان تکنیکی و فنی بودن شرکت، میزان سفارشی سازی مورد نیاز سازمان و عوامل دیگر دارد. نکته ای که باید مد نظر قرار گیرد این است که برای انتخاب بهترین نرم‌افزار BPMS شما باید به دقت نیازها و الزامات شرکت خود را تحلیل کرده و با توجه به آن‌ها تحقیقات مختلفی در این راستا انجام دهید. همچنین، مشورت با متخصصان و کسانی که تجربه استفاده از نرم‌افزار BPMS را دارند، می‌تواند در فرآیند انتخاب بهترین BPMS برای شما کمک کننده باشد.

 

یک BPMS باید حداقل چه امکاناتی داشته باشد؟

پیش از انتخاب یک راهکار، بهتر است نیازهای سازمان مشخص شوند. برای مثال، ممکن است یک سازمان بیشتر به قابلیت‌های مدل‌سازی فرآیند اهمیت دهد، در حالی که برای سازمان دیگری یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود، گزارش‌گیری یا امکان توسعه و سفارشی‌سازی اهمیت بیشتری داشته باشد.

به‌طور کلی، معیارهای زیر از مهم‌ترین مواردی هستند که باید هنگام ارزیابی گزینه‌های مختلف بررسی شوند:

1. قابلیت مدل‌سازی و اجرای فرآیند
2. امکانات طراحی فرم
3. انعطاف‌پذیری و امکان تغییر فرآیندها
4. یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها
5. مدیریت وظایف و کاربران
6. گزارش‌گیری و پایش فرآیندها
7. امنیت و کنترل دسترسی
8. نحوه استقرار و زیرساخت
9. هزینه واقعی مالکیت
10. پشتیبانی، آموزش و توانمندی تیم پیاده‌سازی

در ادامه هر یک از این موارد را بررسی می‌کنیم.

 

1. قابلیت مدل‌سازی و اجرای فرآیندها:

یکی از اصلی‌ترین قابلیت‌هایی که هنگام ارزیابی BPMS باید بررسی شود، امکان مدل‌سازی و اجرای فرآیندهای کسب‌وکار است. راهکار انتخاب‌شده باید بتواند فرآیندهای سازمان را به شکل گرافیکی مدل کرده و پس از طراحی، امکان اجرای واقعی آن‌ها را فراهم کند.

پشتیبانی از BPMN 2.0 نیز یکی از معیارهای مهم در این بخش است. استفاده از یک استاندارد شناخته‌شده برای مدل‌سازی فرآیند باعث می‌شود فرآیندها ساختاریافته‌تر و قابل فهم‌تر باشند.

در ارزیابی این قابلیت بهتر است مواردی مانند موارد زیر بررسی شوند:

• پشتیبانی از BPMN
• امکان تعریف فعالیت‌ها و وظایف
• تعریف مسیرهای مختلف فرآیند
• Gatewayها و تصمیم‌گیری‌ها
• رویدادها و شرایط مختلف
• تخصیص فعالیت‌ها به کاربران و نقش‌ها
• امکان اجرای فرآیندهای چندمرحله‌ای
• امکان تغییر فرآیند پس از پیاده‌سازی

 

2. امکانات طراحی و مدیریت فرم‌ها:

فرم‌ها بخش مهمی از بسیاری از فرآیندهای سازمانی هستند. در بسیاری از فرآیندها، اطلاعات مورد نیاز از طریق فرم دریافت شده و در مراحل بعدی فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرد.

بنابراین هنگام ارزیابی یک راهکار بهتر است امکانات Form Builder آن نیز بررسی شود.

برخی قابلیت‌های مهم عبارت‌اند از:

• طراحی گرافیکی فرم‌ها
• انواع مختلف فیلدها
• اعتبارسنجی اطلاعات
• نمایش یا مخفی کردن فیلدها بر اساس شرایط
• تعریف قوانین و محدودیت‌ها
• ایجاد فرم‌های چندبخشی
• ارتباط فرم با اطلاعات فرآیند
• امکان اتصال به داده‌های سایر سیستم‌ها
• قابلیت تغییر و توسعه فرم‌ها

یکی از نکات مهم این است که تغییر فرم‌ها و فرآیندها پس از شروع استفاده از سیستم، تا چه اندازه ساده یا وابسته به برنامه‌نویسی و توسعه نرم‌افزاری است.

 

3. انعطاف‌پذیری و امکان تغییر فرآیندها:

فرآیندهای سازمان ثابت نیستند. قوانین تغییر می‌کنند، ساختار سازمانی تغییر می‌کند، مسئولیت‌ها جابه‌جا می‌شوند و روش انجام کارها نیز ممکن است در طول زمان تغییر کند.

بنابراین یک راهکار مناسب باید بتواند با تغییرات سازمان همراه شود.

برای ارزیابی انعطاف‌پذیری، می‌توان این سوال‌ها را مطرح کرد:

• آیا امکان تغییر فرآیند پس از پیاده‌سازی وجود دارد؟
• تغییر یک مرحله چقدر زمان می‌برد؟
• آیا اضافه کردن یک مرحله جدید ساده است؟
• آیا می‌توان قوانین تخصیص کار را تغییر داد؟
• آیا فرم‌ها را می‌توان بدون توسعه سنگین تغییر داد؟
• آیا امکان ایجاد فرآیندهای جدید وجود دارد؟
• چه مقدار از تغییرات به برنامه‌نویسی نیاز دارد؟

این موضوع به‌ خصوص در سازمان‌هایی اهمیت دارد که قرار است BPMS به‌ تدریج برای فرآیندهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد.

 

4. قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمان:

BPMS معمولاً قرار نیست جایگزین تمام نرم‌افزارهای سازمان شود. برای مثال ممکن است اطلاعات اصلی مشتریان در CRM، اطلاعات مالی در نرم‌افزار حسابداری و اطلاعات کارکنان در سیستم منابع انسانی نگهداری شود.

در چنین شرایطی، راهکار مدیریت فرآیند باید بتواند با این سیستم‌ها ارتباط برقرار کند.

در زمان ارزیابی بهتر است قابلیت‌هایی مانند موارد زیر بررسی شوند:

• API
• Web Service
• ارتباط با پایگاه داده
• دریافت اطلاعات از سیستم‌های دیگر
• ارسال اطلاعات به سیستم‌های دیگر
• احراز هویت و دسترسی در سرویس‌ها
• امکان اجرای عملیات خودکار در سیستم‌های متصل

برای مثال در یک فرآیند خرید، اطلاعات درخواست می‌تواند در BPMS ثبت شود، وضعیت اعتبار مالی از سیستم مالی دریافت شود و پس از تأیید، اطلاعات خرید به سیستم دیگری ارسال شود.

بنابراین قابلیت یکپارچه‌سازی یکی از معیارهای مهم در انتخاب BPMS است.

 

5. مدیریت وظایف، کاربران و نقش‌ها:

یکی از اهداف اصلی اتوماسیون فرآیند، مشخص شدن این موضوع است که در هر مرحله چه کسی باید چه کاری انجام دهد. به همین دلیل باید بررسی شود که راهکار مورد نظر چگونه وظایف را مدیریت می‌کند.

برخی قابلیت‌های مهم عبارت‌اند از:

• تخصیص فعالیت به کاربر
• تخصیص فعالیت بر اساس نقش
• تعریف گروه‌ها و واحدهای سازمانی
• تعیین مسئول هر مرحله
• مدیریت وظایف معوق
• مشاهده وظایف جاری
• تعیین مهلت انجام فعالیت
• تعریف مسیرهای مختلف بر اساس شرایط

این قابلیت‌ها به سازمان کمک می‌کنند وضعیت مسئولیت‌ها و گردش کار را شفاف‌تر مدیریت کند.

 

۶. گزارش‌گیری و پایش فرآیندها:

صرفاً اجرای فرآیند کافی نیست. سازمان باید بتواند متوجه شود فرآیندها چگونه اجرا می‌شوند و کجا دچار مشکل هستند. به همین دلیل قابلیت‌های Monitoring و Reporting باید در زمان انتخاب بررسی شوند.

برای مثال:

• چند فرآیند در حال اجرا است؟
• هر فرآیند در چه مرحله‌ای قرار دارد؟
• چه وظایفی با تأخیر مواجه شده‌اند؟
• متوسط زمان انجام فرآیند چقدر است؟
• کدام مرحله بیشترین زمان انتظار را دارد؟
• چه تعداد فرآیند تکمیل یا متوقف شده‌اند؟
• عملکرد واحدها و کاربران چگونه است؟

وجود گزارش‌های مناسب به سازمان کمک می‌کند تصمیم‌های مربوط به بهبود فرآیند را بر اساس داده‌های واقعی اتخاذ کند.

 

۷. امنیت و کنترل دسترسی:

فرآیندهای سازمانی معمولاً با اطلاعات حساس و داخلی سروکار دارند. بنابراین امنیت باید یکی از معیارهای جدی انتخاب باشد.

مواردی مانند زیر باید بررسی شوند:

• مدیریت کاربران
• نقش‌ها و سطوح دسترسی
• محدود کردن دسترسی به اطلاعات
• کنترل دسترسی به فرم‌ها
• کنترل دسترسی به فرآیندها
• ثبت سوابق فعالیت کاربران
• روش احراز هویت
• نحوه نگهداری اطلاعات
• سیاست‌های پشتیبان‌گیری

البته سطح امنیت مورد نیاز هر سازمان متفاوت است و باید متناسب با نوع اطلاعات و الزامات آن سازمان بررسی شود.

 

۸. نحوه استقرار و زیرساخت مورد نیاز:

پیش از انتخاب راهکار، باید مشخص شود که نرم‌افزار قرار است چگونه در سازمان مستقر شود.

برای مثال:

• استقرار روی سرور داخلی
• استقرار در زیرساخت ابری
• استفاده از ماشین مجازی
• استفاده از Docker یا سایر روش‌های استقرار
• نیازمندی‌های سخت‌افزاری
• نیازمندی‌های نرم‌افزاری
• سیستم‌عامل و پایگاه داده
• روش به‌روزرسانی

همچنین باید بررسی شود که زیرساخت فعلی سازمان تا چه اندازه با راهکار مورد نظر سازگار است. این موضوع می‌تواند روی هزینه، زمان استقرار و نگهداری سیستم تأثیر قابل توجهی داشته باشد.

 

۹. هزینه واقعی استفاده از BPMS:

یکی از اشتباهات رایج در انتخاب یک راهکار، مقایسه صرفاً قیمت اولیه محصولات است. هزینه واقعی یک پروژه می‌تواند شامل بخش‌های مختلفی باشد:

• هزینه نرم‌افزار یا لایسنس
• هزینه پیاده‌سازی
• هزینه تحلیل و طراحی فرآیند
• هزینه توسعه و یکپارچه‌سازی
• هزینه آموزش
• هزینه پشتیبانی
• هزینه زیرساخت
• هزینه نگهداری و ارتقا

بنابراین بهتر است هنگام مقایسه گزینه‌ها، Total Cost of Ownership یا هزینه کلی مالکیت نیز مورد توجه قرار گیرد. همچنین باید مشخص شود مدل قیمت‌گذاری بر چه اساسی است؛ برای مثال بر اساس تعداد کاربر، تعداد فرآیند، سرور، ماژول یا سایر عوامل.

 

۱۰. پشتیبانی، آموزش و توانمندی تیم پیاده‌سازی:

حتی یک راهکار قدرتمند نیز بدون پیاده‌سازی صحیح نمی‌تواند نتیجه مطلوبی ایجاد کند. بنابراین هنگام انتخاب، فقط خود نرم‌افزار را ارزیابی نکنید؛ توانمندی تیمی که قرار است فرآیندها را تحلیل و پیاده‌سازی کند نیز اهمیت دارد.

بهتر است درباره موارد زیر سوال شود:

• آموزش کاربران چگونه انجام می‌شود؟
• پشتیبانی پس از استقرار چگونه است؟
• چه کسی فرآیندها را تحلیل و طراحی می‌کند؟
• آیا امکان دریافت خدمات توسعه و یکپارچه‌سازی وجود دارد؟
• زمان پاسخ‌گویی پشتیبانی چقدر است؟
• پس از اتمام پروژه، سازمان تا چه اندازه می‌تواند تغییرات را خودش انجام دهد؟

این موارد می‌توانند تأثیر زیادی بر موفقیت بلندمدت پروژه داشته باشند.

 

قبل از انتخاب BPMS، یک فرآیند واقعی را بررسی کنید

یکی از بهترین روش‌ها برای ارزیابی عملی یک راهکار این است که به جای بررسی صرفاً امکانات، یک فرآیند واقعی سازمان را با آن بررسی کنید.

برای مثال می‌توان فرآیند «درخواست خرید» را انتخاب کرد.

سپس بررسی کنید که راهکار مورد نظر چگونه این فرآیند را پیاده‌سازی می‌کند.

آیا می‌توان مراحل را به‌ درستی مدل کرد؟

آیا فرم درخواست خرید قابل طراحی است؟

آیا وظایف به افراد مناسب تخصیص پیدا می‌کنند؟

آیا می‌توان سیستم مالی را به فرآیند متصل کرد؟

آیا وضعیت درخواست در هر لحظه قابل مشاهده است؟

آیا گزارش مناسبی از فرآیند قابل تهیه است؟

این نوع ارزیابی بسیار کاربردی‌تر از مشاهده فهرستی از امکانات نرم‌افزار است.

 

نرم افزار BPMS پارس چه جایگاهی در این انتخاب دارد؟

اگر سازمان پس از بررسی نیازمندی‌ها به دنبال یک راهکار برای طراحی، خودکارسازی، اجرا و پایش فرآیندهای خود باشد، نرم افزار BPMS پارس می‌تواند یکی از گزینه‌هایی باشد که در مرحله ارزیابی و مقایسه بررسی می‌شود. این راهکار بر پایه ProcessMaker 4 ارائه شده و امکاناتی مانند مدل‌سازی فرآیند، طراحی فرم، مدیریت گردش کار، تخصیص وظایف، یکپارچه‌سازی و پایش فرآیندها را برای پیاده‌سازی فرآیندهای سازمانی فراهم می‌کند.

در این مرحله بهتر است به جای تصمیم‌گیری صرفاً بر اساس توضیحات، یک فرآیند واقعی سازمان در قالب دمو بررسی شود تا مشخص شود راهکار تا چه اندازه با نیازهای عملی سازمان مطابقت دارد.

 

جمع بندی

انتخاب BPMS نباید صرفاً بر اساس نام برند، تعداد امکانات یا قیمت اولیه انجام شود.

راهکار مناسب، راهکاری است که با نیازهای واقعی سازمان، فرآیندهای مورد نظر، زیرساخت، بودجه و توانمندی تیم سازمان تناسب داشته باشد.

به همین دلیل بهتر است قبل از انتخاب، ابتدا فرآیندهای هدف مشخص شوند، نیازمندی‌ها استخراج شوند و سپس گزینه‌های مختلف بر اساس معیارهایی مانند مدل‌سازی، فرم‌ساز، انعطاف‌پذیری، یکپارچه‌سازی، گزارش‌گیری، امنیت، استقرار، هزینه و پشتیبانی مقایسه شوند. در نهایت نیز بهترین روش برای تصمیم‌گیری، بررسی یک فرآیند واقعی سازمان در قالب یک اجرای آزمایشی یا دمو است.

انتخاب موفق BPMS از شناخت نیاز سازمان شروع می‌شود، نه از انتخاب یک نام یا برند.