نرم افزار BPMS یا نرم افزار BI؟ کدامیک برای سازمان مناسب تر است؟

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) و نرم افزار هوش تجاری (BI) هر دو در حوزه مدیریت بهینه کسب و کار استفاده می شوند، اما هدف و عملکرد آن‌ها متفاوت است.

نرم افزار BPMS به نوعی سیستم نرم افزاری جهت مدیریت فرایندهای کسب و کار اطلاق می شود. این نرم افزارها به شرکت ها کمک می کنند تا فرآیندهای خود را بهینه سازی و مکانیزه کنند. نرم افزار BPMS قابلیت هایی از جمله خودکارسازی فرایندها و جریان کارها، تسریع انجام فرآیندها، حذف دوباره کاری ها، مدیریت سیستماتیک اطلاعات و بهبود عملکرد را به سازمان ارائه می دهد.

در مقابل، نرم افزار هوش تجاری یا BI به نرم افزارهایی گفته می شود که اطلاعات کسب و کار را تجزیه و تحلیل کرده و به مدیران و تصمیم گیرندگان کمک می کنند تا بر اساس گزارشات و اطلاعات دقیق، تصمیمات دقیق تری اتخاذ نمایند. نرم افزارهای BI تحلیل هایی مانند گزارش ها، تجزیه و تحلیل داده ها، نمودارها و داشبوردهای مدیریتی کسب و کار را ارائه می دهند. این اطلاعات بر اساس داده ها و ارقام کسب و کار از منابع گوناگونی مانند بانک های اطلاعاتی، پیشرفته ترین الگوریتم ها و یا داده های خارجی و سایر نرم افزارها استخراج می شود.

مزایای نرم افزار BI

برخی از مزایای استفاده از نرم افزارهای BI عبارتند از:

1. ارائه داده ها به صورت واضح و قابل فهم: این نرم افزارها به شما کمک می کنند تا داده ها را در قالب نمودارها، جداول و گزارش های گرافیکی قابل فهم تر مشاهده کنید. این امر برای تصمیم گیری سریع و دقیق مدیران سازمان بسیار مهم است.
2. یکپارچگی داده ها: با استفاده از BI می توانید اطلاعات مختلف را از منابع مختلف (مانند پایگاه داده ها، فایل های اکسل و غیره) جمع آوری کرده و در یک نرم افزار BI به صورت یکپارچه آن ها را تجزیه و تحلیل نمایید. نمایش ارتباط میان داده ها و گزارشات حاصل از تجمیع آن ها، از نتایج حاصل از این کار خواهد بود.
3. برخورداری از ابزارهای تحلیلی قوی: نرم افزارهای BI شامل ابزارهای تحلیلی هوشمندی هستند که به شما کمک می کنند تا عملکرد کسب و کار را تجزیه و تحلیل کرده و الگوها و روندهای مختلف را شناسایی نمایید. همچنین، ابزارهای پیش بینی و گزارش گیری پیشرفته نیز در این نرم افزارها وجود دارد که به صورت دقیق تر می توانید روندها را پیش بینی کنید و اقدامات مناسب را اتخاذ کنید. نرم افزارهای BI می توانند با توجه به داده ها و گزارشات فعلی، وضعیت آینده سازمان را نیز پیش بینی نمایند.
4. کاهش تکرار و خطاهای دستی: با استفاده از نرم افزارهای BI می توانید فرآیندها و گزارش های خودکار را تعریف کنید، که منجر به کاهش تکرار و خطاهای دستی می شود. به این ترتیب شما می توانید زمان و انرژی خود را برای امور مهم تر و استراتژیک تری صرف کنید.
5. تصمیم گیری مبتنی بر داده ها: با استفاده از داده های دقیق و جامع که توسط نرم افزارهای BI ارائه می شود، می توانید تصمیم های مبتنی بر اطلاعات درست و دقیق بگیرید. این نرم افزارها به شما ایده های جدیدی ارائه می دهند و کمک می کنند تا بهترین راهکارها را برای مواجهه با چالش های کسب و کار انتخاب نمایید.

نقش نرم افزار BI در کمک رسانی به نرم افزار BPMS

به طور کلی، نرم افزار BPMS بر روی مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارد، در حالی که نرم افزار BI بر روی تجزیه و تحلیل داده های کسب و کار و ارایه گزارشات تمرکز دارد. نکته قابل توجه این است که این دو نرم افزار می توانند به صورت هماهنگ با یکدیگر و در راستای بهبود فرآیندهای کسب و کار استفاده شوند.

نرم افزارهای BI می‌توانند داده های زنده و ذخیره شده نرم افزار BPMS را جمع آوری کرده و آن‌ها را به صورت گزارشات و داشبوردهای گرافیکی مفید و قابل فهم برای کارشناسان فرآیند و مدیران سازمان فراهم کنند. برخی از مزایای نرم افزار BI در کمک به نرم افزار BPMS شامل موارد زیر است:

1. جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های حاصل از فرآیندها: نرم افزارهای BI می توانند داده ها و اطلاعات ذخیره سازی شده توسط نرم افزار BPMS را جمع آوری و تجزیه و تحلیل کند. این تجزیه و تحلیل‌ها به شرکت‌ها و مدیران امکان می‌دهد تا الگوهای عملکرد، نقاط ضعف و فرصت های بهبود فرآیندها را تشخیص داده و تصمیمات بهتری بگیرند.
2. ارائه گزارش‌ها و داشبوردها: نرم افزار BI امکان ایجاد گزارش‌ها و داشبوردهای سفارشی را به مدیران فرآیند می دهد. این گزارش ها و داشبوردها می توانند شامل نمودارها، جداول و نمودارهای میله‌ای بوده و به شرکت ها در بررسی عملکرد فرآیندهای کسب و کار و شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود کمک کنند.
3. پیش بینی و تحلیل عملکرد آینده: با استفاده از الگوریتم های هوش مصنوعی و تکنیک‌های پیش بینی، نرم افزارهای BI به کسب و کارها کمک می‌کنند تا عملکرد آینده خود را پیش بینی و تحلیل نمایند. این اطلاعات به سازمان ها کمک می‌کند تا استراتژی‌ها و تصمیمات خود را برای بهبود فرآیندهای کسب و کار تنظیم نمایند.
4. بهبود فرآیندهای کسب و کار: با تجزیه و تحلیل داده ها و عملکرد فرآیندها، BI به سازمان ها کمک می کند تا نواقص و مشکلات را شناسایی کنند و اقداماتی برای بهبود و بهینه سازی فرآیندهای خود انجام دهند. این بهبودها می‌تواند شامل افزایش بهره وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه مشتری باشد.

به طور کلی نرم افزار BI با فراهم کردن اطلاعات مفید و گزارشات از وضعیت عملکرد فعلی برای سازمان‌ها و مدیران، می تواند در بهبود عملکرد و بهره وری فرآیندهای کسب و کار تاثیرگذار بوده و نقش مهمی در توسعه و بهبود استفاده از نرم افزار BPMS را داشته باشد.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.