بسیاری از سازمانها برای مکانیزه کردن فعالیتهای خود، ابتدا به سراغ اتوماسیون اداری میروند. این سامانهها در مدیریت مکاتبات، نامهها، ارجاعات و گردش اسناد نقش مهمی دارند و سالهاست در سازمانهای دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار میگیرند.
اما با پیچیدهتر شدن فرآیندهای کسب و کار، بسیاری از مدیران با این سؤال روبهرو میشوند:
آیا اتوماسیون اداری برای مدیریت فرآیندهای سازمان کافی است یا باید از یک BPMS استفاده کنیم؟
پاسخ این سؤال به نیازها و اهداف سازمان بستگی دارد. در این مقاله تفاوتهای اصلی BPMS و اتوماسیون اداری را بررسی میکنیم تا بتوانید مناسبترین راهکار را برای سازمان خود انتخاب کنید.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری مجموعهای از ابزارها و نرمافزارهاست که برای مدیریت امور اداری، مکاتبات، گردش نامهها، بایگانی اسناد، ارجاع کارها و ارتباطات داخلی سازمان استفاده میشود.
مهمترین قابلیتهای اتوماسیون اداری عبارتاند از:
- ثبت و گردش نامهها
- دبیرخانه الکترونیکی
- بایگانی اسناد
- ارجاع مکاتبات
- پیگیری نامههای وارده و صادره
هدف اصلی اتوماسیون اداری کاهش مصرف کاغذ، افزایش سرعت مکاتبات و نظم بخشی به امور اداری است.
BPMS چیست؟
BPMS یا Business Process Management System سامانهای برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار است.
در BPMS تنها گردش یک نامه یا فرم اهمیت ندارد، بلکه کل فرآیند سازمان از ابتدا تا انتها مدیریت میشود.
به عنوان مثال:
- فرآیند خرید
- فرآیند استخدام
- فرآیند مدیریت قراردادها
- فرآیند درخواست مرخصی
- فرآیند رسیدگی به شکایات
- فرآیند فروش
همگی میتوانند در یک BPMS طراحی و اجرا شوند.
تفاوت BPMS و اتوماسیون اداری
اگرچه این دو سامانه شباهتهایی دارند، اما اهداف و کاربردهای آنها متفاوت است.
|
اتوماسیون اداری |
BPMS |
|
مدیریت مکاتبات و اسناد |
مدیریت فرآیندهای کسب و کار |
|
تمرکز بر نامه |
تمرکز بر فرآیند و فرم |
|
گردش مکاتبات |
گردش فعالیتها و تصمیمها |
|
ساختار نسبتا ثابت |
فرآیندهای قابل طراحی و متغیر |
|
گزارشهای اداری |
گزارشهای تحلیلی و شاخصهای عملکرد |
|
مناسب امور اداری |
مناسب تحول و بهبود فرآیندها |
چه زمانی اتوماسیون اداری کافی است؟
اگر سازمان شما عمدتا به امکانات زیر نیاز دارد، اتوماسیون اداری میتواند پاسخگوی نیازها باشد:
- مدیریت نامهها
- دبیرخانه
- بایگانی اسناد
- ارجاع مکاتبات
- ثبت و پیگیری نامههای داخلی
چه زمانی به BPMS نیاز دارید؟
اگر سازمان شما با موارد زیر رو به رو است، احتمالاً زمان استفاده از BPMS فرا رسیده است.
فرآیندها بین چند واحد مختلف اجرا میشوند.
مانند:
- خرید
- فروش
- منابع انسانی
- مالی
- خدمات پس از فروش
فرآیندها مرتب تغییر میکنند.
اگر قوانین یا مراحل انجام کار مرتب تغییر میکنند، BPMS انعطاف بسیار بیشتری نسبت به اتوماسیون اداری دارد.
نیاز به کنترل شاخصهای عملکرد دارید.
مانند:
- زمان انجام فرآیند
- گلوگاهها
- میزان تأخیر
- عملکرد واحدها
اطلاعات باید بین چند سیستم تبادل شوند.
برای مثال ارتباط با:
- ERP
- CRM
- سیستم مالی
- منابع انسانی
قصد تحول دیجیتال دارید.
اگر هدف سازمان صرفاً حذف کاغذ نیست و به دنبال بهبود مستمر فرآیندها هستید، BPMS انتخاب مناسب تری خواهد بود.
هنوز مطمئن نیستید که سازمان شما به BPMS نیاز دارد؟ پیشنهاد میکنیم مقاله "۱۰ نشانه که سازمان شما به BPMS نیاز دارد" را مطالعه کنید تا با رایجترین نشانههای نیاز به مدیریت فرآیندهای کسب و کار آشنا شوید.
آیا BPMS جایگزین اتوماسیون اداری است؟
لزوماً خیر.
در بسیاری از سازمانها این دو سامانه در کنار یکدیگر استفاده میشوند.
برای مثال:
- نامهها در اتوماسیون اداری ثبت میشوند.
- فرآیندهایی همچون خرید، قرارداد، استخدام و سایر فرآیندهای بین واحدی در BPMS اجرا میشوند.
در چنین معماری، هر سامانه وظیفهای را انجام میدهد که برای آن طراحی شده است.
مزایای BPMS نسبت به اتوماسیون اداری
در سازمانهایی که فرآیندهای پیچیده دارند، BPMS مزایای قابل توجهی ارائه میدهد:
- امکان مدلسازی فرآیندها بدون برنامهنویسی
- انعطاف بالا در تغییر فرآیندها
- حذف فعالیتهای تکراری
- کنترل زمان انجام هر مرحله
- گزارشهای مدیریتی و داشبوردها
- یکپارچهسازی با سایر سامانههای سازمان
- بهبود مستمر فرآیندها
آیا باید اتوماسیون اداری را کنار بگذاریم؟
اگر سازمان شما از اتوماسیون اداری استفاده میکند، معمولاً نیازی به حذف آن نیست.
در بسیاری از پروژههای موفق، BPMS در کنار اتوماسیون اداری پیادهسازی میشود و هر دو سامانه از طریق API یا سایر روشهای یکپارچهسازی با یکدیگر تبادل اطلاعات دارند.
آیا سازمان شما به BPMS نیاز دارد؟
اگر هدف شما تنها مدیریت نامهها و اسناد است، اتوماسیون اداری میتواند نیازهای شما را برطرف کند.
اما اگر به دنبال:
- استانداردسازی فرآیندها
- حذف فعالیتهای دستی
- افزایش شفافیت
- کاهش زمان انجام کارها
- پایش عملکرد فرآیندها
- تحول دیجیتال
هستید، استفاده از یک پلتفرم مدیریت فرآیندهای کسب و کار میتواند گزینه مناسبتری باشد.
اگر سازمان شما به دنبال مدیریت و بهبود فرآیندهای کسبوکار است، آشنایی با قابلیتهای نرم افزار BPMS پارس میتواند در انتخاب راهکار مناسب به شما کمک کند.
جمع بندی
اتوماسیون اداری و BPMS دو راهکار متفاوت با اهداف متفاوت هستند.
اتوماسیون اداری برای مدیریت مکاتبات، اسناد و امور اداری طراحی شده است، در حالی که BPMS بر طراحی، اجرای، پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارد.
انتخاب بین این دو به نیازهای سازمان بستگی دارد. اگر سازمان شما به دنبال تحول دیجیتال، افزایش بهرهوری و بهبود مستمر فرآیندهاست، BPMS میتواند نقش مهمی در تحقق این اهداف ایفا کند.
پرسشهای متداول (FAQ)
آیا BPMS همان اتوماسیون اداری است؟
خیر. اتوماسیون اداری برای مدیریت مکاتبات و اسناد طراحی شده، در حالی که BPMS برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار استفاده میشود.
آیا BPMS میتواند جایگزین اتوماسیون اداری شود؟
در برخی سازمانها بله، اما در بسیاری از موارد این دو سامانه در کنار یکدیگر استفاده میشوند و هر کدام وظیفه متفاوتی بر عهده دارند.
برای یک سازمان کوچک، BPMS مناسبتر است یا اتوماسیون اداری؟
اگر نیاز اصلی سازمان مدیریت نامهها و مکاتبات باشد، اتوماسیون اداری معمولاً کافی است. اما اگر حتی یک سازمان کوچک دارای فرآیندهای مختلف، چندمرحلهای یا قابل توسعه باشد، BPMS نیز میتواند ارزش افزوده قابل توجهی ایجاد کند.
آیا BPMS به ERP و CRM متصل میشود؟
بله. بسیاری از پلتفرمهای BPMS (همچون نرم افزار BPMS پارس) امکان یکپارچهسازی با ERP، CRM، سیستمهای مالی و سایر سامانههای سازمان را از طریق API یا وب سرویس فراهم میکنند.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است