تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را با تجزیه و تحلیل تجاری اشتباه نگیرید

 تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) یک روش برای درک سلامت عملیات های مختلف در یک کسب و کار برای بهبود کارایی فرآیند است. روشی تخصصی در زمینه وسیع‌تر مدیریت فرآیند کسب‌وکار برای تجزیه و تحلیل این که آیا فرآیندهای فعلی به اهداف خود می‌رسند یا خیر است.استفاده از تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار به شما کمک می کند تا عناصر مضر در یک عملیات را بیابید و چگونگی غلبه بر موانع را شناسایی کنید. بدون تجزیه و تحلیل مناسب، تیم های شما زمان و تلاش زیادی را برای حل مشکلات یا جابجایی از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر تلف می کنند.

مخلوط کردن تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) با اصطلاح رایج تر، تجزیه و تحلیل کسب و کار (BA) آسان است. بین این دو مفهوم همپوشانی هایی وجود دارد، اما آن ها رشته های متمایز هستند.

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA)  داده ها را جمع آوری می کند و توصیه هایی را فقط بر اساس فرآیندهای اصلی یک سازمان ارائه می کند. تجزیه و تحلیل کسب و کار (BA) برای شناسایی هر گونه مشکل یا نیاز در یک سازمان استفاده می شود که می تواند شامل کنترل های مالی، تحقیقات بازار، شیوه های استخدام و کاهش هزینه باشد.

چه زمانی باید تحلیل فرآیند کسب و کار را اعمال کنید؟

هنگامی که در فرآیند "همان طور که هست" درست اعمال می شود، تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار درک روشنی را به صاحبان فرآیند می دهد تا بتوانند قضاوت درستی داشته باشند.

مواردی که باید از BPA استفاده کنید:

• مسائل ناشناخته مانند تاخیرهای منظم یا افزایش شکایات مشتریان

• ذینفعان فرآیند در مورد چگونگی انجام یک فرآیند توجیه نیستند.

• قبل از معرفی اتوماسیون، مطمئن شوید که فرآیند بهینه شده است.

• یک تیم می خواهد یک فرآیند را با یک نسخه جدید جایگزین کند.

چگونه یک فرآیند کسب و کار را تجزیه و تحلیل کنیم؟

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار از یک طرح 4 مرحله ای پیروی می کند:

• فرآیند را شناسایی کنید.

اولین قدم این است که فرآیند «وضعیت موجود» را برای تجزیه و تحلیل انتخاب کنید و ذینفعانی را که آن را مدیریت می کنند شناسایی کنید. مطمئن شوید که یک نقطه شروع و توقف روشن برای فرآیند دارید.

• جمع آوری اطلاعات فرآیند

در مرحله بعد، تا آن جا که ممکن است اطلاعات بیش تری در مورد فرآیند جمع آوری کنید تا مسائل پیش روی آن، اهداف، دامنه بهبود و سایر اهداف تجزیه و تحلیل را درک کنید.

• تجزیه و تحلیل فرآیند وضعیت موجود

یک طرح تحلیل فرآیند کسب و کار را پیاده سازی کنید. به انتهای فرآیند شناسایی شده بروید، فرآیند را در نمودارهای جریان و سایر نمودارها تعریف کنید و اثربخشی آن را اندازه گیری کنید.

• برنامه To-Be (وضع مطلوب) را توسعه دهید

در نهایت، از تجزیه و تحلیل برای ارائه توصیه هایی استفاده کنید که یک فرآیند "آغاز" چگونه باید به نظر برسد. به الزامات اشاره کنید، منابع و تغییرات را پیشنهاد دهید، یک جدول زمانی تعریف کنید و ...

تکنیک های تحلیل فرآیند کسب و کار

خوب، همه این ها خوب به نظر می رسد. اما برای درک نحوه تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار و معیارهای مختلف آن ها، به تکنیک های واقعی نیاز دارید، نه مفاهیم انتزاعی.

در این جا برخی از تکنیک های محبوب تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار که در اکثر مشاغل مورد استفاده قرار می گیرند، آورده شده است.

• تجزیه و تحلیل فاصله

(ببینید چه اطلاعاتی در مورد فرآیند از دست داده اید)

• تحلیل ارزش افزوده

(ببینید آیا هر فعالیتی در فرآیند شما به فرآیند یا سازمان شما ارزش می‌افزاید یا خیر. اگر نه، آن را حذف کنید.)

• بررسی دلیل ریشه ای

(دلایل اصلی یک مشکل را پیدا کنید و ببینید برای رفع آن چه کاری می توان انجام داد.)

• مشاهده

(روند عمل را روی بستر مورد نظر مشاهده کنید، ببینید آیا آن طور که در نظر گرفته شده است یا نه.)

• آزمون تجربه

(با کارکنان مجرب سازمان خود صحبت کنید، ببینید چه ورودی هایی دارند.)

یک سازمان از تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار چه سودی می برد؟

به طور کلی، تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار به شرکت ها درک بهتری از نحوه اجرای فرآیندها و نحوه بهبود آن ها می دهد.

رایج ترین مزایای تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار:

• مستندات واضح از فرآیند و درک بیش تر

• داده های قوی در مورد نحوه انجام فرآیند

• شناسایی موانعی که باعث تاخیر در فرآیندهای خاص می شود.

• کدام اقدامات کاربر مانع از فرآیند می شود و ناکارآمدی کجا قرار دارد را شناسایی می کنید.

• آموزش بهتر برای کارکنان جدید که این فرآیند را انجام می دهند.

BPA ممکن است از طیف وسیعی از ابزارها و روش های مختلف برای تشریح فرآیندها از زوایای مختلف به منظور اندازه گیری عملکرد آن ها استفاده کند. نرم افزار اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار از این داده ها برای تجزیه و تحلیل چگونگی عملکرد فرآیندهای فعلی برای دستیابی به اهداف تجاری و ارائه توصیه های مرتبط استفاده می کند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

ابزارهای رایج برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار

اگر ابزار واقعی برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار نداشته باشید، مراحل و تکنیک ها خیلی کمکی نمی کنند. ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار به طور خاص برای کار با مراحل و تکنیک های تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار طراحی شده اند.

اکثر مجموعه‌های محبوب BPM دارای ابزارهای تحلیل و مدل‌سازی داخلی هستند.

https://kissflow.com/workflow/bpm/business-process-analysis/