مشاور فرآیند کسب و کار یک مشاور خارجی است که با تحقیق و تجزیه و تحلیل فرآیندها و سیستم هایی که یک کسب و کار پیاده سازی می کند، به کسب و کارها کمک می کند. پس از انجام این کار، او توصیه هایی را برای بهبود این فرآیندها و شیوه ها با توجه به بهبود کارایی کلی ارائه خواهد کرد. مشاور همچنین ممکن است در طراحی شبیه سازی برای آزمایش بهبودهای فرآیند پیشنهاد هایی داشته باشد. یک مشاور فرآیند کسب و کار به طور کلی به مدیریت ارشد گزارش می دهد.
سوال – آیا واقعاً اجازه می دهید که یک فرآیند حیاتی کسب و کار در کسب و کار شما رها شود؟
اگرچه اولین برداشتی که ممکن است از این تعریف کوتاه به دست آورید این است که مشاوران فرآیند کسب و کار مداخله‌گرانی هستند که دستمزد می‌گیرند، اما چیزهای بیش تری در این مورد وجود دارد.
یک مشاور حرفه ای واقعی در این زمینه وسعت و عمق تجربه زیادی خواهد داشت و به احتمال زیاد دارای مدارک بسیار چشمگیر خواهد بود.
اگر برداشت شما اکنون از "من این مداخله گر را نمی خواهم!" به "من نمی توانم برای چنین حرفه ای هزینه کنم!" تغییر یافته است، ممکن است حق با شما باشد. به هر حال، هرکسی که دارای اعتبار برای مشاوره فرآیند کسب و کار باشد، آدم کوچکی نیست. پس یک زمینه کسب و کار بزرگ وجود خواهد داشت که مملو از دستاوردهای باورنکردنی جهت افزایش کارایی است. یعنی باید این طور باشد. به هر حال، شما نمی خواهید به یک دانشجوی فارغ التحصیل اجازه دهید که آزمون و خطای خود را با درهم ریختن روشی که کسب و کار شما انجام می دهد، انجام دهد.
مشاوره فرآیند کسب و کار چگونه کار می کند؟
مشاوره فرآیند کسب و کار، کار سختی است. یک مشاور حتی ممکن است تیمی را برای کمک، استخدام کند. برای شروع، تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، بر روی کاغذ کافی نیست. باید آن ها را در عمل مشاهده کرد و یک نگاه سریع برای ارائه داده هایی که مشاور بتواند از روی آن در مورد کل فرآیند نتیجه گیری کند، کافی نخواهد بود.
بنابراین، اولین قدمی که یک مشاور فرآیند کسب و کار برمی‌دارد این است که فرآیندهای کسب‌وکار خود را از نزدیک، اگر نه بیش تر از آنچه که قبلاً انجام می‌دهید، بشناسد. او افراد شما را در محل کار زیر نظر خواهد داشت و در صورت لزوم سوالاتی را برای شفاف سازی می پرسد.
در حال حاضر، مشاور فرآیند کسب و کار تلاش می کند تا راه های کارآمدتری برای مدیریت فرآیندهای مشاهده شده بیابد. او به دنبال ناکارآمدی‌ها در سیستم خواهد بود و به دنبال راه‌هایی برای از بین بردن آن‌ها خواهد بود تا کار بتواند روان‌تر و کارآمدتر جریان داشته باشد. زمینه های بهبود عبارتند از:
- تنگناهایی که کار در یک منطقه انباشته می شود.
- استفاده ناکارآمد از منابع
- استفاده ناکارآمد از زمان
- فرآیندهای زائد که می توانند حذف شوند.
- فرآیندهای اضافی که می توانند خودکار شوند.
- بروز خطاهایی که نیاز به انجام مجدد بخش‌هایی از فرآیند دارد.
- چیدمان های فیزیکی که زمان لازم برای تکمیل یک کار را افزایش می دهد.
- حوزه هایی که ارتباطات ضعیف یا عدم پاسخگویی بر بهره وری تأثیر می گذارد.
در نهایت، مشاور فرآیند کسب و کار به مدیریت گزارش می دهد، زمینه های بهبود را مشخص می کند و پیشنهاداتی برای بهبود ارائه می دهد. در مواردی خاص، مشاور یا صاحب کسب‌وکار می‌خواهد ببیند که جریان‌های کاری پیشنهادی جدید در عمل، چگونه عمل می‌کنند و سپس یک اجرای آزمایشی راه‌اندازی می‌شود.
چگونه متوجه شوید که آیا این مداخله موثر خواهد بود؟
موفقیت مداخله یک مشاور فرآیند کسب و کار به کیفیت مشاوره بستگی دارد. اگر تصمیم به استفاده از مشاور دارید، باید نتایج گذشته را بررسی کنید و اطلاعات خود را مستقیماً از مشتریان آن مشاور دریافت کنید. یک مشاور واقعا خوب ممکن است نیازی به تجربه در زمینه کاری شما نداشته باشد، اما هر چه حوزه تخصصی تر باشد و تجربه کمتری در این زمینه داشته باشد، انجام ارزیابی اولیه زمان بیش تری می برد.
مزایای استفاده از مشاور فرآیند کسب و کار
یکی از بزرگ ترین مزایای استفاده از مشاور فرآیند کسب و کار این است که شما یک "جفت چشم تازه" به دست می آورید. وقتی درگیر مسائل هستیم، تشخیص ناکارآمدی هایی که برای یک ناظر بیرونی به طرز دردناکی آشکار است، می تواند دشوار باشد.
از آن جایی که یک مشاور فرآیند کسب و کار مناسب از صلاحیت بالایی برخوردار است و از پیشینه تجاری قوی برخوردار است، شما نیز از این تجربه بهره مند خواهید شد و اگرچه شما مطمئناً برای زمانی که این حرفه ای در سازمانتان فعالیت می کند هزینه خواهید کرد، اما هنوز هم هزینه بسیار کم تری نسبت به استخدام فردی با آن سطح مهارت به عنوان کارمند پرداخت خواهید نمود.
در نهایت، یک مشاور فرآیند کسب و کار کاملاً صادق است و با طرح مسائلی که ممکن است کارکنان شما تمایلی به جلب توجه شما نداشته باشند، راحت خواهد بود. به عنوان مثال، اگر احساس مالکیت قوی نسبت به فرآیندهایی که معرفی کرده اید دارید، ممکن است کارکنان شما از ترس اینکه شما را آزار دهند، تمایلی به گفتن نقص ها به شما نداشته باشند.
معایب استفاده از مشاور فرآیند کسب و کار
اگرچه دریافت نظرات یک فرد خارجی می تواند ارزشمند باشد، اما این شخص ممکن است درک کافی و عمیق از کاری که انجام می دهید و این که چرا تصمیم گرفته اید برخی فرآیندها را به روشی خاص انجام دهید را نداشته باشد. داستان‌های موفقیت زیادی ناشی از استفاده از مشاوران فرآیند کسب‌وکار وجود داشته است، اما سهم نسبتاً زیادی از ناامیدی‌ها نیز وجود داشته است که در آن شرکت‌ها احساس می‌کنند که در به دست آوردن توصیه‌های مناسب شکست خورده‌اند.
برای به حداکثر رساندن شانس خود برای به دست آوردن یک نتیجه خوب، شما و مشاورتان باید از قبل با یکدیگر ملاقات کنید تا بتوانید انتظارات خود را مورد بحث قرار داده و دلایلی را که فکر می کردید مشاوره فرآیند کسب و کار می تواند به شرکت شما کمک کند را روشن کنید. این امر مشاور را در طول ارزیابی فرآیند کسب و کار راهنمایی می کند.
جایگزینی برای استفاده از مشاور فرآیند کسب و کار
شما یا یک کارمند مورد اعتماد می‌توانید فرآیند ارزیابی گردش کار رابه هر شکل ممکن انجام دهید. شما مزیت یک جفت چشم تازه را نخواهید داشت، اما مزیت دانش از قبل موجود شرکت خود را خواهید داشت. اگر بتوانید با آماده کردن خود برای نزدیک شدن به این فرآیند با ذهنی باز، موضع گیری را تا حد زیادی از بین ببرید، می‌توانید به همان اندازه که یک مشاور قرار است کارآمدی ایجاد نماید، زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید.
نقطه ضعف اصلی این جایگزینی، زمانی است که طول خواهد کشید. شما و کارکنانتان از قبل وظایفی برای انجام دادن دارید و مگر این که گردش کار شما به دقت ردیابی شود، ممکن است حوزه های مهمی را که نیاز به توجه دارند از دست بدهید.
ما به شما روش هایی ارائه می دهیم که با آن می توان گردش‌های کاری را با جزئیات ردیابی کرد و حتی زمانی که تمام توجه تان به کار نیست، می‌توانید تجزیه و تحلیل‌هایی را پس از این واقعیت ترسیم کنید تا ببینید هر بخش از یک فرآیند چگونه پیش می‌رود.
هنگامی که مناطق مشکل زا را شناسایی کردید، فقط باید بفهمید که علت مشکل چیست. پرداختن به آن ممکن است به این معنی باشد که باید گردش کار را تنظیم کنید، تجهیزات جدید را برای آسان‌تر کردن کار کارمندان خود جایگزین کنید، یا حتی کارکنان اضافی را برای مقابله با حجم کار در مناطق خاص به کار بگیرید.
اگر دلایل ایجاد مشکل در جریان فرآیند کار مشخص نباشد، حداقل می‌دانید که برای تعیین اینکه چگونه می‌توانید کارایی را بهبود ببخشید، به بررسی دقیق‌تری نیاز دارند.
ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.
https://tallyfy.com/business-process-consultant/
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است