مراحل چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار - چرخه عمر bpm

1401/12/26
مراحل چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار - چرخه عمر bpm

چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار، که به آن چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار و یا چرخه عمر مدیریت فرایندهای کسب و کار نیز گفته می شود، شامل 5 مرحله و یک ورودی به چرخه می باشد. منظور از چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار این است که تعیین کنیم چه مراحلی در روند مدیریت فرآیند کسب و کار ما تکرار شود تا  فرآیند های عملیاتی و مدیریتی در سازمان ما در یک سیکل و چهارچوب درست قرار گیرد.

در ادامه این مقاله از سایت فرآیند کسب و کار پارس، ما قصد داریم برای هدایت کسب و کار و سازمان شما، چرخه عمر bpm یا چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار را که شامل 5 مرحله می باشد شرح دهیم و بگوییم برای عبور موفقیت آمیز در هر مرحله چه کارهایی را باید انجام دهید. لطفا ادامه مقاله را با دقت و تا انتها بخوانید:

چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
چرخه عمر bpm شامل پنج مرحله است: طراحی فرآیند، مدل‌ سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌ سازی.

هر مرحله از چرخه عمر bpm بر اساس مرحله قبلی ساخته شده است. با پیروی کردن از چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار، نیازهای کسب و کار شما برآورده می شوند و میتوانید این اطمینان را داشته باشید که فرآیند کسب و کار سازمان شما به طور مداوم بهبود می یابد و با اهداف استراتژیک سازمان شما هماهنگ پیش می رود.

با نداشتن فرآیندی هماهنگ و منظم در سازمان، کسب و کار شما در معرض شکست و اخلال های احتمالی قرار میگیرد. برای حل این مشکل، سازمان ها می بایست با اثراتی که این شکست های فرآیندی بر روی سازمان آن ها می گذارند آشنا شده و آن را کاملا درک کنند و گام های حیاتی در اجرای مدیریت فرآیند کسب و کار خود اتخاذ کنند.

پنج مرحله مدیریت فرآیند کسب و کار شامل چه مواردی است؟
بیایید هر مرحله از چرخه عمر BPM را با جزئیات کامل بررسی کنیم:

چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار شامل 5 مرحله می باشد. برای راه اندازی چرخه BPM به سایت مدیریت فرآیند پارس مراجعه نمایید

طراحی فرآیند


مرحله طراحی فرآیند، پایه و اساس راه مدیریت فرآیند کسب و کار موفق است. این مرحله شامل درک وضعیت فعلی فرآیند کسب و کار شماست و یک برنامه بهبود کسب و کار ایجاد می کند.

مرحله طراحی فرآیند در چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار، اهدافی که میخواهید به آن ها برسید را شناسایی می کند و با تعیین این که کدام فرآیند ها باید برای رسیدن به آن اهداف دوباره طراحی شودند آغاز می گردد.

سوالاتی که به شما کمک می کند مرحله طراحی فرآیند را طی کنید این است که:

اهداف تجاری شما چیست؟
برای دستیابی به این اهداف چه فرآیندهایی باید بهبود یابند؟
نقاط دردناک فعلی در فرآیند کسب و کار چیست؟
وضعیت فعلی فرآیند شما چگونه است؟
چه کسی باید در مرحله طراحی فرآیند مشارکت داشته باشد؟
مرحله طراحی باید شامل یک تیم یا گروهی از ذینفعان باشد که مسئول فرآیندهای طراحی مجدد هستند. این شامل تحلیلگران کسب و کار، صاحبان فرآیندها و کارشناسان این موضوع در سازمان شما می شود. مرحله طراحی همچنین می تواند شامل ایجاد یک مورد تجاری برای ابتکار BPM باشد که مزایا و هزینه های مورد انتظار را مشخص می کند.

مرحله طراحی بسیار حیاتی است زیرا به کسب و کارها اجازه می دهد تا در مورد فرآیندهای خود به طور کلی فکر کنند و راه هایی را برای بهینه سازی آنها شناسایی کنند.

وقتی شروع به کار می کنید، ذینفعان و فرآیندهای کمتری خواهید داشت. در ابتدا این که فرآیندهای کسب و کار خود را تنظیم کنید و هر روز آنها را اجرا کنید برای شما آسان خواهد بود. اما وقتی کسب و کار خود را گسترش می‌دهید، فرآیندهای شما در قالب الگوهای قابل پیش‌بینی قرار می‌گیرند. تیم ‌های شما دیگر نمی‌توانند فرآیندهایی را که اکنون اجرا می شوند و ممکن است در اجرا به به مشکل برخورد کنند را مدیریت کنند. تمرکز نیروی انسانی بر روی چنین فرآیندهای گسترده و یکنواختی می تواند منجر به خطا شود

مدلسازی فرآیند


مرحله بعد از این که شما فرآیند کسب و کار خود را طراحی کرده اید این است که آن را مدلسازی کنید. اما سوال اینجاست که منظور از مدلسازی فرآیند چیست؟

مدلسازی فرآیند یعنی رسم فلوچارت نموداری که بر روی کامپیوتر خود باید آن را رسم کنید و به صورت بصری مراحل فرآیند را برای کارکنان سازمان خود بکشید. هنگامی که ورودی ها و خروجی های هر فرآیند را شناسایی کردید، حالا نوبت به رسم فلوچارت نموداری فرآیند است.

باید در فلوچارت رسم کنید که اگر مثلا یک سفارش در سازمان شما لغو شد، دقیقا چه اتفاقی می افتد؟ یا اگر مشتری سازمان شما درخواست بازپرداخت کند، چه مسیری را کارمندان شما باید برای او انجام دهند تا پول به حساب مشتری بازگردد؟

در مدلسازی فرآیند که مرحله دوم چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار است، شما باید مراحل فرآیند را به ترتیب متوالی به صورت بصری نمایش دهید تا کارمندان شما تصویر واضحی از نحوه عملکرد خود در داخل فرآیند داشته باشند.

در نهایت بعد از مدل سازی فرآیند، می بایست فرآیند ها را بر اساس هزینه ها و مزایا ارزیابی کنید تا مواردی که ضروری هستند را نگه داری و موارد اضافه را به طور کلی از فرآیند مدل سازی شده حذف کنید. یک مدل سازی جدید بر اساس تغییرات ایجاد کرده و وارد مرحله سوم چرخه مدیریت کسب و کار شوید.

اجرای فرآیند


اجرا و پیاده سازی فرآیند کسب و کار سومین مرحله در چرخه عمر مدیریت فرایندهای کسب و کار است. در این مرحله شما همه برنامه ریزی ها و کارهایی که در تئوری مطرح شده است را به صورت عملی در کار خود انجام میدهید. البته می بایست در مقیاس کوچک تر از کل فرآیند، به صورت آزمایشی و توسط گروه کوچکی از کارمندان اجرا و پیاده سازی فرآیند را شروع کنید تا مطمئن شوید اگر طبق برنامه اجرا کنید به مشکل بر می خورید یا خیر.

برخی فرآیند های رایج سازمان ها مثل تایید اسناد، گزارش هزینه، سفارش خرید و ... اقداماتی دارند که نیاز به مداخله نیروی انسانی نیست. نرم افزار BPM در اتوماسیون گردش کار این کار را برای شما انجام می دهد. اما اگر در مرحله اجرا و پیاده سازی فرآیند کسب و کار، این اقدامات با نتیجه کلی کسب و کار شما هماهنگ نباشد، انطباق فرآیند در این مرحله به خطر می افتد.

نظارت بر فرآیند


برای مانیتور کردن و نظارت موثر بر فرآیندهای کسب و کار خود، باید مجموعه ای از معیارها و KPI ها را برای ردیابی و اندازه گیری ایجاد کنید. شما نمی توانید چیزی را که نمی توانید اندازه گیری کنید، بهبود بخشید. روش نظارت به نوع کسب و کار شما و فرآیند های خاص در سازمان شما بستگی دارد و با توجه به معیارهایی مثل میزان خطا، رضایت مشتریان، زمان چرخه فرآیند ها و توان عملیاتی شما در اجرا متفاوت خواهد بود.

با نظارت بر روند BPM میتوانید، کل چارچوب فرآیند را از آنچه روز به روز و دقیقه به دقیقه اتفاق می افتد آگاه شوید و آن را به فرآیندهای تجاری نهایی خود تبدیل کنید. در واقع نظارت بر فرآیند کسب و کار به شما کمک می ‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را از نظر کمی و کیفی به صورت ملموس ببینید.

شما در این مرحله که گامی حیاتی در چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار است، می توانید با نظارت خود، تنگناها و بخشی از فرآیند که نیاز به بهبود دارند را به عنوان یک فرصت شناسایی کنید و سپس به مرحله بعدی چرخه ورود پیدا کرده و آن بخش را بهینه کنید.

بهینه سازی فرآیند


تبریک می گویم! شما به مرحله نهایی چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار رسیده اید. اگر شما از یک سیستم نظارتی مناسب برای مدیریت فرآیند های خود استفاده کنید می توانید برای بهینه سازی و بهبود فرآیند های کسب و کار خود نیز اقدام کنید. در بهینه سازی مدیریت فرآیند کسب و کار از معیارهای اندازه گیری برای بازبینی استفاده می شود تا فرآیندها با موفقیت بهینه شده و تلاش های بیهوده به حداقل برسد و کیفیت خروجی نیز افزایش یافته و به کیفیت مطلوب برسیم.

در مرحله بهینه سازی فرآیندها که مرحله نهایی چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار است، فرآیندهای تجاری که قبلا در مراحل اول تا چهارم طراحی، مدلسازی، اجرا و نظارت شده اند، بهینه شده و بهبود مستمر می شوند تا زمان اجرا کاهش یافته و فرآیند کسب و کار ساده تر و کارآمدتر شود.

این مرحله بهینه سازی فرآیند اهمیت زیادی دارد چرا که مستقیما می تواند به کسب و کار کمک کند تا به نتیجه دلخواه خود برسد و هزینه ها کاهش یابد.

سخن پایانی مدیریت فرآیند پارس

مدیریت فرآیند کسب و کار یک فرآیند تکراری است که در یک چرخه با 5 مرحله قرار میگیرد. این چرخه عمر مدیریت فرایندهای کسب و کار باید به طور مداوم در هر مرحله بازبینی شده و بهبود یابند. اگر شما قصد دارید کسب و کار خود را وارد چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار کنید تا از رقبا جلو بمانید و بهترین خدمات را به مشتریان خود ارائه کنید، مدیریت فرآیند پارس برای ارائه مشاوره و طراحی فرآیند به شما کمک می کند.

برای خدمات پیاده سازی فرآیند کسب و کار خود، می توانید صفحه پیاده سازی مدیریت فرآیند در سایت مدیریت فرآیند پارس را مشاهده نمایید.

دیدگاه ها

هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.




تماس فوری
تماس فوری