مقایسه فرآیند کسب و کار و گردش کار

توضیحات متفاوتی در مورد اصطلاح "گردش کار" وجود دارد. WfMC، اصطلاح گردش کار را چنین تعریف می کند: «اتوماسیون بخشی از یک فرآیند کسب و کار یا کل فرآیند است که طی آن اسناد، اطلاعات یا وظایف، طبق مجموعه ای از قوانین،  از یک عامل به شخص دیگر برای انجام عمل منتقل می شود."

همچنین بیان می کند که اصطلاحات 'گردش کار' و 'مدیریت گردش کار' مترادف هستند.

در مقابل، WfMC اصطلاح "فرآیند کسب و کار" را به عنوان "مجموعه ای از یک یا چند رویه یا فعالیت مرتبط به هم تعریف می کند که به طور کلی یک هدف تجاری یا یک هدف از سیاست های کاری را تحقق می بخشند. به طور معمول در داخل متن ساختار سازمانی، نقش ها و روابط عملکردی را تعریف می کند."

"فرآیند کسب و کار" همچنین تعریف کلی تری هم دارد: فرآیندی که می تواند برای هر نوع فرآیندی (به عنوان مثال، فرآیند فیزیکی یا بیولوژیکی) به کار برده شود.

با توجه به تعاریف فوق، معنای اصطلاحات "فرآیند کسب و کار" و "گردش کار" متفاوت است، اما با این حال به هم مرتبط هستند:

• فرآیند کسب و کار به هر نوع روندی از فعالیت ها (دستی یا خودکار) مربوط می شود که یک هدف تجاری را تحقق می بخشد.
• گردش کار یک فرآیند کسب و کار است که تنها تا حدی خودکار شده است.

مدیریت گردش کار و مدیریت فرآیند کسب و کار

اصطلاحات 'مدیریت گردش کار' و 'مدیریت فرآیند کسب و کار' هر دو با جنبه های اصلی مدیریت مرتبط هستند، البته با تعدادی اشتراک و تفاوت.

همان طور که قبلاً گفته شد، اصطلاحات 'گردش کار' و 'مدیریت گردش کار' می توانند به عنوان مترادف شناخته شوند. این منطقی است، زیرا Workflow سیستمی را نشان می دهد که از قبل به طور خودکار وظایف مربوطه را مدیریت می کند.

از طرف دیگر، اصطلاح "فرآیند کسب و کار" عمومی تر است، اگرچه مدیریت آن معنای خاصی دارد.

طبق گفته گارتنر، اصطلاح « مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)» تعریف زیر را دارد: مهم ترین رشته ها برای موفقیت BPM مربوط به موضوعات غیر فنی است، مانند تغییر نگرش و فرضیات افراد بر اساس ایجاد یک چارچوب مرجع یا چشم انداز جدید (یعنی چشم انداز فرآیند) برای ارزیابی عملکرد تجاری سازمان ها. "

BPM معمولاً توسط مجموعه فعالیت های زیر که در یک چرخه سازمان یافته است، نشان داده می شود

• تعريف كردن
• مدل یا طراحی
• شبیه سازی
• پیاده سازی یا استقرار
• اجرا کردن
• مانیتور
• تجزیه و تحلیل
• بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

بر خلاف مدیریت گردش کار، مدیریت فرآیند کسب و کار معنای جداگانه ای دارد:

 مدیریت فرآیند کسب و کار یک رشته مدیریت است که فرآیندهای کسب و کار را به عنوان دارایی های سازمانی در نظر می گیرد.

سیستم های مدیریت گردش کار و سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار

اصطلاحات 'سیستم مدیریت گردش کار' و 'سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار' مربوط به راه حل های فناوری اطلاعات هستند که مفاهیم جداگانه ای دارند. WfMC یک سیستم مدیریت گردش کار را چنین تعریف می کند: این سیستم ها، شرکت کنندگان و در صورت لزوم، استفاده از ابزارها و برنامه های IT را فراخوانی می کنند."

در عمل، WfMS معمولاً یک راه حل IT نسبتاً ساده است که اسناد و وظایف را در یک فرآیند تجاری خاص به کاربران مناسب هدایت می کند. جریان فرآیند عمدتا ثابت است و توانایی ادغام بین سیستم های خاص گردش کار و سایر سیستم های خارجی اغلب محدود است.

"سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)" فناوری استفاده شده برای اجرای BPM است.

در مقایسه با WfMS ، BPMS پیچیده تر است. به این دلیل که سعی دارد فرآیندهای کسب و کار را از روش "end to end" خودکار کند. این بدان معنی است که BPMS باید شامل ابزارها و فناوری های مورد نیاز برای پشتیبانی از وظایف انسانی همراه با برنامه های پردازش ماشین باشد، به گونه ای که به شرکت امکان مدیریت انعطاف پذیر کار خود را بدهد.

یک BPMS معمولاً شامل قابلیت های گزارش گیری و نمودارسازی است که به کاربران نهایی و مدیران امکان می دهد تا زمان تولید و پاسخ فرآیندهای کسب و کار را درک کنند. بر خلاف WfMS ، BPMS سیستم های متفاوتی را به هم متصل می کند و امکان به اشتراک گذاری یکپارچه داده ها و کنترل همگانی را از یک رابط واحد فراهم می کند.

سیستم های مدیریت گردش کار راه حل های متمرکز و اختصاصی فناوری اطلاعات هستند که فعالیت های خاص تجاری را خودکار می کند. از طرف دیگر، سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار راه حل های غیر متمرکز و عمومی فناوری اطلاعات هستند که پشتیبانی از کل چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار را ارائه می دهند.

نتیجه گیری

به طور خلاصه، یک گردش کار بیان گر یک رویکرد و فناوری برای اتوماتیک کردن جریان ساده وظایف در یک زمینه خاص تجاری است. در این میان فرآیند کسب و کار اصطلاح عام تری است که معمولاً شامل جریان پیچیده ای از کارهای خودکار و غیر خودکار است.

از آن جا که فرآیندهای کسب و کار دارایی های سازمانی هستند که ارزش تجاری ایجاد می کنند، باید مدیریت شوند و به طور سیستماتیک به عنوان بخشی از روند بهبود مستمر ساخته شوند، که معمولاً برای دستیابی به این هدف به پشتیبانی IT مناسب از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز است.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

https://blog.goodelearning.com/subject-areas/bpmn/business-process-vs-workflow/