بهبود فرآیند مستمر (CPI)

 بهبود مستمر فرآیند (CPI) تضمین می کند که کسب و کار شما به سمت تلاش و  بقا حرکت می کند. با ارزیابی مجدد و بهبود مداوم فرآیندهای کسب و کار، سازمان شما کارآمدتر، نوآورتر و چابک تر خواهد شد.اگر امروز به تمام شرکت های بزرگ یا موفق نگاه کنید، به ندرت شرکتی را خواهید یافت که فرآیندها یا محصولات خود را به طور سیستماتیک ممیزی و تجزیه و تحلیل نکند.

 بهبود فرآیند مستمر (CPI) چیست؟ 

طبق تعریف، بهبود فرآیند مستمر (CPI) عمل اجرای بهبود در یک محصول، خدمات یا فرآیند است. این تغییرات می تواند افزایشی (در طول زمان) یا پیشرفت (به یکباره) باشد.

نکته کلیدی در اینجا استمرار است - CPI یک ابتکار یک بار مصرف نیست. شما فقط یک فرآیند خاص را یک بار بهینه نمی کنید، به خودتان تلنگری می زنید و آن را هر از گاهی فراخوانی می کنید. هنگامی که با یک ابتکار بهبود فرآیند موفق شدید، باید به طور دوره ای به گذشته نگاه کنید و ببینید آیا تغییراتی وجود دارد که می توانید ایجاد کنید. فکر کنید، سخت‌افزار، نرم‌افزار، روش‌شناسی و ... جدید اتخاذ کنید.

تکنیک های بهبود مستمر فرآیند (CPI)

اعمال بهبود مستمر فرآیند در شرکت شما، به شما بستگی دارد. شما باید اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما انگیزه کافی برای اجرای طرح های BPI دارند (ما در ادامه نحوه انجام این کار را توضیح خواهیم داد). برای کمک به بهبود فرآیندها، می توانید از یکی از بسیاری از ابزارهای بهبود مستمر استفاده کنید ...

نقشه برداری فرآیند کسب و کار

به احتمال زیاد، شما واقعاً هر یک از فرآیندهای کسب و کار خود را به طور خلاصه نمی دانید. برای درک بهتر چگونگی و چرایی فرآیندی که روی آن کار می کنید، باید یک نقشه فرآیند کسب و کار ایجاد کنید. ساده ترین راه ایجاد یک فلوچارت شامل مراحل مختلف فرآیند است. بنابراین برای مثال، در اینجا یک نقشه فرآیند برای حضور کارکنان وجود دارد ...

برای ایجاد نقشه، سه گزینه دارید ...

    قلم و کاغذ – ساده ترین راه این است که فقط یک تکه کاغذ بگیرید و فلوچارت را بکشید.

    نرم افزار فلوچارت – نرم افزار اختصاصی برای ایجاد نقشه های فرآیند. مزیت این نرم افزار این است که می توانید آن را به صورت دیجیتالی با کارمندان خود به اشتراک بگذارید.

هنگامی که یک نقشه فرآیند دارید، می توانید از تکنیک چرخه دمینگ برای بهبود فرآیند استفاده کنید.

هنوز مطمئن نیستید که دقیقاً نقشه برداری فرآیند چگونه کار می کند؟ ما شما را سرزنش نمی کنیم، ایجاد یک نقشه فرآیند به این آسانی نیست. راهنمای ما را بخوانید تا مراحل دقیقی را که برای ترسیم فرآیندهای کسب و کار خود باید بردارید، بیاموزید.

چرخه دمینگ (PDCA)

چرخه دمینگ که با نام PDCA نیز شناخته می شود، مفهومی است که توسط دکتر ادواردز دمینگ معرفی شده است. 4 مرحله برای آن وجود دارد ...

    طرح - شناسایی یک هدف، تدوین یک نظریه، تعریف معیارهای موفقیت و اجرای یک برنامه

    انجام - اجرای طرح در مقیاس کوچک برای اثبات یا رد اعتبار آن

    بررسی - اندازه گیری و نظارت بر نتایج برای آزمایش اعتبار طرح. این امکان شناسایی مشکلات بالقوه و زمینه های بهبود را فراهم می کند.

    Act – استفاده از دانش به دست آمده از مراحل قبل و به کار گیری آن. این مفهوم می‌تواند به معنای اجرای آن در مقیاس وسیع‌تر باشد یا چرخه را مجدداً راه‌اندازی کند و درس‌های آموخته‌شده را برای تغییر برنامه به سمت بهتر به کار گیرد.

نرم افزار مدیریت فرآیند

هنگامی که یک فرآیند را بهبود می‌دهید، باید مطمئن شوید که آن ها ثابت هستند. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به شما این امکان را می دهد که این کار و موارد دیگر را انجام دهید.

شما می توانید یک فرآیند دیجیتال ایجاد کنید و نرم افزار به اجرای آن رسیدگی خواهد کرد. به جای این که کارمندان خود را از هرگونه تغییر در فرآیند مطلع کنید، به سادگی آن را در سیستم به روز می کنید و به طور خودکار به آن ها اطلاع داده می شود.

علاوه بر این، نرم افزار BPMS به طور خودکار وظایف را بین کارمندان شما هدایت می کند و مطمئن می شود که همه کار را انجام می دهند.

 ایجاد فرهنگ برای بهبود مستمر فرآیند (CPI) 

اگر شما شخصاً هر ابتکار بهبود فرآیند را رهبری می‌کنید، احتمالاً تغییر پایداری ایجاد نمی‌کنید. بیش تر اوقات، این کارمندان هستند که می دانند چگونه با این فرآیند بهترین کار را انجام دهند، نه سرپرست آن ها. شما می خواهید آن ها را با ابزارها و توانایی انجام بهبود فرآیند در صورت لزوم توانمند کنید.

کلید ایجاد فرهنگ بهبود مستمر فرآیند، تبدیل آن به بخشی از فرهنگ شرکت است. باید از بالا به پایین از سازمان شروع شود – باید از بخش های مدیریتی آغاز کنید تا پیشنهاداتی در مورد بهبود فرآیند ارائه دهد. این به نوبه خود، از مدیریت به کارمندان سازمان سرازیر می‌شود.

به طور مشخص، باید سیستمی وجود داشته باشد که به ابتکار عمل پاداش دهد. هرکسی که یک یا دو ایده را ارائه می دهد (خواه اجرا شده باشد یا نه)، باید تشویق شود و به او پاداش داده شود.

نمونه ای از سیستمی که می توانید از آن استفاده کنید "Kaizen Corner" است. در این سیستم همه کارکنان شما می توانند پیشنهاداتی در مورد چگونگی بهبود فرآیندها ارائه دهند و طی سه مرحله این پیشنهادات بررسی شود.

پیشنهادات همه بررسی و ارزیابی می شود. کارکنان از دلایل پذیرش برخی پیشنهادات و رد برخی دیگر آگاه می شوند. این رویه به شما کمک می کند تا به تیم تان نشان دهید که نظرات آن ها ارزشمند است، خواه پیشنهادات آن ها اجرا شود یا خیر.

برای اطمینان از این که کارمندان در درازمدت کار بهتری انجام دهند، آموزش تحلیل فرآیند برگزار کنید.

برای کمک به بهبود فرآیند، مشوق های متفاوتی را برای کارکنان ارائه دهید. این مشوق ها می تواند به صورت پرداخت پاداش، هدایای فیزیکی و غیره باشند.

هنگامی که فرهنگ را ایجاد کردید، باید به ایجاد یک تیم ویژه برای نوآوری های موفق فکر کنید. کارمندان متوسط ​​شما در کمک به نوآوری های افزایشی - یافتن ایرادات جزئی در فرآیند و ارائه پیشنهادات – گزینه های عالی هستند.

برای پیشرفت نوآوری، به تیم تخصصی تری متشکل از مهندسان نیاز دارید. مواقعی وجود خواهد داشت که استفاده از فناوری جدید، به عنوان مثال، می تواند یک فرآیند را 2 برابر موثرتر کند. تیمی از متخصصان به یافتن چنین موقعیت‌هایی و ایجاد راه‌حل‌های پیچیده‌تر کمک می‌کنند.

سوال  اینجاست که آیا فرآیندها باید بهبود یابند، حذف شوند یا مختل شوند؟ برای مثال، یک تیم شش سیگما در یک شرکت جهانی محصولات مصرفی، زمان زیادی را صرف ساده‌سازی جریان‌های اطلاعاتی بین دفتر مرکزی و نیروی فروش میدانی کردند، اما در مورد نحوه استفاده از اطلاعات در نهایت سؤال نکردند. زمانی که این کار را انجام دادند، توانستند بسیاری از داده‌ها را حذف کنند و هزاران ساعت را که برای فعالیت‌های رویاروی با مشتری صرف شده بود، آزاد کنند.

ترکیبی از نوآوری تدریجی و موفقیت آمیز تضمین می کند که شرکت شما تا آنجایی که می تواند، کارآمد باشد و به شما برتری نسبت به رقبا بدهد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

https://tallyfy.com/continuous-process-improvement/