چگونه کارایی فرآیند را بهبود بخشیم؟

در پی انتشار ویروس  COVID-19، سازمان ها در هر صنعت برای افزایش انعطاف پذیری عملیاتی و تقویت مسیرهای اصلی، در حال تسریع در ابتکارات خود برای تغییر دیجیتال هستند. اما دستیابی به این اهداف بیش تر از داشتن یک فرآیند کاری خوب طراحی شده یا اجرای فناوری های نوآورانه اتوماسیون است. سازمان ها باید برنامه ای برای بهبود کارایی فرآیند داشته باشند.

کارایی فرآیند چیست؟

کارایی فرآیند میزان تلاش لازم برای دستیابی به یک هدف تجاری است. به عنوان مثال، تولید محصول یا ارایه خدمات. از این لحاظ، کارایی فرآیند معیاری از عملکرد است که زمان و هزینه های اجرای فرآیند کسب و کار را در بر می گیرد.

برای اندازه گیری کارایی فرآیند، سازمان ها معمولاً از برخی فرمول های زیر استفاده می کنند:

(مقدار خروجی ها / مقدار ورودی ها) x 100

هر نتیجه ای بیش از 100٪ برای ارزش افزوده سازمان در نظر گرفته می شود.

به عنوان مثال، فرض کنید یک تولید کننده خودرو 20 کارگر استخدام کند که توانایی تولید روزانه 1 ماشین را دارند.

ارزش خودرو 30،000 دلار و هزینه تولید 50،000 $ است. روند تولید سازنده با کارایی 60٪ (30،000 $ / 50،000 $ 100 $) کار می کند. این روند کارآمد نیست.

اما اگر این 20 کارگر بتوانند روزانه 20 اتومبیل با هزینه تولید 150 هزار دلار تولید کنند، چه می کنید؟

در این حالت فرآیند تولید با کارایی 400٪ (600،000 $ / 150،000 $ 100 $) کار می کند و این یک فرآیند کارآمد کسب و کار است.

بدیهی است که این یک نمونه بسیار ساده از روند پیچیده است. بسته به پیچیدگی یک فرآیند کسب و کار ، ممکن است معیارهای دیگری نیز وجود داشته باشد که مربوط به اندازه گیری کارایی فرآیند باشد.

به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد کیفیت، بهره وری منابع، زمان تولید یا توان عملیاتی را در نظر بگیریم.

مزایای فرآیندهای کارآمد

فرآیندهای کارآمد از ویژگی های مشترک سازمان های موفق است. سازمان هایی که به بهره وری فرآیند می رسند، مزایای زیر را تجربه می کنند:

•  بهره وری بیش تر: با به کارگیری موثر اشخاص و ماشین آلات، عملکرد در اوج بهره وری افزایش می یابد.
• تجربیات مشتری بهبود می یابد: فرآیندهای ناکارآمد منجر به تجربه های پراکنده و ناامیدکننده مشتری می شود. ایجاد انتقال بی وقفه بین کانال ها و آزاد کردن کارمندان برای صرف وقت بیش تر برای کمک به مشتریان، منجر به تجربه های بهتر می شود.
•  افزایش سودآوری سازمان ها: سازمان ها با افزایش تولید همزمان با کاهش هزینه ها، سودآوری خود را تقویت می کنند.
• کاهش خطاها و بهبود انطباق: فرآیندهای کارآمد از فناوری های اتوماسیون برای جایگزینی کارهای دستی استفاده می کنند. این موضوع باعث کاهش خطاهای پرهزینه می شود. علاوه بر این هنگام بروز خطاها، سازمان ها فرآیندهایی برای رفع آن ها در نظر گرفته اند.
•  افزایش انعطاف پذیری: تأکید بر لزوم انعطاف پذیری عملیاتی مسئله ای همگانی برای سازمان هاست. با فرآیندهای کارآمد، سازمان ها می توانند سریعاً و با کم ترین اختلال در عملکرد خود، با شرایط سازگار شوند.

بهبود بهره وری فرآیند در حالی که روند بهبود کارایی بسته به نیازها و چالش های منحصر به فرد آن ها در سازمان ها متفاوت است، اما معمولاً شامل 4 مرحله کلی است:

ترسیم فرآیندهای موجود

ترسیم فرآیند یک ابزار مدیریتی بسیار موثر است که برای به تصویر کشیدن بصری جریان کار و شرکت کنندگان درگیر در یک فرآیند کسب و کار استفاده می شود. نقشه های فرایند متنوع و مختلفی وجود دارند که می توانید از آن ها استفاده کنید.

برخی از آن هایی که معمولاً مورد استفاده قرار می گیرند، شامل نمودار جریان، نمودار swimlane، نقشه جریان مقادیر و نمودارهای BPMN است. ذینفعان می توانند نقشه های فرآیند را به صورت دستی با ترسیم نمودار با دست یا استفاده از راه حل نرم افزاری مدیریت فرآیند کسب و کار با کد حجم  (BPM) با قابلیت نقشه برداری فرآیند تهیه کنند.

یک نرم افزارbpm  سازگار با BPMN 2.0 مزایای دیگری فراتر از نقشه برداری فرآیند اساسی ارائه می دهد. BPMN 2.0 یک سیستم علامت گذاری استاندارد است که به طور گسترده ای در دنیای مدیریت فرآیند کسب و کار شناخته شده و مورد استفاده قرار می گیرد. کاربران می توانند نمودارهای BPMN ایجاد کنند که می تواند به صورت گرافیکی تعریف شود، تفسیر شود و با یک موتور BPMN اجرا شود. این امر باعث می شود که سازمان ها بتوانند پیشرفت های فرآیند را راحت تر انجام دهند و فرایندهای کسب و کار خود را تنظیم کنند.

گلوگاه ها و مناطق بهبود را مشخص کنید

با استفاده از نقشه فرآیند خود، مواردی را که با روند کسب و کار موجود شما به خوبی کار می کند و یا به درستی کار نمی کنند را شناسایی کنید. در این فرآیند به دنبال گلوگاه ها بگردید و روش رفع مشکلات احتمالی را با ذینفعان اصلی در میان بگذارید. انجام کارهای دستی وقت گیر و مستعد خطا را شناسایی کنید و در نظر بگیرید که چگونه می توانید فناوری های اتوماسیون را برای بهبود کارایی فرآیند پیاده سازی کنید.

روند جدید خود را برنامه ریزی کنید

یک نقشه فرآیند جدید ایجاد کنید که روند بهبود یافته را نشان دهد. نقشه را با ذینفعان اصلی به اشتراک بگذارید و برای دیدن روش های جایگزین و کارآمدتر با آن ها همکاری کنید. کارایی فرآیند یک فرآیند مداوم است که شامل آزمون و خطا است. ممکن است دریابید که این پیشرفت ها در عمل به خوبی کار نمی کنند یا راه حل های کارآمدتر و مقرون به صرفه ای وجود دارد. با توجه به آنچه در طول مسیر یاد می گیرید، به ادامه پیشرفت های تدریجی ادامه دهید.

فرآیند جدید را در سطح سازمانی به اشتراک بگذارید

دستیابی به بازده فرآیند بیش از نمودار کردن یک فرآیند است. این تغییرات باید به سایر اعضای سازمان اعلام شود تا مدیریت و کارکنان نقش ها و مسئولیت های خود را درک کنند.

از طریق استاندارد سازی، سازمان ها در فرآیندهای تجاری کسب و کار خود به ثبات می رسند و کارایی را افزایش می دهند، زیرا تغییرات کمی در انجام وظایف وجود دارد.

تحقیقات نشان می دهد سازمان هایی که ارتباطات درون سازمان را در اولویت قرار می دهند، خصوصاً در مورد اجرای تغییرات مربوط به اتوماسیون، از موفقیت بیش تری برخوردار می شوند.

به عنوان مثال، رهبران مشاغل سازمان هایی که دارای ابتکارات اتوماسیون موفق هستند، 7 برابر بیش تر از سایرین گزارش می دهند که هنگام اجرای تلاش های اتوماسیون، تغییرات را اعلام می کنند.

بهبود بهره وری فرآیند ، مزایای زیادی دارد که فراتر از فقط بهبود نتیجه کار شما است. کارایی فرآیند از سلامت سازمانی پشتیبانی می کند و هم به مدیریت و هم به کارمندان این توانایی را می دهد که بهترین کار خود را انجام دهند.

سازمان های بی شماری در سراسر جهان برای بهبود بهره وری از فرآیندهای کسب و کار و تغییر شغل خود، به نرم افزار BPMN 2.0 کد کم حجم سازگار باBPMN 2.0 ،   ProcessMaker اعتماد می کنند.

https://www.processmaker.com/blog/improve-process-efficiency/