هفت نوع روش بهبود فرآیندهای کسب و کار

هفت روش مختلف برای بهبود فرآیندهای کسب و کار وجود دارد که تیم شما می تواند از آن ها برای کاهش ناکارآمدی ها استفاده کند. در بیش تر موارد، روشی که انتخاب می‌کنید بستگی به این دارد که چرا می‌خواهید فرآیندهای خود را بهبود ببخشید و به دنبال بهبود چه چیزی هستید.

در این مقاله به بررسی این 7 روش بهبود فرآیند خواهیم پرداخت.

1. روش شناسی شش سیگما

شش سیگما یک روش بهبود فرآیند است که هدف آن به حداقل رساندن میزان تغییرات در محصول نهایی است. این فرآیند که در سال 1986 توسط مهندس آمریکایی و کارمند موتورولا بیل اسمیت توسعه یافت، از داده های آماری به عنوان معیار برای کمک به رهبران کسب و کار برای درک چگونگی عملکرد فرآیندهایشان استفاده می کند. یک فرآیند اگر کمتر از 3.4 عیب در هر یک میلیون چرخه ایجاد کند بهینه در نظر گرفته می شود.

شش سیگما اغلب در تولید استفاده می شود، عمدتاً به این دلیل که به به حداقل رساندن نقص ها و ناهماهنگی ها کمک می کند. هدف در اینجا بهینه سازی برای ثبات است که در نهایت منجر به رضایت مشتری می شود.

دو فرآیند اصلی در شش سیگما استفاده می شود: DMAIC برای فرآیندهای موجود و DMADV برای فرآیندهای جدید. از آن جایی که این مقاله به طور خاص بر روی بهبود فرآیندهای موجود تمرکز دارد، اجازه دهید به فرآیند DMAIC بپردازیم.

فرآیند DMAIC چیست؟

DMAIC یک فرآیند شش سیگما است که برای بهینه سازی فرآیندهای موجود استفاده می شود. DMAIC مخفف جملات زیر است:
فرصت بهبود را تعریف کنید.
عملکرد فرآیندهای موجود خود را اندازه گیری کنید.
فرآیند را برای یافتن عیوب و علل ریشه ای تجزیه و تحلیل کنید.
فرآیندها را با پرداختن به علل ریشه ای بهبود بخشید.
هرگونه فرآیند بهبود یافته را کنترل کنید و عملکرد فرآیند آینده را برای اصلاح انحرافات ارزیابی کنید.

بخش عمده ای از بهبود فرآیند DMAIC در مرحله تجزیه و تحلیل اتفاق می افتد. در مرحله تجزیه و تحلیل DMAIC، تیم ها از نمودار استخوان ماهی یا نمودار ایشیکاوا برای تجسم علل احتمالی نقص محصول استفاده می کنند. سر نمودار استخوان ماهی مشکل اولیه را بیان می کند - سپس همانطور که ستون فقرات ماهی را دنبال می کنید، هر دنده دسته بندی های مختلفی از مسائل را فهرست می کند که می تواند منجر به مشکل اولیه شود. این نوع تحلیل بصری راه خوبی برای شناسایی مسائل مختلفی است که یک علت اصلی می تواند ایجاد کند.

2. مدیریت کیفیت جامع (TQM)

مدیریت کیفیت جامع (TQM) یک روش مشتری مدار است که شامل بهبود مستمر در طول زمان است. این تکنیک اغلب در پروژه های مدیریت زنجیره تامین و رضایت مشتری استفاده می شود. TQM به شدت به تصمیمات مبتنی بر داده و معیارهای عملکرد متکی است. در طول فرآیند حل مسئله، از معیارهای موفقیت استفاده می کنید تا تصمیم بگیرید که چگونه می توانید یک فرآیند را بهبود بخشید.

برخی از ویژگی های کلیدی TQM به شرح زیر است:

•    تمرکز بر مشتری: هدف نهایی TQM همیشه سود بردن مشتری نهایی است. اگر تیم شما بر بهبود کیفیت متمرکز است، از خود بپرسید که چگونه این تغییر فرآیند ممکن است بر تجربه مصرف کنندگان نهایی محصول شما تأثیر بگذارد.
•    مشارکت کامل تیم: برخلاف سایر روش‌های بهبود فرآیند، TQM شامل کل تیم می‌شود نه فقط تولید. در نتیجه، ممکن است در نهایت به دنبال راه‌هایی برای بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار محور، مانند فروش و بازاریابی باشید تا به نفع مصرف‌کننده نهایی باشد.
•    بهبود مستمر: بهبود مستمر در کسب و کار ایده ایجاد تغییرات کوچک با هدف بهینه سازی مستمر فرآیندها است. وقتی صحبت از کسب و کار می شود، تنوع زیادی وجود دارد، و بهبود مستمر به تیم شما کمک می کند تا زمانی که شرایط بیرونی تغییر می کند، سازگار شوند.
•    تصمیم گیری مبتنی بر داده: به منظور اعمال بهبود مستمر فرآیند، باید به طور مداوم داده ها را برای تجزیه و تحلیل نحوه عملکرد فرآیندها جمع آوری کنید. این داده‌ها می‌توانند به شناسایی مکان‌هایی که ممکن است ناکارآمدی وجود داشته باشد و کجا باید ابتکارات بهبود را متمرکز کرد، کمک کند.
•    فرآیند محور: هدف اصلی اجرای TQM بهبود فرآیندها است. سایر روش‌های بهبود فرآیند مانند شش سیگما برای به حداقل رساندن میزان نقص‌ها کار می‌کنند، در حالی که TQM برای کاهش ناکارآمدی کار می‌کند.

3. تولید ناب

این شکل از بهبود فرآیند نام‌های بسیاری دارد که تولید ناب رایج‌ترین آن‌ها است. همچنین ممکن است به عنوان تولید ناب یا تولید به موقع نیز شناخته شود. لین که توسط جیمز پی ووماک، دنیل جونز و دنیل روس در کتاب «ماشینی که جهان را تغییر داد» تعریف کرد، پنج اصل اصلی را بر اساس تجربیات نویسندگان در تولید تویوتا برجسته می‌کند.

5 اصل تولید ناب به شرح زیر است:
•    ارزش را شناسایی کنید
•    نقشه برداری جریان ارزش
•    جریان ایجاد کنید
•    کشش را برقرار کنید
•    پیشرفت مداوم

4. بهبود مستمر (کایزن)

فلسفه ژاپنی کایزن مدل بهبود مستمر را راهنمایی می کند. کایزن از این ایده متولد شد که زندگی باید به طور مداوم بهبود یابد تا بتوانیم زندگی رضایت‌بخش‌تری داشته باشیم.

همین مفهوم را می توان در کسب و کار نیز به کار برد - زیرا تا زمانی که شما به طور مداوم در حال پیشرفت هستید، کسب و کار شما می تواند موفق تر شود. هدف از بهبود مستمر، بهینه سازی برای فعالیت هایی است که ارزش آفرینی می کنند و از شر هر گونه زباله خلاص می شوند.

سه نوع زباله وجود دارد که کایزن قصد دارد آنها را حذف کند:
•    مودا (اسراف): اعمالی که منابع را مصرف می‌کنند اما ارزش اضافه نمی‌کنند.
•    مورا (ناهمواری): تولید بیش از حد که ضایعاتی را مانند محصول اضافی به جا می گذارد.
•    موری (بار اضافی): فشار بیش از حد بر منابع، مانند ماشین آلات فرسوده یا کارمندان بیش از حد کار می کنند.

5. قانون برنامه ریزی برای بررسی (PDCA)

چرخه PDCA شکل تعاملی حل مسئله است. برای بهبود فرآیندها و اعمال تغییرات استفاده می شود. PDCA زمانی که والتر شوهارت روش علمی را برای کنترل کیفیت اقتصادی به کار برد، ایجاد شد. بعدها، این ایده توسط دبلیو. ادواردز دمینگ که ایده شوهارت را گسترش داد و از روش علمی برای بهبود فرآیند علاوه بر کنترل کیفیت استفاده کرد، بیشتر توسعه یافت.

چهار مرحله اصلی برای چرخه PDCA وجود دارد:

•    برنامه ریزی: در مورد مشکلی که می خواهید حل کنید تصمیم بگیرید و برای حل آن برنامه ای ایجاد کنید.
•    اجرا کنید: طرح را در مقیاس کوچک آزمایش و اجرا کنید.
•    بررسی کنید: نحوه انجام اقدامات در مرحله Do را مرور کنید.
•    عمل: پس از بررسی نتایج آزمون، تصمیم بگیرید که آیا می خواهید تغییر را در مقیاس بزرگتر اجرا کنید یا خیر.

PDCA یک چرخه بهبود است. این بدان معناست که این مراحل را می توان تا زمانی که تیم شما به نتیجه دلخواه برسد تکرار کرد.

6. تجزیه و تحلیل 5 چرا

تجزیه و تحلیل 5 چرا یک تکنیک بهبود فرآیند است که برای شناسایی علت اصلی یک مشکل استفاده می شود. در تئوری این یک فرآیند واقعاً ساده است: شما گروهی از سهامداران را که در یک شکست درگیر بودند جمع می‌کنید، و یک نفر می‌پرسد: "چرا این اشتباه پیش رفت؟" این سوال را تقریباً پنج بار تکرار کنید، تا زمانی که به علت اصلی یک مشکل برسید. هدف تجزیه و تحلیل 5 چرا، شناسایی مسائل درون یک فرآیند است، اما نه خطای انسانی.

در اینجا یک مثال مطرح می شود:

مشکل: شکایات مشتریان در مورد محصولات آسیب دیده افزایش یافته است.
•    "چرا این اتفاق افتاد؟" زیرا بسته بندی برای محافظت از محصولات کافی نبود.
•    چرا بسته بندی برای محافظت از محصولات کافی نبود؟ از آنجایی که تیم آزمایش بسته بندی آزمایشی را از سطح خاصی از استرس عبور نکرد.
•    "چرا تیم بسته بندی را بیشتر آزمایش نکرد؟" زیرا فرآیندهای استاندارد فعلی نشان داد که آزمایش نشان داده شده کافی است.
•    "چرا فرآیند استاندارد فعلی نشان داد که این آزمایش کافی است؟" زیرا این فرآیند برای محصول قبلی ایجاد شده است و نه این محصول فعلی که در حال بازگشت آسیب دیده است.
•    "چرا فرآیند جدیدی برای محصول جدید وجود نداشت؟" زیرا الگوی پروژه برای عرضه محصولات جدید شامل تست استرس بسته بندی جدید نمی شود.

از این مثال می‌توانید ببینید که تیم تا زمانی که خطای فرآیندی را که باید اصلاح شود را شناسایی کردند، «چرا» پرسیدند - در این مورد، یک مرحله «بسته‌بندی جدید تست استرس» را به الگوی راه‌اندازی محصول خود اضافه کردند. هنگام کار با ذینفعان در فرآیندهایی مانند این، مهم است که مسائل را شناسایی کنید و مراحل بعدی را با هم ایجاد کنید تا تولید شما بهبود یابد.

7. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM، عمل تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای کسب و کار است. مانند هر موجود ارگانیک، کسب و کارها در طول زمان رشد می کنند و تغییر می کنند. ممکن است تیم شما فرآیندهایی را اجرا کرده باشد که در زمانی که تیم شما کوچک بود کار می کردند، اما با رشد شما ممکن است این فرآیندها به گونه ای مقیاس نشوند که به تیم شما اجازه دهد تا حد ممکن کارآمد باشد.

در بیش تر مواقع، BPM به تیم ها کمک می کند تا تنگناها، راه های خودکارسازی کار دستی و استراتژی هایی برای بهبود ناکارآمدی ها را شناسایی کنند. پنج مرحله اصلی برای مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد.

•    تجزیه و تحلیل: به فرآیندهای فعلی خود نگاه کنید و آنها را از ابتدا تا انتها ترسیم کنید. این معمولاً به عنوان نقشه برداری فرآیند شناخته می شود.
•    مدل: پیش نویسی را ترسیم کنید که می خواهید این فرآیند چگونه باشد. در حالت ایده‌آل، هر گونه ناکارآمدی را در مرحله اول پیدا خواهید کرد، و می‌توانید نحوه حل آن‌ها را در این مرحله پیش‌نویس کنید.
•    پیاده سازی: مدل خود را عملی کنید. در طول این مرحله، تعیین معیارهای کلیدی موفقیت بسیار مهم است تا بتوانید ارزیابی کنید که آیا تغییرات ایجاد شده موفق بوده اند یا خیر.
•    نظارت: تصمیم بگیرید که آیا پروژه شما موفق است یا خیر. آیا معیارهای موفقیتی که در مرحله سه شناسایی کردید در حال بهبود هستند؟
•    بهینه سازی: همانطور که فرآیند تکامل می یابد، به دنبال ناکارآمدی در فرآیند خود باشید و به طور مداوم بهینه سازی کنید.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.