برای درک آنچه که ممکن است با نقشه های فرآیند اشتباه شود، ابتدا باید بدانید که چرا نقشه های فرآیند مفید هستند.یک نقشه فرآیند برای نشان دادن نحوه انجام یک کار خاص ایجاد می شود. نقشه فرآیند مانند یک چک لیست است، مگر این که اجازه دهد برخی از حوادث احتمالی رخ دهد.
به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است به مرحله 3 برسد و بسته به نتیجه آن مرحله، ممکن است بین مراحل 4a یا 4b یکی را انتخاب کند. این یکی از مزایای اصلی چیدمان سیستم ها به این روش است.
اکنون که می دانید چرا نقشه های فرآیند برای سازمان شما بسیار ارزشمند هستند، آماده باشید تا اشتباهات رایج نقشه برداری فرآیند که افراد هنگام ایجاد نقشه ها انجام می دهند، تحقیق کنیم.
1. ساختن نقشه های فرآیند بسیار پیچیده
خوب است بدانید که یک نقشه فرآیند مانند یک چک لیست خطی نیست. اما خیلی اوقات، شخصی که مسئول ترسیم نقشه فرآیند است، برای هرگونه احتمالی که ممکن است اتفاق بیفتد نقشه را توسعه می دهد و در نهایت نقشه ای گیج کننده و بیش از حد پیچیده برای کاربر نهایی به وجود می آید.
یک راه ساده برای جلوگیری از این اشتباه غم انگیز، دقیق تر بودن است. به جای جمع آوری همه این ها در یک نقشه، چرا چندین نقشه برای یک کار ایجاد نکنید؟
اگر امکانات زیادی وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند، پس باید کار پیچیده باشد. بنابراین بی دلیل نیست که چندین نقشه تهیه کنید که طیف کاملی از مراحل لازم برای تکمیل کار را شامل می شود.
2. هرگز نقشه های فرآیند خود را به روز نکنید
سیستم ها باید اسناد زنده ای باشند که به طور مداوم به روز می شوند. آنچه امروز کارآمد است ممکن است فردا ناکارآمد باشد. آنچه امروز قانونی است ممکن است فردا مطابق استانداردها نباشد. استفاده از یک ابزار یا برنامه خاص نیز می تواند تأثیر بسزایی در نحوه انجام یک کار داشته باشد.
نقشه های فرآیند اغلب به دلایل زیر به روز نمی شوند:
- هیچ کس مسئول به روزرسانی و به روز نگه داشتن نقشه ها نیست.
- هیچ زمان یا منبعی برای به روزرسانی دوره ای نقشه ها در نظر گرفته نشده است.
- درک نقشه ها بسیار پیچیده و دشوار است (نکته اول را نیز ببینید).
- هیچ یادآوری کننده ای برای بررسی نقشه ها و به روز رسانی آن ها در نظر گرفته نشده است.
بنابراین راه حل این است که برعکس عمل کنید. کسی را پیدا کنید (یا کسی را استخدام کنید) تا نقشه های فرآیند را مدیریت و نظارت کند. مدتی را به مرور منظم اختصاص دهید و یادآوری کننده ای (یعنی در برنامه تقویم) قرار دهید تا مطمئن شوید نقشه های فرآیند در صورت لزوم بررسی می شوند. تا جایی که ممکن است نقشه های فرآیند خود را ساده نگه دارید.
3. تلاش برای ایجاد بیش از حد سریع نقشه ها
سیستم ها ممکن است هیجان انگیزترین جنبه در راه اندازی و ایجاد یک کسب و کار نباشند و با این حال، کسانی که قدرت و ارزش این نقشه ها را درک می کنند تمایل دارند کمی از ایجاد نقشه ها هیجان زده شوند.
اما خواه به دلیل نگرانی از ایجاد نقشه های فرایند باشد، خواه به دلیل هیجان اولیه ایجاد سیستم برای کسب و کار شما، سرعت زیاد در کار می تواند مشکل ساز باشد. چون به ناچار، مراحل را از دست می دهید یا اطلاعات کافی را در اختیار کاربر نهایی قرار نمی دهید.
به جای سرعت بخشیدن به این فرایند، به خودتان زمان دهید تا نقشه های فرآیند را توسعه دهید. نقشه ها را با کارکنان خود آزمایش کنید و بازخورد آن ها را دریافت کنید. پس از گذراندن این مراحل، نقشه های فرآیند خود را نهایی کنید.
4. عدم استفاده از نماد استاندارد شده
این اشتباه می تواند همراه با اشتباه شماره سه باشد. ممکن است شما یک روش استاندارد برای اطلاع رسانی نقشه های فرآیند خود در سراسر جهان نداشته باشید. این مسئله مطمئناً باعث ایجاد سردرگمی می شود، به ویژه اگر کارکنان یکسانی از نقشه های مختلف فرآیند استفاده کنند که همه آن ها متفاوت به نظر می رسند.
متن، اشکال (مانند جعبه، بیضی، الماس و غیره)، زبان خاصی که در هر سند استفاده می شود - اگر این موارد یکسان نباشد، می تواند کارکنان شما را گیج کرده و حتی منجر به اشتباهات پرهزینه شود.
بنابراین، در مورد قراردادها زود تصمیم بگیرید و هنگام ایجاد نقشه های فرایند خود به آن ها مراجعه کنید. اگر یک نفر مسئول است، مطمئن شوید که یادداشت های نقشه برداری را همیشه در کنار خود دارد. اگر چندین نفر در حال ایجاد و مدیریت نقشه های فرایند هستند، مطمئن شوید که یک راهنما به اشتراک گذاشته شده است و یافتن آن آسان است.
5. بیش از حد خاص بودن یا عدم اختصاص کافی
منظور از نقشه های فرآیند مدخل های دائرالمعارف نیست. توضیح نا کافی هم می تواند منجر به سردرگمی فرد مسئول برای استفاده از نقشه روند و تکمیل یک کار خاص شود.
کلماتی مانند "شروع" و "پایان" واضح هستند و لزوماً نیازی به توضیح ندارند. ممکن است بخواهید در صورت نیاز به حضور آن ها در اسناد و مدارک خود، آن را در نظر بگیرید. اگر باعث وضوح بیش تری می شوند، آن ها را رها کنید. اگر نه، پس حذف شان کنید.
عباراتی مانند "حرکت به جایگاه" می تواند مبهم باشد و برای توضیح آنچه باید اتفاق بیفتد کافی نیست. اگر قصد ارائه اسناد تکمیلی را دارید، این مورد خوب است. اما در غیر این صورت، ممکن است جزئیات بیش تری را در نظر بگیرید.
بهترین راه برای جلوگیری از این اشتباه دریافت بازخورد منظم از کسانی است که از نقشه های فرآیند شما استفاده می کنند. سپس می توانید بر اساس آنچه آن ها به شما گفته اند نقشه ها را تنظیم کنید و نقشه های تان را تا زمان نهایی شدن به طور دقیق تنظیم کنید.
چه اشتباهات دیگری در فرآیند نگاشت می دانید؟
نقشه های فرآیند ابزارهای فوق العاده ارزشمندی هستند که می توانند به شما کمک کنند تا کسب و کار خود را خودکار نموده و به کارمندان خود کمک کنید تا وظایف خود را با کارآیی بیش تری انجام دهند.
زمان و تلاش لازم برای ایجاد نقشه های فرآیند کار را نباید دست کم گرفت. ممکن است لازم باشد چندین هفته روی نقشه های خاصی کار کنید تا برای استفاده کارمندان تان آماده شوند. نیازی به عجله در روند نیست، بهتر است به اندازه کافی وقت بگذارید و این کار را درست انجام دهید. چرا که ارزش تلاش را خواهد داشت.
گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.
https://creately.com/blog/diagrams/process-mapping-mistakes/
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است