4 مرحله از اتوماسیون فرآیند کسب و کار

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (Business Process Automation) چیست؟ طبق قانون 80-20 اصل پارتو، هر کسب و کاری دارای وظایفی است که به 80 درصد از کل تلاش، پول و زمان نیاز دارد، اما تنها با 20 درصد تلاش به آن می رسد - هر سازمانی با وظایفی که اغلب پیش پا افتاده و تکراری هستند، عقب نگه داشته می شود. هدف اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار استفاده از فناوری و نرم افزار برای خودکارسازی چنین وظایفی، صرفه جویی در زمان، پول و نیروی انسانی است.

اتوماسیون فرآیند کسب و کار تقریبا در هر صنعتی نفوذ کرده است، زیرا گسترش فناوری های نوآورانه همراه با چالش های عملیاتی بی سابقه، همچنان به تغییر شکل کار ادامه می دهد.

به گفته مک کینزی، "تقریبا هر شغلی دارای پتانسیل اتوماسیون جزئی است، زیرا بخشی از فعالیت های آن می تواند خودکار انجام شود.

ما تخمین می زنیم که تقریبا نیمی از فعالیت هایی که در دنیا بابت آن به کارمندان حقوق پرداخت می شود، می تواند با تطبیق فناوری های نشان داده شده در حال حاضر به طور خودکار انجام شود.

"این رقم تقریباً 15 تریلیون دلار دستمزد است."

به طور حتم، عصر اتوماسیون در اکثر سازمان ها به خوبی در جریان است.

 طبق نظرسنجی جهانی McKinsey در سال 2020 از رهبران تجاری که طیف گسترده ای از صنایع را در بر می گیرد، تقریباً 66٪ از رهبران تجاری، گزارشگر برنامه های آزمایشی برای خودکارسازی حداقل یک فرآیند کسب و کار هستند.

با این وجود موفقیت ناچیزی به دست آمده است، فقط 15% از سازمان ها برنامه اتوماسیون را تنظیم کرده اند و فناوری ها را با موفقیت در چندین فرآیند مقیاس بندی کرده اند.

در حالی که اتخاذ یک فناوری اتوماسیون واحد می تواند با از بین بردن وظایف دستی کارایی را افزایش دهد، اما برای موفقیت در اتوماسیون کافی نیست.

سازمان هایی که در تلاش های خودکارسازی فرآیند کسب و کار موفق بوده اند، بیش تر از بقیه اتوماسیون را به عنوان یک اولویت استراتژیک تعیین می کنند. آن ها یک رویکرد سیستماتیک را در پیش می گیرند و به دنبال دستیابی به مزایایی بیش از خودکارسازی وظایف هستند.

در حقیقت، طبق مطالعه اخیر مک کینزی "فقط 5 ددرصد از پاسخ دهندگان در شرکت های موفق می گویند که روش های استقرار آن ها موقت بوده است، در حالی که 19 درصد دیگر موفقیت را گزارش نمی دهند."

یک رویکرد سیستماتیک جامع و موثر برای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار از 4 مرحله تجزیه و تحلیل، پیاده سازی ، یکپارچه سازی و نگهداری و پشتیبانی تشکیل شده است.

Business Process Automation به ساده‌ سازی وظایف و جریان‌های کاری فردی کمک می‌ کند و می‌ تواند به عنوان یک خط مونتاژ تجسم شود و نیاز به نیروی کار اضافی را از بین ببرد. اتوماسیون مدتی است که وجود داشته است. در واقع، در کنار هوش مصنوعی و بیت کوین، یکی از کلیدواژه های مهم این دهه بود.

با این حال، اتوماسیون بخشی از یک تغییر پارادایم بوده است که باعث تحول تجارت را از نظر دیجیتالی شده است. بخشی از این صنعت گسترده‌ تر اتوماسیون BPA است، رویکردی جدید برای بهینه‌ سازی عملیات تجاری، بهبود شایستگی‌ های اصلی و کاهش هزینه‌ ها. نتیجه این تغییر این است که صنعت فرآیند کسب وکار اتوماسیون با نرخ رشد سالانه بسیار بالای ۱۳.۳ درصد در حال رشد است و انتظار می رود در سه سال آینده به بیش از ۱۲ میلیارد دلار ارزش بازار برسد.

عملیلت خودکارسازی کسب و کار با تجزیه و تحلیل محیط کار و شناسایی وظایفی که تکراری و نسبتا ساده هستند، آغاز می شود.هنگامی که عملیات کسب وکار را خودکار در نظر می گیریم، اولویت بندی وظایف بصورت زیر هستند: وظایف دستی تکراری وظایفی که در جریان های کاری مختلف تکرار می شوند، گردش‌های کاری ناکارآمد یا قدیمی که نیاز به ارتباطات غیرضروری دارند و وظایف ضروری یا وظایفی که بصورت فوری باید اصلاح شوند.

1. تحلیل و بررسی

قبل از این که یک سازمان بتواند یک فناوری اتوماسیون فرآیند کسب و کار را در گردش کار خود پیاده کند، دستیابی به شناخت کامل از نحوه کار یک فرآیند و همچنین زیرساخت ها و توانایی های موجود در سازمان بسیار مهم است.

پیاده سازی یک فناوری اتوماسیون در یک فرآیند، بدون درک کامل از تأثیری که روی یک فرآیند خاص یا سایر فرآیندهای کسب و کار خواهد گذاشت، اغلب می تواند منجر به کاهش بهره وری و کارایی شود.

هنگامی که ذینفعان فرآیند و سیستم های فعلی را تجزیه و تحلیل کردند، می توانند فناوری های اتوماسیونی را انتخاب کنند که به بهترین وجه نیازها و اهداف آن ها را محقق کند.

 سازمان های تازه وارد به اتوماسیون فرآیند کسب و کار باید همزمان با یک فناوری BPA شروع به کار کنند.

گرچه درست است که دستیابی به اتوماسیون در حد معیار، مستلزم استفاده از انبوهی از فناوری ها است، اما سازمان ها باید آن ها را به صورت تدریجی پیاده سازی کنند تا اطمینان حاصل کنند که مطابق آنچه در نظر گرفته شده، کار می کنند.

2. اجرا

در طول مرحله پیاده سازی، ذینفعان فناوری اتوماسیون فرآیند کسب و کار را که در فاز 1 انتخاب شده است، تنظیم و سفارشی می کنند.

ذینفعان وظایفی مانند ایجاد لیست عملکرد، آموزش کاربران نهایی و اختصاص دسترسی کاربران به سیستم را تعیین می کنند.

فناوری های اتوماسیون فرآیند کسب و کار تحت آزمایشات گسترده ای قرار می گیرند تا اطمینان حاصل کنند که سیستم ها مطابق برنامه عمل می کنند و برای برآوردن اهداف سازمان کافی هستند.

3. ادغام

در مرحله ادغام اتوماسیون فرآیند کسب و کار، ذینفعان فناوری های جدید اتوماسیون را با سیستم های سازمانی و راه حل ها ادغام می کنند.

علاوه بر این، داده های منابع مختلف معمولاً در طی این مرحله ترکیب و تلفیق می شوند. ادغام تا حد زیادی از طریق API انجام می شود.

مجموعه هوشمند مدیریت فرآیند کسب و کار (iBPMS) با ساده سازی و تسریع در روند ادغام می تواند اثرگذار باشد.

4. نگهداری و پشتیبانی

اتوماسیون فرآیند کسب و کار یک ابتکار مداوم و طولانی مدت است.

سازمان ها برای شناسایی ناکارآمدی ها و گلوگاه ها باید به تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار خود ادامه دهند. iBPMS به سازمان ها اجازه می دهد تا فناوری های پیشرفته نظارت بر فرآیند مانند کشف فرآیند و استخراج فرآیند را با یکدیگر ادغام کنند.

این فناوری ها فرآیندهای کسب و کار را در زمان واقعی رصد می کنند تا تصمیم گیری و اقدامات اصلاحی سریع انجام شود.

سازمان ها همچنین باید به طور مداوم راه حل های اتوماسیون فرآیند کسب و کار خود را به روز کنند و اطمینان حاصل کنند که کل سازمان به پشتیبانی فنی دسترسی دارد.

پذیرش گسترده کاربران باعث ایجاد فرهنگ اتوماسیون می شود و شانس موفقیت را بسیار افزایش می دهد. ProcessMaker یک iBPMS با کد کم حجم ارائه می دهد که به سازمان ها کمک می کند تا در 4 مرحله اتوماسیون فرآیند کسب و کار پیشرفت کنند تا بتوانند به میزان قابل قبولی از اتوماسیون در سازمان خود دست یابند و کسب و کار خود را متحول کنند.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

منبع : https://www.processmaker.com/blog/the-4-phases-of-business-process-automation/