زمان استفاده از RPA در یک فرآیند کسب و کار

 بسیاری از سازمان ها مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود را بسیار دشوار می دانند. علاوه بر این، خودکار کردن یک فرآیند بد لزوماً آن را بهتر نمی‌کند - فقط در کوتاه‌مدت هزینه آن را کاهش می‌دهد. هدف کلی باید در جهت مؤثرتر و کارآمدتر کردن فرآیندها باشد. سازمان‌هایی که ذهنیت فرآیند محوری دارند، تلاش‌های ساده‌ای را برای بهبود فرآیندهای خود انجام می‌دهند.

در ادامه چند روش برای بهینه سازی فرآیند کسب و کار ذکر شده است:

• بهبود گردش کار
• کاهش سیلوهای داده و تنگناها
• چابکی برای تغییر شرایط
• اتوماسیون فرآیند بهینه سازی

در عصر دیجیتال، شرکت ها باید استراتژی ای را بپذیرند که شامل یک تحول دیجیتالی کامل باشد. وقتی از فناوری‌ها برای مدیریت مؤثر فرآیند کسب‌وکار استفاده می‌شود، مزایای زیربنایی و قریب‌الوقوع زیادی وجود دارد. مثلا:

• تضمین کیفیت
• افزایش شفافیت
• کاهش خطرات و خطرات احتمالی
• استفاده بهینه از منابع
• ثبات
• انطباق صنعت / نظارتی / دولتی

در واقع، BPM یکی از مرسوم‌ترین موضوعات در مدیریت سازمانی امروزی است که اخیراً با اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) مطابقت دارد. با این حال، هنوز این فرض اساسی وجود دارد که BPM و RPA متدولوژی های رقیب هستند. در واقع، RPA و BPM می توانند به عنوان بخشی از یک راه حل بهبود فرآیند چند وجهی به طور یکپارچه با هم کار کنند.

RPA  به BPM نیاز دارد.

در گسترده‌ترین مفهوم،RPA  از ربات‌ها برای تکرار یک فعالیت انسانی استفاده می‌کند. اگرچه، نباید آن را با هوش مصنوعی (AI) اشتباه گرفت. هوش مصنوعی برنامه های تجاری بسیاری را ارائه می دهد، اما RPA نمی تواند از تجربه درس بگیرد. علاوه بر این، RPA معنی را مانند AI تفسیر نمی کند. در نتیجه، RPA به سرعت بخشیدن به گردش کارهای تکراری و کم اهمیت کمک می کند.

RPA برای جایگزینی کامل انسان ها طراحی نشده است. اگرچه طبق گفته گارتنر، زمانی می توان از RPA بهترین استفاده را کرد که سازمان ها مراقب پیکربندی انتظارات سیستمی و نحوه استفاده از ربات ها به عنوان بخشی از اتوماسیون و استراتژی تحول دیجیتال باشند.

RPA نمی تواند مسائل رویه ای و جریان های کاری را که نیاز به تصمیم گیری انسانی دارند حل کند. از سوی دیگر، RPA می تواند برای موثرتر کردن BPM موجود استفاده شود. آیا این معنی لازم را می رساند؟ بیایید در بخش بعدی کمی عمیق تر بگردیم.

ایجاد تحول دیجیتال استراتژیک

اگر سازمان شما نیاز به بهینه سازی و مدیریت انتظارات فرآیند دارد، این امر به ترکیبی از دو راه حل RPA و BPM نیاز دارد.

هنگامی که این دو برای تعامل با یکدیگر پیکربندی می شوند، فرآیندهای RPA می توانند از یک فرآیند تجاری آغاز شوند. برای توضیح ساده‌تر، RPA با خودکار کردن فعالیت‌های تکراری مانند ایجاد گزارش‌های واریانس، جمع‌آوری گزارش‌های انطباق سالانه، یا حتی پردازش تخفیف‌ها، به BPM شما یک مزیت تاکتیکی می‌دهد. در حالی که نرم‌افزار BPM شما کارهایی را انجام می‌دهد که به هوش و پیچیدگی بیش تری نیاز دارند.

برای دستیابی به چابکی سازمانی واقعی، شرکت شما باید آماده باشد تا چیزهای جدید را امتحان کند، نتایج را تجزیه و تحلیل کند و فرآیندهای جدید را به سرعت اجرا کند.

اگر کسب‌وکار شما به نقطه‌ای رسیده است که تجربه‌های ارزشمندی داشته باشد، پس به یک استاد واقعی چابکی سازمانی تبدیل شده است. بخشی از چابکی سازمانی، به کارگیری RPA با فرآیندهای BPM شما است تا نه تنها برای کسب و کار بلکه برای مشتری نیز ارزشمندتر شود. وقتی کارمندان و فرآیندهای تجاری کارآمدتر باشند - همه برنده می شوند.

مثال هایی از زمان استفاده از RPA در فرآیندهای تجاری

یکی از موانع بسیاری که صنعت بانکداری با آن روبروست، نمای ذهنی ادراک است. عموم مردم همچنان ممکن است اتوماسیون را تهدیدی برای قابلیت استخدام خود بدانند. با این حال، بسیاری از بانک ها متوجه می شوند که همکاری بین RPA و BPM در واقع کارکنان آنها را آزاد می کند تا در کارهای سطح بالاتر و معنادارتر شرکت کنند.

به عنوان مثال، انسان ها همچنان وظایفی را انجام می دهند که نیاز به قضاوت و همچنین تعامل با مشتری دارند. انسان‌ها می‌توانند روی کاری که به بهترین شکل انجام می‌دهند تمرکز کنند، در حالی که ربات‌ها و اتوماسیون می توانند کار را به صورت تکراری انجام دهند.

بنابراین، انسان ها می توانند با BPM به چشم انداز اصلی شرکت کمک کنند در حالی که RPA فعالیت های بی حس کننده ذهن را خودکار می کند. وقتی شرکت شما با تغییر سازگار می شود، به فرصت های جدیدی مانند موارد زیر دست می یابد:

• تصمیم گیری سریعتر
• کاهش خطاهای انسانی
• حذف استرس های شغلی ناشی از فرآیندهای تکراری و دستی

اگر در امور مالی هستید، پس همه چیز را در مورد تهیه گزارش های نظارتی می دانید. هنگامی که BPM را در جای خود دارید، از RPA می توان برای تولید خودکار همان گزارش ها استفاده کرد.

مثال دیگر این است که رویه های مالی عملیاتی خود را ساده کنید و سپس از RPA برای انجام برخی از کارهای تکراری تر مانند دانلود داده های فروش ماهانه خود استفاده کنید.

علاوه بر این، به عنوان مثال یک بانک 85 ربات را در فرآیندهای تجاری خود برای رسیدگی به 1.5 میلیون درخواست در سال یا حجم کاری معادل حدود 230 کارمند تمام وقت مستقر کرده است.

در دهه گذشته، ما شاهد تمرکز بیش از حد بر تقاضا برای افزایش یکپارچگی و شفافیت فرآیند تطبیق حساب بوده‌ایم. از نظر BPM، یک شرکت ممکن است نرم‌افزاری را برای ادغام فرآیندهای تراکنش پیاده‌سازی کند و در عین حال یک مرکز متمرکز برای حسابداری فراهم کند.

با این وجود، تطبیق حسابداری احتمالاً یکی از پیش پا افتاده ترین فرآیندهایی است که توسط هر بخش حسابداری انجام می شود. برای این مثال خاص، می‌توانید RPA را با استخراج خودکار داده‌ها از منابع مشخص شده اسناد، به ترکیب BPM اضافه کنید. گزینه دیگر استفاده از ربات ها برای تطبیق سفارشات با تحویل همراه آن ها است.

در واقع، انتخاب ها برای این که چگونه می توانید از RPA در فرآیندهای کسب وکار استفاده کنید بی پایان است.

RPA می تواند در هر جایی اتفاق بیفتد.

خبر خوب این است که RPA می‌تواند فعالیت‌ها را از هر جایی در جریان کار خودکار کند. تنها کاری که باید انجام دهید این است که نحوه شروع و پایان فرآیند را به همراه درج متغیرهای ورودی تعریف کنید.

نتیجه گیری

هیچ دلیلی وجود ندارد که سازمان ها موفقیت در بهبود فرآیند را تجربه نکنند. با یک استراتژی صحیح از ترکیب RPA و BPM، متخصصان فرآیند اکنون می توانند به طور فعال، پایه و اساس یک تحول دیجیتال فراوان را ایجاد کنند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

https://www.processmaker.com/blog/when-to-use-rpa-in-a-business-process/