مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک بخش‌های اساسی تحول دیجیتال است که هدفی استراتژیک برای تمامی بخش‌های مختلف در صنعت است. اهمیتی ندارد که اطلاعات در ابتدا چگونه تولید یا جمع‌آوری‌شده بلکه اهمیت آن در این است که امروزه به یک دارایی با ارزش برای سازمان‌ها تبدیل شده درحالی‌که به‌طور هم‌زمان الزامات برای آرشیو اطلاعات پیچیده‌تر می‌شوند.
نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) ابزارهای قدرتمندی هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند، اتوماسیون بیشتری داشته باشند و کارایی را افزایش دهند. برای بایگانی اسناد در نرم‌افزار BPMS عموماً از قابلیت‌های مختلفی استفاده می‌شود که می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
قابلیت‌های بایگانی اسناد در نرم افزار BPMS
مدیریت الکترونیکی اسناد (EDM):
این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد را در داخل سیستم ذخیره کنند، مدیریت کنند و جستجو کنند. این اسناد ممکن است فاکتورها، قراردادها، فرم‌های اطلاعاتی و غیره باشند.
جریان کاری اسناد:
این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا فرآیندهای کاری مرتبط با اسناد را تعریف کنند. به عنوان مثال، می‌توان یک جریان کاری برای تأیید یک فاکتور یا بررسی یک قرارداد ایجاد کرد.
کنترل دسترسی:
این ویژگی به مدیران امکان می‌دهد تا دسترسی کاربران به اسناد را مدیریت کنند، به طوری که فقط افراد مجاز به دیدن و ویرایش اسناد بتوانند به آنها دسترسی پیدا کنند.
بایگانی خودکار:
برخی از نرم‌افزارهای BPMS امکان بایگانی خودکار اسناد را فراهم می‌کنند، به طوری که بر اساس یک برنامه زمانبندی شده یا شرایط مشخص، اسناد به صورت خودکار بایگانی شوند و فضای ذخیره‌سازی را تمیز نگه دارند.
یادآوری و اعلان‌ها:
این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا در مورد وظایف مرتبط با اسناد یادآوری‌ها و اعلان‌ها دریافت کنند، مانند تأیید یک فاکتور یا انقضای یک قرارداد.
انتقال اسناد:
این قابلیت به کاربران امکان می‌دهد تا اسناد را بین اعضای تیم یا بخش‌های مختلف سازمان انتقال دهند، با حفظ تاریخچه و موارد مرتبط.
به طور کلی، برای بایگانی اسناد در نرم‌افزار BPMS باید از ترکیبی از این قابلیت‌ها و ویژگی‌ها استفاده کرد تا فرآیند بایگانی بهینه شده و مطمئن انجام شود.
امکانات نرم افزار بایگانی اسناد
- یکپارچگی و اتصال به تشکیلات سازمانی
- امکان ایجاد الگوهای اسناد
- امکان ایجاد اسناد سازمانی
- امکان ایجاد پرونده‌ها جهت نگهداری اسناد سازمانی
- امکان تعریف سطوح دسترسی کاربران
- امکان تعریف برچسب‌ها بر روی اسناد و پرونده‌ها و جستجوشده
- امکان مشاهده اسناد در پرونده‌ها بر اساس مجوزهای مربوطه
- امکان اعطای مجوزهای لازم جهت دسترسی کاربران به اسناد
- امکان تعریف اتوماتیک و دستی و تعیین تاریخ اعتبار
ویژگی‌ها و مزایایی که همراه با پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت اسناد به‌خوبی طراحی‌شده به دست می‌آید، می‌تواند بر هر بخشی از سازمان تأثیر بگذارد و نادیده گرفتن آنها در فضای رقابتی کسب‌وکار امروزی غیرمسئولانه است. برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز سیستم مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک باید فرایند مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک به خوبی در سازمان اجراشده باشد. در خدمات مدیریت اسناد از یک رویکرد جامع یکپارچه برای شناسایی اطلاعات و الزامات داخلی، قانونی و مقررات مربوطه استفاده می‌شود، سپس فناوری انتخاب و از آن استفاده می‌شود. شرکت ما با پوشش چرخۀ عمر کامل اطلاعات و فرایند مدیریت اسناد راه‌حل‌های سفارشی برای هر مشتری ارائه می‌دهد.
علاوه بر آن، گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه خدمات پیاده سازی ساخت فرآیند در پروسس میکر را می تواند به شما ارایه دهد.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است