پیش از آغاز پروژه‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM)، اقدامات مقدماتی و کلیدی‌ای وجود دارد که نقش حیاتی در موفقیت پروژه ایفا می‌کنند. در ادامه، این اقدامات مهم را به صورت فهرستی آورده‌ام:
تعریف اهداف پروژه
- مشخص‌کردن دقیق اهداف و انتظارات از پیاده‌سازی BPMS
- تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)
تحلیل و مستندسازی فرآیندهای فعلی (As-Is)
- مستندسازی فرآیندهای موجود در سازمان
- شناسایی گلوگاه‌ها، دوباره‌کاری‌ها و ناکارآمدی‌ها
درک فرایند
باید متوجه شوید که فرایند کنونی چه کار می‌کند چرا که راه‌های زیادی برای این کار وجود دارد.
انتخاب فرآیندهای اولویت‌دار برای پیاده‌سازی
- انتخاب فرآیندهایی که بیشترین ارزش افزوده را دارند
- معیارهایی مانند حجم، پیچیدگی، تأثیر مالی و استراتژیک
شناسایی افراد درگیر در فرایند
در این گام باید ذینفعان را بشناسید و اینکه طراحی فرایند چقدر پیچیده خواهد بود را بطور کامل درک کنید چرا که قانون کلی این است اگر واحد بیشتری وجود دارد، پس فرایند هم پیچیده‌تر خواهد شد. هرچقدر شما در سازمانتان بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) داشته باشید، فرایند شما پیچیده‌تر خواهد بود. هدف بهینه‌سازی فرایند، رهایی از بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) و بلااستفاده است.
تعیین ذینفعان پروژه
- شناسایی افراد کلیدی (مدیران، کارشناسان، کاربران نهایی)
- ایجاد هم‌راستایی بین تیم‌های مختلف
- تعیین محدوده فرایند
ابتدا باید ببینید که فرایندهای موردنظر سازمان شما به چه حوزه‌ای مرتبط است و بدانید که حاصل آن چیست، این به شما چرایی وجود فرایند را نشان می‌دهد و همچنین باعث می‌شود که فرآیندهای حیاتی سازمان را بهتر شناسایی کنید.
تعیین محدوده پروژه (Scope)
- مرزبندی دقیق بین فرآیندهایی که قرار است اجرا شوند
- جلوگیری از "خزش محدوده" (Scope Creep)
انتخاب ابزار BPMS مناسب
- بررسی بازار و مقایسه ابزارهای موجود (Camunda, Bonita, Bizagi, ProcessMaker و...
- درنظر گرفتن فاکتورهایی چون سهولت استفاده، قابلیت توسعه، قیمت و پشتیبانی
شناسایی نیازهای مشتری
حالا شما شروع به پرسیدن راجع به نیازهایی که باید به آن‌ها پاسخ داده شود می‌کنید که نیاز مشتری‌ها چیست و چگونه آن‌ها را با حداقل تعامل با مشتری می‌توانید فراهم کنید. در این میان نیز فرایندی که به‌طور مستقیم نمی‌تواند نیاز مشتری را رفع کند، باید رها کنید. از سویی اطلاعات ردوبدل شده بین افراد، به شما این امکان را می‌دهد تا به جابه‌جایی‌های درون سازمانی سمت‌وسو دهید و آن‌ها را به حداقل برسانید. چرا که استفاده از سیستم‌های BPM به شما کمک می‌کند تا اطلاعاتی که باید منتقل شوند را تشخیص دهید.
تخصیص منابع انسانی و مالی
- انتخاب تیم پروژه: مدیر پروژه، تحلیل‌گر فرآیند، توسعه‌دهنده BPMS، مدیر تغییر
- تأمین بودجه مورد نیاز
آموزش و فرهنگ‌سازی در سازمان
- آموزش مفاهیم BPM و نحوه استفاده از نرم افزار BPMS به کاربران کلید
- ایجاد آمادگی ذهنی و سازمانی برای تغییر
انعطاف در زمانبندی آماده‌سازی سیستم
ممکن است که افراد از شما راجع به زمان آماده‌سازی سیستم بپرسند که چه زمانی این سیستم آماده می‌شود. دقت نمایید که زمان آن را باز و منعطف بگذارید، مگر اینکه تیم تجزیه و تحلیل شما همه‌چیز را بررسی کرده باشد. زمان تخمینی ندهید، محدودیت‌های سازمان را دربیاورید و ببیند چطور می‌شود با آن‌ها کنار آمد.
طراحی مدل فرآیند مطلوب (To-Be)
- ترسیم فرآیندهای بهینه‌شده پیش از پیاده‌سازی در ابزار
- درنظر گرفتن قوانین کسب‌وکار، الزامات فنی و نیازمندی‌های کاربران
مدیریت ریسک و برنامه‌ریزی تغییر
- شناسایی ریسک‌های بالقوه در پروژه (مقاومت کاربران، کمبود منابع، ضعف در تحلیل)
- تدوین استراتژی‌های مواجهه با آن‌ها
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است