ساخت نرم افزار اتوماسیون اداری با BPMS
همیشه چالش بین اجرای یک فرایند با نرم افزار BPMS و یا خرید نسخه آماده نرم افزار وجود دارد. اگر نرم افزار BPMS توانمندی ساخت نرم افزار اتوماسیون اداری یا چیزی شبیه به آن را داشته باشد بهتر است نرم‌افزار اتوماسیون را با bpms بسازیم.
ساخت یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری با استفاده از (BPMS (Business Process Management System یک چالش جذاب و همچنین پیچیده است. در ادامه چند مرحله کلیدی را برای شروع این چالش بررسی می‌کنیم:
تعیین نیازمندی‌ها
تعریف فرآیندها: شناخت دقیق از فرآیندهای اداری که می‌خواهید اتوماتیک شوند، از جمله اقدامات مختلف و ورودی‌ها می‌باشد.
تعیین اهداف: هدف اصلی از ایجاد نرم‌افزار اتوماسیون چیست؟ بهبود کارایی، کاهش خطاها یا سایر اهداف؟
انتخاب BPMS
انتخاب یک پلتفرم BPMS: بررسی پلتفرم‌های BPMS مختلف و انتخاب یکی که به نیازهای شما بیشترین تطابق را دارد.
تحلیل فنی:
تعیین مراحل فنی: تعیین مراحل و وظایف فنی برای پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون.
انتخاب ابزارها و تکنولوژی‌ها: استفاده از ابزارها و تکنولوژی‌های مناسب برای هر مرحله.
پیاده‌سازی:
توسعه و برنامه‌نویسی: پیاده‌سازی فنی نرم‌افزار با استفاده از ابزارها و زبان‌های برنامه‌نویسی مناسب.
تست و ارزیابی: انجام آزمون‌ها و ارزیابی‌های کیفیت نرم‌افزار.
آموزش و پشتیبانی:
آموزش کاربران: ارائه آموزش‌های لازم به کاربران برای استفاده بهینه از نرم‌افزار.
پشتیبانی و به‌روزرسانی: فراهم کردن سیستم پشتیبانی و اعمال به‌روزرسانی‌های لازم.
ارزیابی و بهبود:
ارزیابی کارایی: مانیتور کردن عملکرد نرم‌افزار و انجام بهبودهای لازم.
گزارش‌گیری: ارائه گزارش‌هایی از نتایج به تیم مدیریت و کاربران.
امنیت:
اعمال استانداردهای امنیتی: اطمینان از اعمال استانداردهای امنیتی در هر مرحله از توسعه نرم‌افزار.
مدیریت دسترسی: کنترل دقیق دسترسی‌ها به اطلاعات حساس.
تطبیق با تغییرات:
ارتقاء پذیری: طراحی سیستم به نحوی که به سادگی بتواند با تغییرات در فرآیندها و نیازمندی‌ها تطابق یابد.
با انجام مراحل مذکور، می‌توانید یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری با BPMS موفق بسازید. به یاد داشته باشید که هر فاز از این مراحل نیازمند توجه دقیق و همکاری موثر با اعضای تیم است.
حال اگر نیاز به دریافت اطلاعات و ارسال به سایر زیر سیستم‌هایتان دارید چکار کنیم؟
- می‌توانید از وب سرویسها استفاده کنید که کار را تسهیل می‌کند.
- خروجی اکسل و نحوه استفاده آن، این خروجی‌ها به نرم افزار bpms قابل ارسال است.
BPMS یک سیستم نرم افزاری و شامل مجموعه ای از تکنیک ها و استراتژی هایی است که برای درک و بهبود و خودکارسازی فرآیندهای تجاری به کار می روند. یک BPMS بر طرح ریزی مشخصات فرآیند و اجرای آن استوار است. هدف BPMS ارتقا بازدهی سازمان ها است.
ویژگی های فرآیند اتوماسیون اداری با استفاده از نرم افزار bpms
- قابلیت اجرا در بستر سیستم فرآیند ساز و بدون نیاز به نصب جداگانه
- ارسال و دریافت انواع نامه های داخلی، وارده و صادره
- تعریف امضا کننده و ثبت امضا الکترونیکی
- تعریف دبیرخانه و ايجاد الگوی شماره نامه ها به تفکيک دبيرخانه ها
- اختصاص کاربران به دبیرخانه ها و گروهبندی كاربران به تفکيک دبيرخانه ها
- تعریف یک یا چند سوپروایزر برای دبیرخانه ها
- تعریف متغیرهای پیش فرض جهت استفاده در قالب های چاپی نامه
- تعریف روال و مجوز ارجاعات بین کاربران دبیرخانه ها به تفکیک نوع نامه
همچنی، مهم است که در اتوماسیون اداری هماهنگی موثر با تیم‌های مختلف در سازمان، ارتباط فعال با کارکنان، و مدیریت مناسب تغییرات را در نظر بگیرید.
BPMS با کمک ابزارهای مدل سازی فرآیند، امکان طراحی و ویرایش گردش کارها را فراهم می سازد. هر فرآیندی شامل دستورالعمل های دقیق راجع به نحوه اجرای یک فرآیند است.
در استفاده از نرم افزار BPMS ابتدا توسط نمودارهای مدل سازی، مدلی از گردش کار ساخته می شود تا نشان دهنده فرآیند کسب و کار باشد و در ادامه نمونه هایی از گردش کار برای انجام گام های واقعی کار که در فرآیند توصیف شده اند از روی مدل گردش کار ساخته و اجرا می شود.
BPMS از قدرت اندازه گیری بازدهی به خصوصی برای فرآیندها برخوردار است. نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS حاوی ادراکاتی همچون زمان اجرای فرآیند، حالت های فرآیندی، تعداد فرآیندهای خاتمه یافته و در حال پیگیری و جاری است.
در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.
ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان نرم افزار پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است