چگونه ترسیم فرآیندهای کسب و کار در هر سطح از سازمان شما بهبود ایجاد می کند؟
هرکسی که در یک سازمان بی نظم کار کرده باشد علائم آن را می داند. درخواست ها برای همیشه تأیید می شوند، زیرا به افراد مناسب منتقل نمی شوند البته اگر شانس بیاورند همان ابتدا در انبوهی از روزنامه ها گم نشوند.
وظایف تکمیل نشده است، زیرا هیچ کس نمی داند از کجا می تواند اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کند. وقتی خطایی رخ می دهد، همه به دیگری اشاره می کنند زیرا هیچ کس نمی داند چه کسی پاسخگو بوده است.
در پایین ترین سطح، نتیجه تمام مشکلات این است که استراتژی شرکت نمی تواند اجرا شود، زیرا رهبری و کارمندان در یک راستا نیستند. همه این علائم باعث ناامیدی کل شرکت می شود.
بدون فرآیندهای داخلی استاندارد و مستند، هر سطح از شرکت شما آسیب می بیند. نقشه برداری از فرآیند اولین قدم برای افزایش وضوح فرآیندهای شرکت شما است. با به تصویر کشیدن آنچه از وظایف و رویدادها در طول یک فرایند اتفاق می افتد، نقشه های فرآیند بینش ارزشمندی از گردش کار برای کل شرکت فراهم می کنند.
داشتن تصویری از آنچه در یک فرآیند می گذرد به ارتقای کارایی و پاسخگویی در کل سازمان کمک می کند. بنابراین دقیقاً ؛
چگونه نقشه برداری فرآیند به سازماندهی شرکت شما از پایین به بالا کمک می کند؟
-
استاندارد سازی فرآیندهای داخلی
برای شروع نقشه برداری از فرآیند خود، باید درک کاملی از نحوه اجرای آن فرآیند از ابتدا تا انتها داشته باشید. این بدان معناست که فرآیند نمی تواند با هر درخواستی تغییر کند.
بنابراین، لازم است که با هر یک از ذینفعان فرآیند صحبت کنید تا دریابید که در طول فرآیند چه اتفاقی می افتد و مراحل فرآیند به کدام ترتیب دنبال می شوند. سپس همه افراد درگیر باید بدانند که روند استاندارد باید چگونه باشد و توافق کنند که آن را دنبال کنند.
نقشه برداری از فرآیند و در دسترس قرار دادن آن برای ذینفعان، فرآیند استاندارد را در همه سطوح تقویت می کند. وقتی همه افراد شرکت می دانند که قرار است کل جریان کار از ابتدا تا انتها چگونه انجام شود، این زمینه را برای همکاری بهتر بین کارگران، جریان روان اطلاعات و همسویی بین کارکنان و رهبری ایجاد می کند.
-
ارتقای همکاری بین اعضای تیم
تیم ها وقتی نمی فهمند که هدف مشترک آن ها چیست، دچار تنش می شوند. هدف می تواند هر چیزی باشد: تأیید درخواست مرخصی، تولید کالا، فروش یک کالا یا هر چیز دیگر. با این حال، اگر تیم شما دید روشنی از نتیجه کارها نداشته باشد، هدف در این راه گم می شود. در بهترین حالت، زمان طولانی برای تولید نتیجه لازم است و در بدترین حالت، هیچ کاری برای فرآیند انجام شده نشان داده نمی شود. نقشه های فرآیندی با روشن ساختن هدف مشترک و مراحلی که برای رسیدن به آن جا انجام می شود به ارکستراسیون کمک می کنند.
اعضای تیم با دانستن نقش یکدیگر در کل مراحل، می دانند که برای کسب اطلاعات مورد نیاز به چه کسی مراجعه کنند. به علاوه افرادی که در جایگاه صحیح هستند، در صورت بروز مشکلی پاسخگو هستند که به جلوگیری از بروز مشکلات در آینده کمک می کند.
نوشتن وظایف هرکسی در یک گردش کار با یک نقشه فرآیند، به اعضای تیم کمک می کند تا برای انجام کارآمد وظایف با هم کار کنند.
-
همسویی تمام سطوح با استراتژی شرکت
تعریف استراتژی شرکت در سطوح بالاتر یک مسئله است، اما کاملاً منطبق کردن کل سازمان با آن استراتژی مسئله دیگری است.
هنگامی که هیچ فرآیندی به وضوح قابل دیدن نباشد، نه تنها نحوه دستیابی به اهداف تعیین شده به عنوان بخشی از استراتژی شرکت مشخص نیست، بلکه برای رهبران نیز دشوار است که در نحوه عملکرد سطوح پایین خود شفافیت داشته باشند.
- بدون هماهنگ سازی فرآیندها با رهبری و اعضای تیم، شرکت ها به جای این که از نظر استراتژیک پیش روند، محکوم به رکود هستند.
- نقشه های فرآیندی، با بینش رهبری در مورد چگونگی انجام وظایف در دنیای واقعی، به هماهنگی کل سازمان ها در مورد استراتژی شرکت کمک می کنند.
غالباً، هنگامی که رهبری تصمیم می گیرد از استراتژی خاصی پیروی کند، همسو شدن سطوح پایین تر با آن استراتژی با محدودیت های دنیای واقعی که رهبری از آن آگاه نیست، دشوار می شود.
- با این حال، با همکاری با کارمندان در مورد نحوه انجام فرآیند، در واقع با استفاده از یک نقشه فرآیند، تمام سطوح می توانند استراتژی شرکت را به طور موثر انجام دهند.
رهبری و کارمندان می توانند نقشه فرآیند را برای اطمینان از همسو بودن وظایف و نتایج یک فرآیند با استراتژی، طراحی کنند. بنابراین، تلاش جمعی در کل سازمان برای دستیابی به اهداف بلند مدت وجود دارد.
-
بهینه سازی فرآیندهای شرکت
یکی دیگر از مهم ترین نکات منفی در فرآیندهای نگاشته شده این است که تلاش برای بهبود روش انجام کارها اغلب آهسته است و یا وجود ندارد.
وقتی هیچ شفافیتی در فرآیندها وجود نداشته باشد، پیگیری این که چه اشتباهاتی در چه مرحله ای از گردش کار رخ می دهد دشوار است.
بدون این اطلاعات، اشتباهات و اختلالات به طور مداوم اتفاق می افتد زیرا کارکنان هیچ نظریه ای در مورد چگونگی روند کار ندارند. در نتیجه، فرآیندها محکوم به ناکارآمد ماندن هستند.
از آنجایی که نقشه های فرایند یک نسخه استاندارد از گردش کار را نشان می دهد، کارمندان فقط باید نگاهی به نقشه فرآیند بیندازند تا ببینند که چگونه باید در یک جهان ایده آل کار کند.
به این ترتیب، تشخیص موارد استثنایی بسیار آسان تر است. علاوه بر این، نقشه های فرآیندی همچنین با ایجاد زمینه های بهتر، به کارکنان در جهت بهبود گردش کار کمک می کنند.
کارمندان می توانند نکاتی را در گردش کار شناسایی کنند که بیش ترین استثناها را تجربه می کنند و بر همین اساس پیشرفت های لازم را انجام می دهند.
از آن جا که اصلاح نقشه های فرایند آسان است، مدیریت می تواند تغییرات را هنگام وقوع اعمال کند.
با گذشت زمان، سازمان ها می توانند فرآیندها را بهینه سازی کنند، زیرا پیشرفت های بیش تری حاصل می شود.
ترسیم وظایف اصلی و اقدامات انجام شده در هر گردش کار در شرکت شما، منبعی ارزشمند را ایجاد می کند که کارمندان در هر سطح می توانند از آن استفاده کنند.
با استانداردسازی فرآیندها در قالب نقشه فرآیند، هم رهبری و هم پرسنل در برابر سهم خود در روند کار پاسخگو هستند، سازمان را با استراتژی سطح بالا همسو می کنند و زمینه را برای بهینه سازی گردش کار هموار می کنند.
منبع : https://www.processmaker.com/blog/how-mapping-your-processes-improves-every-level-of-your-organization/
در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است