چگونه می توان تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار را انجام داد؟

تحلیل فرآیندهای کسب و کار چیست؟

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار روشی است که برای درک بهتر فرآیندها و بهبود کارایی آن ها استفاده می شود. همچنین مراحل و طرفین درگیر در فرآیندها و اطلاعات رد و بدل شده در آن ها را بررسی می نماید. بدین ترتیب، تحلیل فرآیندهای کسب و کار جنبه ای از مفهوم بزرگ تر مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.

چه زمانی تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار لازم است؟

دلایل مختلفی وجود دارد که سازمان ها را ملزم به تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار می کند. هر سازمانی باید به طور معمول فرآیندهای خود را ارزیابی کرده تا بتواند فرصت های بهبود را شناسایی کند.
تغییرات فناوری و نوآوری هایی که رقبا در کسب و کار خود ایجاد می کنند می تواند منجر به ایجاد فرآیندهایی شود که منسوخ شده و سازمان را در نقطه ضعف قابل توجه رقابتی قرار می دهد.
سازمان ها باید قبل از معرفی هر فناوری جدیدی مانند اتوماسیون در فرایندهای خود، تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار را انجام دهند.

وجود گلوگاه ها در فرآیندهای موجود نشانه ی ضروری بودن تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار است. اگر مواردی مانند تأخیرهای مکرر، شکایات مشتری، سردرگمی سهامداران و یا کاهش بهره وری را مشاهده کردید، یعنی کسب و کار شما نیاز به تجزیه و تحلیل دارد.

روش های تجزیه و تحلیل

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار شامل 6 مرحله است:
1. اهداف خود را شناسایی و تعریف کنید
2. فرآیند مورد تجزیه و تحلیل را شناسایی کنید
3. جمع آوری اطلاعات
4. روند کار را ترسیم کنید
5. فرآیند را تحلیل کنید
6. پتانسیل بهبود فرآیندهای کسب و کار را شناسایی کنید

انجام تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار

اهداف را شناسایی و تعریف کنید

اولین قدم از شناسایی آنچه که امیدوار هستید با انجام تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار به دست آورید، همین مرحله است.
شاید شما می خواهید درک بهتری از یک فرآیند خاص در سازمان خود داشته باشید یا ممکن است تلاش های شما بخشی از یک ابتکار بزرگ تر مانند گنجاندن اتوماسیون در تمام فرآیندهای سازمانی باشد.
اهداف موثر به طور کلی مخفف SMART را دنبال می کنند، بدین معنا که مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و دارای بازه زمانی هستند.

فرآیند را شناسایی و تعریف کنید

دانستن این که اهداف شما چیست، به شما کمک می کند تا فرآیندهایی را که می خواهید تجزیه و تحلیل کنید، شناسایی کنید. بهترین نقطه برای شروع، کار با فرآیندهای کوچک تر که مهم و حیاتی هستند، یا جنبه هایی از سازمان شما است که عملکرد خوبی ندارند. نقاط شروع و پایان خود را مشخص کنید تا اطمینان حاصل شود که دامنه تجزیه و تحلیل شما خیلی گسترده نیست.

جمع آوری اطلاعات

در این مرحله لازم است تا تیم تان را دور هم جمع کنید. ذینفعانی را که در طراحی فرآیندهای کسب و کار شما درگیر هستند، وارد این گردهمایی کنید. آن ها بیش ترین اطلاعات را خواهند داشت و قادر به شناسایی مشکلات و گلوگاه ها خواهند بود. با تیم خود مصاحبه و جلسات طوفان فکری انجام دهید. همه منابع اطلاعاتی موجود را مرور کنید. تا آن جا که می توانید اطلاعات جمع آوری کنید، چرا که این اطلاعات درک بهتری از روند کار برای شما فراهم می کند.

* طوفان فکری یک روش خلاقیت گروهی است که به وسیله آن تلاش می شود تا با جمع آوری لیستی از ایده هایی که اعضای آن به طور خودجوش خلق می کنند، نتیجه ای برای یک مسئله خاص پیدا کنند.

فرآیندها را ترسیم کنید

نقشه برداری فرآیندهای کسب و کار ابزاری برای برنامه ریزی و مدیریت است که به صورت تصویری تمام جنبه های یک فرآیند را به تصویر می کشد. ترسیم نقشه فرآیند می تواند به سادگی ترسیم نمودار روی یک قطعه کاغذ باشد. نکته مهم این است که نقشه شما روند کار را به روشی روشن و قابل پیگیری نشان می دهد.
همچنین می توانید از نرم افزار گردش کار برای طراحی نقشه های دقیق فرآیندهای کسب و کار استفاده کنید. استفاده از نرم افزار به سادگی کشیدن و انداختن وظایف روی داشبورد است و استفاده از آن بسیار آسان می باشد.

فرآیند را تحلیل کنید

این مرحله شامل تجزیه و تحلیل رویه ها است، همان طور که در حال حاضر برای شناسایی ناکارآمدی ها و زمینه های بالقوه بهبود، روش هایی وجود دارد.
سعی کنید بر این موارد تمرکز کنید:
- تمرکز بر اجزای اصلی تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار.
این موارد می تواند برای مثال، شامل تعامل با مشتری، فعالیت هایی که ارزش بالایی دارند و مکان های تبادل اطلاعات باشد.
- تنگناها و یا دلایل دیگر ایجاد تأخیر
- اجزای ناکارآمد یا هدر دهنده

برای شناسایی مشکلات و مکان های بهبود می توانید از روش های زیر استفاده کنید:
- تحلیل ارزش افزوده
- بررسی دلیل ریشه ای

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار با ارزش افزوده، شامل بررسی هر جنبه از یک فرآیند برای تعیین ارزش افزوده در سطح فرآیند و یا در سطح سازمانی است. نقشه های فرآیند شما و همچنین اطلاعاتی که در مرحله سوم جمع آوری کرده اید، در این زمینه مفید خواهند بود.
تجزیه و تحلیل، علت و ریشه به وجود آمدن یک مشکل و همچنین راه حل های بالقوه برای حل آن را بررسی می کند.
به عنوان مثال، یک فرآیند پردازش مشتری جدید که از میزان نامتناسب منابع انسانی استفاده می کند.
یک راه حل این است که فرآیند پردازش را از طریق یک پلتفرم نرم افزار BPM با کد کم خودکارسازی کنید.
هنگامی که تمام جنبه های فرآیند را بررسی کردید، آماده بررسی و اجرای بهبود در فرآیندهای کسب و کار هستید.

* فرآیند پردازش مشتری به فرآیندی گفته می شود که هنگام جذب مشتری جدید از آن استفاده می کنید

پتانسیل بهبود فرآیندهای کسب و کار را شناسایی کنید

در مرحله آخر، به اهدافی که در ابتدا تعریف کردید برگردید. هرگونه پیشرفت در فرآیندهای شما باید این اهداف را پیش ببرد. یافته ها و توصیه های خود را با ذینفعان در میان بگذارید. بازخورد آن ها را بگیرید، جلسات طوفان فکری برگزار کنید و همه راه حل های ممکن را کشف نمایید. در نظر بگیرید که هر راه حل چه در کوتاه مدت و چه در دراز مدت بر سازمان شما تأثیر می گذارد.
ProcessMaker یک نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار با کد کم حجم و گردش کار است. طراحی بصری آن که شامل مدل ساز فرآیند drag & drop است، به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای خود را به طور موثر تجزیه و تحلیل و بهبود دهند.
صدها مشتری تجاری و بسیاری از شرکت های معتبر، به ProcesMaker اعتماد می کنند تا فرآیندهای اصلی کسب و کار خود را به صورت دیجیتالی تغییر دهند تا تصمیم گیری سریع تر، انطباق بهتر و عملکرد بهتر را امکان پذیر سازند.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

منبع:
https://www.processmaker.com/blog/how-to-perform-a-business-process-analysis