بهینه‌سازی فرآیند، عمل افزایش کارایی و اثربخشی سازمانی از طریق بهبود مستمر فرآیندها و اندازه‌گیری پیشرفت از طریق تجزیه و تحلیل داده‌ها، گزارش‌دهی و آزمایش است. استفاده از داده‌های گردش کار برای بهینه‌سازی فرآیندها، چرخه‌ای از بهبود مستمر را جرقه می‌زند که می‌تواند در زمان و هزینه سازمان شما صرفه‌جویی کند.
در ادامه می خواهیم نحوه تسلط بر داده های خود را بررسی کردیم. همچنین نحوه استفاده از این داده ها برای بهینه سازی فرآیندهای خود و نحوه شناسایی ناکارآمدی‌ها و چگونگی اطمینان از پایدار و مؤثر بودن بهبودها را پوشش خواهیم داد.
مرحله اول: تعیین معیارهایی برای نظارت و بهبود
تصمیم گیری در مورد این که کدام شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) باید ردیابی شوند، یک گام اساسی برای بهبود فرآیندهای شما است. ردیابی معیارهای گردش کار به شما این امکان را می دهد که به طور مداوم کارایی هر یک از فرآیندهای خود را نظارت کنید و بهتر درک کنید که زمان و منابع در هر فرآیند کجا صرف می شود. در تجربه ما، این ها رایج ترین و مفیدترین معیارهای گردش کار برای ردیابی هستند:
برای مشاهده کلی از کار انجام شده:
- تعداد دفعاتی که یک فرآیند در یک ماه اجرا شده است.
برای درک کارایی کلی فرآیند:
- کل فرآیند به طور متوسط چقدر طول می کشد.
- حداکثر و حداقل زمانی که کل فرآیند طول می کشد.
برای یافتن تنگناها:
- میانگین زمانی که هر کار طول می کشد تا کامل شود.
- کارهایی که تکمیل آن ها طولانی ترین زمان را می طلبد.
- تعداد دفعاتی که هر کار مشخصی نیاز به توضیح دارد.
برای درک چگونگی خروج منابع از سازمان:
- مجموع هر متغیر منفرد در BPM شما: کل معاملات نقدی تایید شده در درخواست های خرید، کل هزینه مواد در فرم موجودی
علاوه بر KPI های انتخابی شما، در این جا چند فاکتور وجود دارد که باید هنگام بهینه سازی فرآیندهای خود در نظر بگیرید:
اهداف استراتژیک: فرآیندی را برای بهینه سازی انتخاب کنید که با اهداف استراتژیک بلند مدت سازمان شما همسو باشد. این انتخاب به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که کار شما بیش ترین تأثیر ممکن را بر سازمان شما خواهد داشت و شما را قادر می سازد تا بهبودهایی را که انجام می دهید به بهترین شکل بیان کنید.
هزینه: کدام فرآیند ناکارآمد بیشترین هزینه را برای شرکت شما به همراه دارد؟ به خاطر داشته باشید که این هزینه ها می تواند به شکل نیروی انسانی، مواد یا دارایی باشد. علاوه بر این، هزینه ها می تواند به صورت عدم کنترل کیفیت یا هزینه های اضافی باشد.
ریسک: اتوماسیون فرآیند موثر همچنین می تواند به شما کمک کند تا ریسک داخلی را در کسب و کار خود به حداقل برسانید. اگر احتمال خطا می تواند منجر به هزینه های قابل توجهی در آینده برای سازمان شما شود، به حداقل رساندن ریسک می تواند ارزش اولویت بندی را داشته باشد. این امر به ویژه در فرآیندهای مربوط به حسابداری، امور مالی و کنترل کیفیت اهمیت دارد.
اهمیت بلندمدت: بر بهبود فرآیند بلندمدت تمرکز کنید و فرآیندی را که می توانید به طور مداوم اندازه گیری کنید و بهبود دهید. این برنامه ریزی معمولاً به بهترین نتایج کلی برای سازمان منجر می شود.
تجزیه و تحلیل این معیارها به شما این امکان را می دهد که به طور مداوم بر نحوه استقرار منابع خود در کسب و کار نظارت داشته باشید و تنگناها را شناسایی کنید. از طریق گزارش‌ها، داشبوردها و تجزیه و تحلیل فرآیند، نرم‌افزار گردش کار به شما این امکان را می‌دهد که اکنون فقط ببینید کدام فرآیندها ناکارآمد هستند، همچنین می‌توانید گلوگاه‌ها را در هر فرآیند شناسایی کنید.
مرحله دوم: شناخت داده های خود
هنگامی که از این معیارها برای تعیین محل مشکلات استفاده می کنید، گام بعدی این است که دلایل آن ها را درک کنید. این اغلب به این معنی است که با اعضای تیم خود صحبت کنید تا بفهمید که چگونه با گردش کار تعامل دارند و دانش آن ها را از فرآیند و هر یک از وظایف آن به دست آورید. به طور معمول، علل ریشه ای مسائل در یکی از سه دسته وجود دارد:
مردم
اغلب اوقات علت وجود گلوگاه، خطای انسانی است. این مشکلات اغلب می تواند در مناطقی از فرآیند شما رخ دهد که ورودی دستی هنوز ضروری است. در این موارد، در صورت امکان به دنبال گسترش اتوماسیون فرآیند باشید. همچنین ممکن است متوجه شوید که مشکل عدم درک تیم شما از فرآیند صحیح است. در این موارد، آموزش های بیش تری برای همسو کردن سازمان با گردش کار، مورد نیاز است.
منابع
اطمینان حاصل کنید که منابع، تجهیزات و سیستم ها به طور موثر مستقر شده اند. اگر تجهیزات خود را مدیریت می کنید، مانند سرورها، CPUها و پایگاه های داده، مطمئن شوید که آن ها می توانند با میزان اطلاعات و کاربران شرکت شما مقیاس شوند. همچنین حفظ تجهیزات کافی برای به حداقل رساندن زمان از کار افتادگی در صورت خرابی مهم است، اما منابع تان را تنها به اندازه ای که برای مصرف شرکت خود نیاز دارید نگهداری کنید تا از هدر رفتن منابع بیش تر جلوگیری کنید. در پایان، هر کارمند باید به منابع مورد نیاز برای انجام کار خود بدون دوندگی در بخش های مختلف دفتر، دسترسی داشته باشد.
دانش و جریان اطلاعات
سوالات زیر را در نظر بگیرید:
آیا اطلاعات درست به ترتیب درست به افراد مناسب می رسد؟
آیا همه اعضای تیم شما اطلاعات لازم برای تصمیم گیری خوب و اجرای وظایف خود را دارند؟
آیا تیم شما همیشه نیاز به "راه حل" سیستم شما دارد؟
هنگامی که گلوگاه‌های فرآیندهای خود را که ناشی از کمبود جریان اطلاعات است، پیدا کردید، جریان کاری خود را مطابق با آن تنظیم کنید.
به ترتیب با استفاده از نرم افزار BPM، می توانید به راحتی نقشه فرآیند خود را تغییر دهید تا روند کار خود را بهبود ببخشید تا مطمئن شوید که اطلاعات در کل شرکت شما آزادانه جریان دارد. سپس، معیارهایی را که دنبال می‌کنید طی چند هفته یا چند ماه بررسی کنید تا ببینید آیا تغییرات منجر به نتایج بهتر کسب‌وکار شده است یا خیر. با این حلقه بازخورد ثابت، می توانید به بهبود فرآیندها و جریان اطلاعات خود در طول زمان ادامه دهید.
مرحله 3: اطمینان از ماندگاری تغییرات
راز بهینه سازی عالی گردش کار، بهبود تدریجی فرآیندها در طول زمان است. تجزیه و تحلیل گردش کار بازخورد ثابتی را ارائه می دهد که می توانید از آن برای بهبود مستمر گردش کار سازمان خود استفاده کنید. در این جا چند نکته برای اطمینان از ماندگاری بهبودهای شما وجود دارد:
حمایت از رهبری
ارزش ابتکارات گردش کار خود را با تیم رهبری سازمان خود در میان بگذارید. خرید آن ها شتاب سازمانی مورد نیاز برای ایجاد تغییرات لازم برای بهبود فرآیندها را فراهم می کند. استفاده از نرم افزار BPM برای نظارت بر فرآیندها، داده های سختی را در اختیار شما قرار می دهد تا مدیریت را در مورد امکان سنجی و نتایج پیش بینی شده هر ابتکار متقاعد کند. علاوه بر این، با همسو کردن بهبود فرآیندها با اهداف استراتژیک، می توانید ارزش کار خود را بهتر به سازمان منتقل کنید.
قابلیت تکرار و آزمایش
بهینه سازی فرآیندهای شما یک چرخه مداوم از آزمایش و تکرار است. مجموعه BPM شما داده ها و اعلان هایی را در زمان واقعی در مورد کارایی گردش کارتان در اختیار شما قرار می دهد. گزارشی را در فواصل منظم ذخیره کنید تا بهبود مستمر خود را در هر مرحله آزمایشی نشان دهید.
آزمایش
تست خود را از طریق آزمایش به سطح بعدی ببرید. می‌توانید دو مدل فرآیند را در کنار هم آزمایش کنید تا ببینید کدامیک با توجه به معیارهای انتخابی شما عملکرد بهتری دارند. این روش می تواند به شما در یافتن مدل بهینه برای هر یک از فرآیندهای خود کمک کند.
مجموعه گردش کار شما با اجازه دادن به شما برای گره زدن اهداف تجاری به فرآیندها، ابزاری استراتژیک برای بهینه سازی کسب و کار شما است. شما می توانید ضایعات را کاهش دهید، کارایی سازمان خود را بهبود بخشید و فرآیندهای کسب و کار خود را مطابق با اهداف خاص آن بهینه کنید. از ابزار گردش کار خود برای نظارت مداوم و بهبود فرآیندهای خود استفاده کنید تا در دراز مدت صرفه جویی و بهبودی عظیم ایجاد کنید.
ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.
https://www.processmaker.com/blog/taking-the-next-step-towards-process-efficiency/
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است