نرم افزار BPMS چیست؟

منظور از نرم افزار BPMS چیست؟

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS (Business Process Management System) به سازمان ‌ها کمک می ‌کند تا فعالیت ‌ها و وظایف‌ شان را طراحی، مدل ‌سازی، اجرا، اتوماتیک یا خودکارسازی و بهبود بخشند و درنهایت به هدف سازمانی خود دست یابند. روی هم رفته، این فعالیت‌ ها و وظایف، که می ‌توان آنها را توسط افراد و تجهیزات انجام داد و معمولا شامل بخش ‌های تجاری سازمان می ‌شوند، چیزی را تشکیل می ‌دهند که به عنوان یک فرآیند کسب و کار شناخته می ‌شود. BPMS محصول فناوری می‌ باشد که از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) پشتیبانی می ‌کند، رشته ای که هدف آن بهبود فرآیندهای کسب و کار است.

نرم افزار BPMS که گاهی به عنوان یک مجموعه مدیریت فرآیند کسب وکار شناخته می ‌شود، مجموعه ای از تکنولوژی ‌هاست و شامل موارد زیر است:

• ابزارهای فرآیند کاوی به منظور کشف، نمایش و تحلیل وظایفی که فرآیندهای کسب وکار را هدایت می‌کنند؛
• نماد مدلسازی فرآیند کسب وکار (BPMN) یا Business Process Model and Notation برای ایجاد و طراحی نمودارهای فرآیندهای کسب وکار؛
• موتورهای گردش کار برای خودکارسازی جریان کارهایی که یک فرآیند کسب وکار را تکمیل می‌کنند؛
• موتورهای قوانین کسب و کار (BREs) که کاربران نهایی را قادر می سازد تا قوانین کسب و کار را بدون نیاز به کمک یک برنامه نویس تغییر دهند. و ابزارهای شبیه سازی و تست برای مشاهده نحوه عملکرد فرآیندها بدون نیاز به کدنویسی اولیه.

در سال ‌های اخیر، بازار شاهد ظهور مجموعه هوشمند (iBPMS) BPM بوده است، اصطلاحی که توسط شرکت مشاوره گارتنر برای اشاره به معرفی فناوری ‌های پیچیده، مانند تجزیه و تحلیل بلادرنگ، پردازش رویدادهای پیچیده (CEP)، نظارت بر فعالیت ‌های تجاری (BAM)  و هوش مصنوعی (Artificial intelligence) معرفی شده است. محصولات iBPMS همچنین به طور معمول شامل قابلیت ‌های پیشرفته موبایل، اجتماعی و همکاری هستند.

افزایش استفاده از فناوری BPMS به این معنی می ‌باشد که کسب وکارها برای بهینه سازی فرآیندهای کسب وکارشان دیگر به برنامه‌نویس‌ های حرفه ای وابسته نیستند. تحلیلگران کسب و کار و حتی کاربران می توانند با توسعه دهندگان فرآیند و فناوری اطلاعات برای کشف، بهبود و تغییر فرآیندهای کسب و کار خود با استفاده از BPMS همکاری کنند.

نرم افزار BPM فرآیندهای کسب و کار را تجزیه و تحلیل، نظارت و تغییر می دهد.

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار معمولا قابلیت ‌هایی دارد که سبب خودکارسازی گردش کار، گزارشگیری پیشرفته، ابزارهای همکاری و یکپارچه سازی می‌ گردد.

سوالات متداول درباره نرم افزار BPMS

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) چیست؟

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) نرم افزاری برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. هدف آن تجزیه و تحلیل فرآیندهای مختلف سازمان برای شناسایی کردن بهبودهای احتمالی می ‌باشد. برای انجام این کار با هدف بهبود نتایج، فرآیندها را تعریف و سپس آنها را به طور مستقل اجرا می ‌نماید. بنابراین پلتفرم BPM یک ابزار استراتژی کسب وکار و همچنین یک ارزیابی مدیریتی است که اجازه می دهد مشکلات عملکردی به شیوه ای واقعی و موثر بررسی شوند. در واقع BPMS به سازمان اجازه می‌ دهد تا بعدا از مزایای راهبردی و استراتژیک  زیادی بهره مند شود. پیاده سازی کردن فرآیندهای خودکار، به ویژه با استفاده از گردش کارشان،  باعث تمایز سازمان با دیگر سازمان‌ها می گردد، زیرا هدف اصلی این نرم افزار تسهیل تکمیل وظایف و فرآیندهای خاص به منظور بهره مندی از سازماندهی بهتر و بهره وری بیشتر است.

ویژگی های اصلی یک راه حل BPM چیست؟

نرم افزار BPM دارای قابلیت‌های مختلفی است که باعث تاثیرگذاری آن می ‌شود:

• ابزاری برای تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی فرآیندها
• ابزار طراحی فرآیند که می توان از آن برای نمایش گرافیکی فرآیندها استفاده کرد (این طراحی بسته به نرم افزار مورد استفاده می‌تواند به روش های مختلفی انجام شود)
• ابزار اجرا، سبب پیاده سازی و خودکارسازی زودتر فرآیندهای جدید می ‌شود
• ابزار مدیریت وظایف برای درگیر کردن کاربران مختلف
• ابزار نظارت بر زمان واقعی که به مدیریت فرآیند اختصاص داده شده است

موارد ذکر شده ویژگی‌های اصلی BPM هستند که توسط Axelor یکپارچه شده‌ اند. سایر ویژگی ‌ها همچون، ابزارهای اختصاصی برای یکپارچه سازی BPM، یک رابط شبیه سازی یا ابزارهای گزارش دهی برای مدیریت بهتر داده ها، این پکیج را تکمیل می‌ کنند.

تمامی ویژگی ‌ها به سازمان ‌ها اجازه می دهد تا با پیاده سازی یک عملیات جدید، کارآمدتر و خودکارتر، در مسیر مورد نظر تکامل یابند. بنابراین نرم افزار BPM بسیار کامل است زیرا به لطف عملکردهای مکمل، امکان اقدام در سطوح مختلف را فراهم می‌کند. هر کسب وکار و اهدافی که سازمان ‌ها با استفاده از این نوع نرم افزار مورد هدف قرار می ‌دهند، طراحی فرآیندها و به خصوص اتوماسیون و خودکارسازی آن‌ ها یک دارایی استراتژیک حیاتی برای سیاست بهبود مستمر است.

توضیح بیشتر:

Axelor ERP یک نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی است که با در نظر گرفتن شرکت های خدماتی طراحی شده است. این برنامه داده ها را از حدود دوازده ماژول مختلف جمع آوری می‌کند و آنها را بر روی یک داشبورد نمایش می دهد. مدیران می ‌توانند تنها با نگاه کردن به یک صفحه نمایش تصویر کاملی از وضعیت فعلی خود به دست آورند.

کاربردهای نرم افزار BPM چیست؟

BPM عبارت است از ایجاد، بهینه سازی، پیاده سازی و ارزیابی فرآیندهای خاص در یک سازمان. نظم موجود در BPM می ‌تواند برای فعالیت ‌های عملیاتی که تکراری، مداوم و قابل پیش بینی هستند مورد استفاده قرار گیرد.

چرا از نرم افزار BPM استفاده کنیم؟

BPM سازمان‌ ها را قادر می ‌سازد تا عملکردهای تجاری و کسب و کار را با نیازهای مشتری همسو سازند و به مدیران کمک می‌کند تا نحوه استقرار، نظارت و اندازه‌گیری منابع سازمان را تعیین کنند. هنگامی که BPM به درستی اجرا شود، توانایی افزایش کارایی و بهره وری، کاهش هزینه‌ ها و به حداقل رساندن خطاها و ریسک را دارد و در نتیجه نتایج را بهینه می‌کند. هدف اولیه نرم افزار BPM این است که بتواند فرآیندهای مختلف سازمان را به طور منظم تجزیه و تحلیل و تطبیق دهد تا عملکرد سازمان را بهبود بخشد.

در سازمان ‌هایی که BPM را پیاده سازی می‌کنند، مزیت‌ های ذیل ایجاد می‌شوند:

• درک بهتر اهداف و چالش ‌های شرکت برای همه کارکنان به منظور مشارکت موثرتر
• کاهش تاخیر
• بهینه سازی هزینه ‌ها
• تسریع در تصمیم گیری
• بهبود بهره وری و عملکرد شرکت
• ردیابی بهتر برای شناسایی آسانتر مشکلات خاص
• سازگاری بلادرنگ با نیازها

شرکتی که استفاده از نرم‌افزار BPM را انتخاب می‌ کند، متوجه تفاوت در عملیات خود می ‌شود و اثرات آن در سطوح مختلف سازمان احساس می‌شود. این یک دارایی واقعی ست که می‌تواند یک SME را قادر سازد تا بسیار سریعتر و کارآمدتر تکامل یابد.

تعریف SME:

SME مخفف عبارت Small & Medium Enterprises است و در برگیرنده کلیه شرکت های کوچک و متوسط اعم از بنگاه‌های صنعتی، خدماتی، بازرگانی و کشاورزی می‌باشد