7مورد از مزایا و معایب اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) با تکیه بر فناوری، برای خودکارسازی فرآیندها یا گردش کارها تا جایی که دیگر نیازی به مداخله انسانی نیست، فعال می شود. با این حال، این رویکرد فقط در مورد جایگزینی کاغذ نیست.

BPA امیدوار است با حذف نیاز به گردش کار اضافی و سیلوهای ناکارآمد، عملیات را مقرون به صرفه تر، کم اشتباه تر و قابل مشاهده تر کند.البته سازمان‌ها باید ابتدا اهداف خاص کسب‌وکار خود را ارزیابی کنند تا مشخص کنند چه چیزی می‌تواند یا نمی‌تواند خودکار شود.

 چگونه؟

 با انتخاب دلایل استراتژیک و عملیاتی برای بهبود فرآیند در سازمان و صنعت خود شروع کنید. بیش تر کسب‌وکارها تحت فشار هستند تا کالاها را در سریع‌ترین زمان ممکن به مصرف‌کنندگان عرضه کنند و تا جایی که ممکن است اولین کسانی باشند که  محصول خود را به بازار عرضه می‌کنند. به طور طبیعی، افزایش قیمت همیشه مورد نظر نیست، اما کسب‌وکارها باید روش‌هایی را برای صرفه‌جویی در هزینه ها کشف کنند تا سودآور باشند.

از این رو، بسیاری از سازمان ها به دنبال راه حل هایی برای سرعت بخشیدن و خودکارسازی عملیات های مختلف هستند، زیرا آنها به زمان و منابع زیادی نیاز دارند و مستعد خطاهای انسانی هستند. در ادامه برخی از ضروری ترین مزایا و معایب استفاده از BPA را در این مقاله مرور خواهیم کرد.

مزایای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

  • افزایش پس انداز در زمان و پول

با خودکار کردن عملیات و فرآیندهای کسب و کار، می‌توانید روی کارهایی تمرکز کنید که تأثیر قابل‌اندازه‌گیری در نتیجه نهایی دارند. همچنین به دلیل بهره وری و کارایی بیش تر، می توانید ایجاد نوآوری و توسعه را نیز در اولویت قرار دهید.

به عنوان مثال، خطای انسانی ممکن است صدها هزار تا میلیون ها دلار در هر سال برای کسب و کارها هزینه داشته باشد. اگرچه فن آوری کامل نیست، استفاده از یک راه حل نرم افزاری خودکار به طور قابل توجهی احتمال اشتباه را به حداقل می رساند و در نتیجه باعث اتلاف کمتر و حفط منابع بیش تری می شود که می توانید در جاهای دیگر  از آن ها استفاده کنید.

  • ایجاد اعتماد به وسیله فرآیندهای عملیاتی

معمولاً هنگام اجرای فعالیت‌ها یا بارگذاری/مدیریت اسناد هنگام استفاده از یک سیستم خودکار، دستورالعمل‌های خاصی وجود دارد. این دستور العمل ها تضمین می کند که یک کارمند الزامات یک وظیفه را نادیده نمی گیرد یا یک سند حیاتی را نادیده می گیرد.

خوشبختانه، اعضای تیم شرکت نیازی به نگرانی در مورد دقت داده ای که می بینند ندارند، زیرا یک پلت فرم BPA از قبل دارای معیارهای از پیش برنامه ریزی شده است. بنابراین، سازمان و کارکنان آن می توانند اعتماد بیشتری در عملیات خودکار احساس کنند.

  • کاهش زمان صرف شده برای کارهای اضافی

BPA می تواند وظایف را تا 70٪ سریع تر از یک فرد انجام دهد، که باعث می شود کارآمدتر از انسان ها باشد. در نتیجه ی این افزایش کارایی، عملیات بسیار کارآمدتر می شود.

علاوه بر این، کسب‌وکارها ممکن است با استفاده از نرم‌افزار برای خودکارسازی گردش کار‌های وقت‌گیر و مبتنی بر قوانین، از بهترین پرسنل خود نهایت استفاده را ببرند. همچنین افزایش کارایی عملیاتی منجر به افزایش تعداد محصولات قابل تحویل و حاشیه سود بیش تر برای سازمان می شود.

  • اتوماسیون فرآیند کسب و کار راحت تر به انطباق می رسد

قوانین به طور مداوم در حال تغییر هستند و بسیار مهم است که نشان دهید که سازمان شما از مسئولیت اجتماعی اساسی شرکتی و معیارهای اصلی (اخلاقی) برای حفظ مجوزهای شما پیروی می کند.

در برخی موارد، هر یک از کارمندان باید در آموزش انطباق شرکت کنند و در صورت بروز حادثه مسئولیت قانونی دارند. در نتیجه، جای زیادی برای خطا وجود دارد که اگر سازمان از دستورالعمل های محلی، ایالتی، ملی و جهانی پیروی نکند، ممکن است منجر به مشکلات شود. استفاده از BPA، که تضمین می‌کند همه قوانین رعایت می‌شوند، می‌تواند نگرانی‌های شرکت در مورد عدم رعایت قوانین را کاهش دهد. همچنین مسیرهای حسابرسی را که یک شرکت می تواند به عنوان مدرکی برای تلاش های انطباق استفاده کند، حفظ می کند.

  • بهبود تجربه مشتری و کارمند

 BPA  بر بهبود خدمات مشتری و پیشرفت کارکنان تمرکز دارد. مشتریان از پشتیبانی بهتر فناوری اطلاعات، خدمات مشتری و پاسخ گویی و گزینه‌های متنوع برای موارد یا خدماتی که می‌خواهند سود می‌برند.

BPA همچنین به گونه ای طراحی شده است که کاربران تجاری را قادر می سازد تا حرفه خود را با سرعتی چالش برانگیز اما مفید پیش ببرند، زیرا اکنون زمان بیش تری برای تمرکز بر ابتکارات استراتژیک دارند.

معایب اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

  • احتمال ناامنی موقعیت شغلی

یکی از معایب اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار این است که ممکن است در افرادی که برای سازمان شما کار می کنند، احساس عدم اطمینان ایجاد کند. کارمندانی که در نتیجه نگران شغل خود هستند، ممکن است شروع به جستجوی شغل در جای دیگری کنند. علاوه بر این، یک کارمند عصبی نمی تواند به کسب و کار شما کمک کند تا به مقاصد و اهداف بلندمدت خود برسد.

  • پیشرفت های جدید گاهی با محدودیت هایی همراه هستند.

وقتی صحبت از BPA به میان می آید، باید تا حد امکان هم از فناوری مدرن و هم از نیروی انسانی استفاده شود. از سوی دیگر، بسیاری از سازمان‌ها با ذهنیت مثبت به سرعت جدیدترین و بهترین فناوری‌ها را نصب می‌کنند، اما هنوز نتوانسته‌اند خود را با تکنولوژی و روندهای در حال تغییر وفق دهند. چرا؟ زیرا آن ها در حال اضافه کردن موارد جدید به یک پشته فناوری از قبل پیچیده هستند، بدون اینکه ابتدا مشخص کنند که چگونه این پلتفرم به آنها کمک می کند تا به اهداف استراتژیک بلندمدت خود برسند و در کجا استقرار منطقی تر است. بنابراین، هدف و طراحی فناوری به هدر می رود.

نتیجه

با وجود این که برخی معتقدند که اشخاص به نفع ربات ها کنار گذاشته خواهند شد، اما همچنان نیاز به کارمندان انسانی وجود خواهد داشت. مدیریت عملیات مستلزم تعامل انسانی است. در نتیجه، به جای جایگزین شدن با ماشین‌ها در آینده، انسان‌ها با آن ها کار خواهند کرد.

گنجاندن BPA در گردش کار شما می تواند خروجی و کارایی را افزایش دهد و در عین حال خطر اتفاقات، خطاهای انسانی و دعاوی احتمالی را کاهش دهد. زمان مناسب برای اتوماسیون چه زمانی است؟ همین الان.

https://www.processmaker.com/blog/7-advantages-disadvantages-of-business-process-automation/

دیدگاه ها

هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.




مشاوره آنلاین