چگونه یک فرآیند را در BPMS پیاده‌سازی کنیم؟ راهنمای گام به گام از تحلیل تا اجرا

پیاده‌سازی یک فرآیند در BPMS فقط به ساختن یک نمودار گردش کار و قرار دادن چند وظیفه در کنار یکدیگر محدود نمی‌شود. برای اینکه یک فرآیند واقعاً بتواند در سازمان به شکل مؤثر اجرا شود، ابتدا باید وضعیت فعلی آن بررسی و مشکلاتش شناسایی شود، سپس فرآیند مطلوب طراحی شده و در نهایت فرم‌ها، وظایف، قوانین و ارتباطات مورد نیاز در BPMS پیاده‌سازی شوند.

به همین دلیل، پیاده سازی فرآیند در BPMS معمولاً شامل مراحلی مانند تحلیل فرآیند، طراحی وضعیت مطلوب، مدل‌سازی، طراحی فرم، تعریف نقش‌ها و قوانین، تست، اجرا و پایش است.

در این مقاله، این مراحل را از ابتدا تا اجرای واقعی فرآیند بررسی می‌کنیم.

 

پیاده‌سازی فرآیند در BPMS به چه معناست؟

پیاده‌سازی فرآیند در BPMS یعنی تبدیل یک فرآیند کسب و کار که ممکن است به صورت شفاهی، کاغذی، ایمیلی یا در چند نرم افزار مختلف انجام شود، به یک گردش کار ساختاریافته و قابل اجرا در محیط BPMS.

برای مثال فرض کنید فرآیند خرید یک سازمان به این شکل انجام می‌شود:

در حالت سنتی ممکن است هر مرحله با ایمیل، نامه، فایل Excel یا تماس تلفنی انجام شود.

در پیاده‌سازی فرآیند در BPMS، این مراحل به یک گردش کار مشخص تبدیل می‌شوند و برای هر مرحله می‌توان مسئول، فرم، زمان، قانون و نتیجه مشخصی تعریف کرد.

در نتیجه، مسیر کلی کار می‌تواند به شکل زیر باشد:

مراحل پیاده‌سازی فرآیند در BPMS

پیاده‌سازی یک فرآیند موفق، معمولاً یک فعالیت مرحله‌ای است. هرچه فرآیند پیچیده‌تر و تعداد واحدهای درگیر بیشتر باشد، اهمیت انجام صحیح این مراحل نیز بیشتر می‌شود.

۱. انتخاب فرآیند مناسب برای پیاده‌سازی

قبل از اینکه فرآیند را در BPMS ایجاد کنیم، باید مشخص شود کدام فرآیند برای پیاده‌سازی مناسب است. همه فرآیندهای سازمان الزاماً گزینه مناسبی برای اولین پروژه نیستند.

یک فرآیند مناسب معمولاً ویژگی‌هایی مانند موارد زیر دارد:

• مراحل مشخصی دارد.
• چند کاربر یا واحد در آن مشارکت دارند.
• حجم قابل توجهی درخواست در آن ایجاد می‌شود.
• تأخیر در اجرای آن برای سازمان هزینه ایجاد می‌کند.
• پیگیری وضعیت آن دشوار است.
• دوباره‌کاری یا گردش اطلاعات اضافی دارد.
• امکان اندازه‌گیری عملکرد آن وجود دارد.

برای مثال، فرآیندهای زیر می‌توانند گزینه‌های مناسبی باشند:

• خرید
• درخواست پرداخت
• مدیریت اسناد
• درخواست خدمات
• مرخصی
• استخدام
• قراردادها
• درخواست تجهیزات
• فرآیندهای پروژه‌ای

آیا باید از پیچیده‌ترین فرآیند شروع کرد؟

معمولاً خیر.

اگر سازمان برای نخستین بار قصد پیاده‌سازی فرآیند در BPMS را دارد، بهتر است فرآیندی انتخاب شود که اهمیت کافی داشته باشد اما پیچیدگی آن قابل کنترل باشد.

اجرای موفق یک فرآیند می‌تواند تجربه لازم برای توسعه BPMS به سایر فرآیندهای سازمان را ایجاد کند.

۲. تحلیل وضعیت موجود فرآیند (As-Is)

پس از انتخاب فرآیند، باید بررسی کنیم که فرآیند در حال حاضر چگونه اجرا می‌شود. به این وضعیت، مدل یا فرآیند As-Is گفته می‌شود.

در این مرحله باید مشخص شود:

• فرآیند از کجا شروع می‌شود؟
• چه کسانی در آن مشارکت دارند؟
• چه واحدهایی درگیر هستند؟
• چه فرم‌هایی استفاده می‌شوند؟
• چه اطلاعاتی در هر مرحله دریافت می‌شود؟
• چه تصمیم‌هایی گرفته می‌شود؟
• چه تأییدهایی وجود دارد؟
• خروجی هر مرحله چیست؟
• چه اتفاقی باعث بازگشت درخواست می‌شود؟
• فرآیند در چه نقاطی متوقف می‌شود؟

این مرحله اهمیت زیادی دارد، زیرا بدون شناخت فرآیند موجود، ممکن است سازمان فقط همان مشکلات قبلی را به شکل دیجیتال اجرا کند.

۳. شناسایی گلوگاه‌ها و مشکلات فرآیند

پس از مستندسازی فرآیند فعلی، باید نقاط ضعف آن مشخص شوند.

برای مثال ممکن است در تحلیل فرآیند مشخص شود که:

• یک درخواست چند بار بین واحدها جابه‌جا می‌شود.
• یک تأیید غیرضروری باعث تأخیر شده است.
• اطلاعات یکسان در چند فرم وارد می‌شود.
• مشخص نیست مسئول مرحله بعد چه کسی است.
• درخواست‌ها در ایمیل یا فایل‌های مختلف گم می‌شوند.
• کاربران نمی‌توانند وضعیت درخواست خود را مشاهده کنند.
• گزارش دقیقی از زمان انجام فرآیند وجود ندارد.

در این مرحله باید مشخص شود:

کدام قسمت‌ها باید حذف، اصلاح، ساده یا خودکار شوند؟

این موضوع یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های میان اتوماسیون فرآیند و صرفاً دیجیتال کردن فرم‌ها است.

۴. طراحی فرآیند مطلوب (To-Be)

بعد از تحلیل وضعیت موجود، باید مشخص شود که فرآیند پس از اصلاح چگونه باید اجرا شود.

به این مدل، وضعیت مطلوب یا To-Be گفته می‌شود.

برای مثال ممکن است در فرآیند جدید:

• چند مرحله غیرضروری حذف شود.
• یک فرم جایگزین چند فرم قبلی شود.
• درخواست به صورت خودکار به مسئول مربوطه ارجاع شود.
• مسیر تأیید بر اساس مبلغ یا نوع درخواست تعیین شود.
• اعلان‌ها به شکل خودکار ارسال شوند.
• وضعیت درخواست برای متقاضی قابل مشاهده باشد.

در این مرحله هدف فقط تبدیل فرآیند فعلی به یک گردش کار دیجیتال نیست، بلکه باید تلاش شود فرآیند ساده‌تر، شفاف‌تر و قابل کنترل‌تر شود.

۵. مدل‌سازی فرآیند با BPMN

پس از مشخص شدن فرآیند مطلوب، نوبت به مدل‌سازی آن می‌رسد. استاندارد BPMN 2.0 یکی از استانداردهای رایج برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار است.

در مدل BPMN می‌توان مواردی مانند زیر را مشخص کرد:

• رویداد شروع
• فعالیت‌ها
• وظایف کاربران
• تصمیم‌ها
• مسیرهای مختلف فرآیند
• رویدادهای میانی
• رویداد پایان
• نقش‌ها و واحدهای سازمانی
• فعالیت‌های خودکار

برای مثال فرآیند درخواست کالا می‌تواند به شکل زیر طراحی شود:

 

مدل BPMN کمک می‌کند قبل از پیاده‌سازی، ساختار فرآیند برای کارشناسان کسب و کار و تیم فنی قابل مشاهده و بررسی باشد.

 

۶. طراحی فرم‌های فرآیند

در بسیاری از فرآیندهای سازمانی، اجرای فرآیند با تکمیل یک فرم آغاز می‌شود. بنابراین پس از مشخص شدن گردش کار، باید فرم‌های مورد نیاز نیز طراحی شوند.

برای هر فرم باید مشخص شود:

• چه اطلاعاتی دریافت شود؟
• کدام فیلدها اجباری هستند؟
• چه اطلاعاتی به‌صورت خودکار تکمیل شود؟
• کدام اطلاعات قابل ویرایش باشند؟
• چه اعتبارسنجی‌هایی لازم است؟
• در هر مرحله چه اطلاعاتی نمایش داده شود؟

برای مثال در فرآیند کالا، فرم اولیه ممکن است شامل موارد زیر باشد:

درخواست‌کننده، واحد سازمانی، نوع کالا، مقدار، اولویت، توضیحات و فایل‌های پیوست

در مراحل بعد ممکن است اطلاعات دیگری مانند تأیید مدیر، اطلاعات مالی و انبار یا نتیجه درخواست به همان پرونده اضافه شود.

۷. تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها

یکی از مهم‌ترین بخش‌های پیاده‌سازی فرآیند در BPMS، مشخص کردن مسئول هر فعالیت است. برای هر مرحله باید پاسخ روشنی برای این سؤال وجود داشته باشد:

چه کسی باید این کار را انجام دهد؟

این شخص یا نقش می‌تواند بر اساس موارد مختلفی تعیین شود، مانند:

• کاربر مشخص
• سمت سازمانی
• واحد سازمانی
• نقش
• مدیر مستقیم
• شرایط موجود در فرم

برای مثال:

ثبت درخواست → کاربر درخواست‌ کننده

بررسی درخواست → مدیر واحد

بررسی مالی → کارشناس مالی

تأیید نهایی → مدیر مالی

تعریف دقیق نقش‌ها باعث می‌شود وظایف بدون ابهام به افراد مربوطه ارجاع شوند.

۸. تعریف قوانین کسب و کار

همه فرآیندها یک مسیر ثابت ندارند. گاهی مسیر فرآیند بر اساس اطلاعات موجود در درخواست تغییر می‌کند.

برای مثال:

اگر مبلغ درخواست کمتر از ۵۰ میلیون تومان باشد، تأیید مدیر واحد کافی است.

اما:

اگر مبلغ بیشتر از ۵۰ میلیون تومان باشد، درخواست باید برای تأیید مدیریت ارشد نیز ارسال شود.

یا ممکن است نوع درخواست تعیین کند که فرآیند به کدام واحد ارجاع شود. این قواعد باید قبل از پیاده‌سازی مشخص شوند تا بتوان آن‌ها را در ساختار فرآیند اعمال کرد.

۹. پیاده‌سازی فرآیند در BPMS

در این مرحله مدل فرآیند، فرم‌ها، نقش‌ها و قوانین در محیط BPMS ایجاد می‌شوند. به بیان ساده، چیزی که در مراحل قبلی روی کاغذ یا نمودار طراحی شده بود، اکنون به یک فرآیند قابل اجرا تبدیل می‌شود.

برای مثال:

• ارسال اعلان
• ایجاد رکورد
• دریافت اطلاعات
• ارسال اطلاعات
• فراخوانی API
• ارتباط با پایگاه داده
• ارسال اطلاعات به سامانه دیگر
• تولید خروجی

در نتیجه، فرآیند فقط بین کاربران گردش نمی‌کند و بخشی از فعالیت‌های آن نیز می‌تواند به‌صورت خودکار انجام شود.

۱۰. اتصال فرآیند به سایر سیستم‌های سازمان

بسیاری از فرآیندهای سازمانی به یک نرم‌افزار محدود نیستند.

برای مثال فرآیند خرید ممکن است به:

سیستم مالی + انبار + ERP + سیستم تأمین‌کنندگان

وابسته باشد.

در چنین شرایطی باید مشخص شود چه اطلاعاتی بین سیستم‌ها منتقل می‌شود. استفاده از API و وب‌سرویس‌ها می‌تواند امکان چنین ارتباطاتی را فراهم کند.

البته بهتر است هر یکپارچه‌سازی بر اساس نیاز واقعی فرآیند تعریف شود و از ایجاد ارتباطات غیرضروری اجتناب شود.

۱۱. تست فرآیند

قبل از اینکه فرآیند برای تمام کاربران فعال شود، باید آن را با سناریوهای مختلف تست کرد. تست فقط به بررسی مسیر عادی محدود نمی‌شود. باید مواردی مانند زیر نیز بررسی شوند:

• تأیید درخواست
• رد درخواست
• بازگشت درخواست
• اصلاح اطلاعات
• عدم پاسخ کاربر
• تغییر مسئول
• شرایط استثنا
• اجرای فعالیت‌های خودکار
• ارسال اعلان
• ارتباط با سیستم‌های دیگر

این مرحله کمک می‌کند مشکلات فرآیند قبل از ورود به محیط عملیاتی شناسایی شوند.

۱۲. اجرای آزمایشی فرآیند

پس از تست فنی، بهتر است فرآیند ابتدا به‌صورت آزمایشی اجرا شود. در این مرحله می‌توان فرآیند را با:

• یک واحد سازمانی
• گروه محدودی از کاربران
• تعداد محدودی درخواست

اجرا کرد.

بازخورد کاربران در این مرحله بسیار مهم است. ممکن است در زمان اجرای واقعی مشخص شود که:

• یک فیلد فرم اضافی است.
• یک مرحله تأیید باید حذف شود.
• یک نقش اشتباه تعریف شده است.
• یک اعلان در زمان مناسبی ارسال نمی‌شود.
• یک مسیر فرآیند نیاز به اصلاح دارد.

این موارد قبل از اجرای گسترده قابل اصلاح هستند.

۱۳. آموزش کاربران

یکی از عوامل مهم موفقیت فرآیند، پذیرش آن توسط کاربران است.

کاربران باید بدانند:

• چگونه درخواست ایجاد کنند؟
• وظایف خود را از کجا مشاهده کنند؟
• چگونه یک وظیفه را انجام دهند؟
• چگونه درخواست را تأیید یا رد کنند؟
• در صورت وجود مشکل چه کاری انجام دهند؟

در فرآیندهای مهم، آموزش بهتر است متناسب با نقش کاربران انجام شود. برای مثال، آموزش مدیر تأییدکننده لزوماً نباید مشابه آموزش کارشناس اجرایی باشد.

۱۴. اجرای رسمی فرآیند

پس از تکمیل تست، اصلاحات و آموزش، فرآیند وارد مرحله بهره برداری می‌شود. اما این مرحله پایان کار نیست.

یکی از مهم‌ترین مزایای اجرای فرآیند در BPMS این است که سازمان می‌تواند اطلاعات مربوط به اجرای واقعی فرآیند را جمع‌آوری و بررسی کند.

برای مثال:

• تعداد درخواست‌ها
• زمان انجام هر مرحله
• زمان کل فرآیند
• تعداد درخواست‌های برگشتی
• تعداد درخواست‌های رد شده
• حجم کار هر واحد
• مراحل دارای بیشترین تأخیر

می‌توانند مورد بررسی قرار گیرند.

۱۵. پایش و بهبود مستمر فرآیند

بعد از اجرای فرآیند، باید عملکرد واقعی آن بررسی شود. ممکن است فرآیندی که روی نمودار بسیار مناسب به نظر می‌رسد، در عمل یک گلوگاه داشته باشد.

برای مثال در فرآیند درخواست کالا، اگر داده‌های اجرای فرآیند نشان دهند که بیشتر درخواست‌ها در مرحله تأیید مدیر متوقف می‌شوند، سازمان می‌تواند علت این مشکل را بررسی کند.

ممکن است:

• حجم درخواست‌ها زیاد باشد.
• مسئول مرحله مناسب نباشد.
• مرحله تأیید بیش از حد زمان‌بر باشد.
• اطلاعات کافی برای تصمیم‌گیری در اختیار مدیر نباشد.

این همان جایی است که ارزش واقعی مدیریت فرآیند در طول زمان مشخص می‌شود.

 

چه فرآیندهایی برای پیاده‌سازی در BPMS مناسب هستند؟

فرآیندهای مختلفی را می‌توان در BPMS پیاده‌سازی کرد، اما برخی فرآیندها معمولاً گزینه مناسب‌تری برای شروع هستند.

فرآیند خرید

به دلیل وجود درخواست، بررسی، تأیید، تدارکات، مالی و ثبت نتیجه، فرآیند خرید معمولاً گردش مشخصی دارد.

فرآیند پرداخت

درخواست پرداخت می‌تواند شامل ثبت درخواست، بررسی اسناد، تأیید مسئول مربوطه و کنترل مالی باشد.

مدیریت اسناد

گردش بررسی و تأیید اسناد یکی از نمونه‌های رایج فرآیندهای چندمرحله‌ای است.

فرآیند منابع انسانی

فرآیندهایی مانند استخدام، درخواست مرخصی و درخواست‌های پرسنلی نیز قابلیت تبدیل شدن به گردش کار ساختاریافته را دارند.

فرآیندهای پروژه‌ای و EPC

در سازمان‌های پروژه‌محور، فرآیندهایی مانند گردش اسناد، درخواست خرید، تأیید مدارک، پرداخت و مدیریت مکاتبات می‌توانند در قالب گردش کار اجرا شوند.

 

پیاده‌سازی فرآیند در BPMS چقدر زمان می‌برد؟

زمان مورد نیاز برای پیاده‌سازی یک فرآیند به پیچیدگی آن بستگی دارد و نمی‌توان برای همه فرآیندها یک زمان ثابت تعیین کرد.

عوامل مؤثر عبارت‌اند از:

• تعداد مراحل
• تعداد نقش‌ها
• تعداد واحدهای درگیر
• تعداد فرم‌ها
• پیچیدگی قوانین
• نیاز به گزارش‌گیری
• نیاز به یکپارچه‌سازی
• تعداد سیستم‌های مرتبط
• میزان تغییرات مورد نیاز در فرآیند

یک فرآیند ساده با چند مرحله مشخص ممکن است بسیار سریع‌تر از فرآیندی پیاده‌سازی شود که بین چند واحد گردش دارد و به چند سیستم دیگر متصل است.

بنابراین برآورد زمان بهتر است بعد از تحلیل فرآیند و تعیین محدوده دقیق پروژه انجام شود.

 

هزینه پیاده‌سازی فرآیند در BPMS به چه عواملی بستگی دارد؟

هزینه پیاده‌سازی یک فرآیند را باید از هزینه خود پلتفرم جدا کرد. در یک پروژه ممکن است هزینه‌هایی مانند موارد زیر وجود داشته باشد:

• تحلیل فرآیند
• طراحی فرآیند
• طراحی فرم
• پیاده‌سازی
• توسعه قابلیت‌های اختصاصی
• یکپارچه‌سازی
• گزارش‌گیری
• آموزش
• پشتیبانی

بنابراین هنگام مقایسه پیشنهادهای مختلف، بهتر است مشخص شود هر پیشنهاد دقیقاً شامل چه خدماتی است. این تفکیک باعث می‌شود سازمان بتواند هزینه واقعی اجرای فرآیند را بهتر ارزیابی کند.

 

آیا باید تمام فرآیندهای سازمان را همزمان پیاده‌سازی کرد؟

معمولاً توصیه نمی‌شود. یک رویکرد مرحله‌ای می‌تواند ریسک پروژه را کاهش دهد:

این روش به سازمان اجازه می‌دهد قبل از گسترش پروژه، تجربه لازم را به دست آورد.

 

همچنین می‌توان از نتایج پروژه اول برای ایجاد الگوهایی استفاده کرد که پیاده‌سازی فرآیندهای بعدی را سریع‌تر و ساده‌تر می‌کنند.

 

اشتباهات رایج در پیاده‌سازی فرآیند در BPMS

خودکارسازی فرآیند بدون تحلیل

اگر فرآیند دارای مراحل غیرضروری یا گلوگاه باشد، خودکار کردن آن لزوماً باعث بهبود نمی‌شود.

انتخاب فرآیند نامناسب برای اولین پروژه

شروع پروژه با یک فرآیند بسیار پیچیده می‌تواند ریسک پروژه را افزایش دهد.

نادیده گرفتن کاربران

افرادی که فرآیند را در عمل اجرا می‌کنند، اطلاعات ارزشمندی درباره مشکلات آن دارند.

پیچیده کردن بیش از حد گردش کار

هدف از پیاده‌سازی فرآیند، ایجاد یک گردش کار قابل کنترل است، نه اینکه تمام استثناهای احتمالی به ده ها مرحله و شرط تبدیل شوند.

عدم تعریف شاخص‌های ارزیابی

اگر ندانیم فرآیند قبل و بعد از پیاده‌سازی چه تفاوتی داشته است، ارزیابی موفقیت پروژه دشوار خواهد بود.

بی‌توجهی به فرآیندهای مرتبط

گاهی یک فرآیند به چند فرآیند یا سیستم دیگر وابسته است و نمی‌توان آن را به‌صورت کاملاً مستقل طراحی کرد.

 

چگونه موفقیت پیاده‌سازی فرآیند را ارزیابی کنیم؟

قبل از اجرای فرآیند بهتر است چند شاخص قابل اندازه‌گیری مشخص شود.

برای مثال:

شاخص	قبل از پیاده‌سازی	بعد از پیاده‌سازی
زمان متوسط انجام فرآیند	قابل اندازه‌گیری	قابل مقایسه
تعداد مراحل	وضعیت موجود	وضعیت جدید
تعداد مراجعات	وضعیت موجود	وضعیت جدید
میزان دوباره‌کاری	وضعیت موجود	وضعیت جدید
زمان انتظار	وضعیت موجود	وضعیت جدید
امکان رهگیری	محدود/نامحدود	قابل اندازه‌گیری

هدف این است که بتوانیم نشان دهیم اجرای فرآیند چه بهبودی برای سازمان ایجاد کرده است.

 

نقش BPMS در بهبود فرآیندهای سازمان

وقتی یک فرآیند در BPMS اجرا می‌شود، سازمان می‌تواند از مرحله صرفاً "اجرای گردش کار" فراتر برود.

اطلاعات حاصل از اجرای فرآیند می‌تواند به سازمان کمک کند تا:

• گلوگاه‌ها را شناسایی کند.
• زمان انجام مراحل را بررسی کند.
• حجم کار واحدها را مقایسه کند.
• نقاط پرتکرار برگشت درخواست را پیدا کند.
• قوانین فرآیند را اصلاح کند.
• مراحل غیرضروری را حذف کند.

بنابراین یک فرآیند می‌تواند در طول زمان چند بار اصلاح شود.

این چرخه را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:

 

برای پیاده‌سازی فرآیند در BPMS چه چیزهایی باید آماده باشد؟

قبل از شروع پروژه بهتر است اطلاعات زیر مشخص باشند:

اطلاعات فرآیند

• نام فرآیند
• هدف فرآیند
• نقطه شروع
• نقطه پایان
• ورودی‌ها
• خروجی‌ها

اطلاعات سازمانی

• واحدهای درگیر
• نقش‌ها
• مسئولیت‌ها
• تأییدکنندگان

اطلاعات سیستمی

• نرم‌افزارهای مرتبط
• پایگاه‌های داده
• APIها و وب‌سرویس‌ها
• اطلاعات مورد نیاز برای یکپارچه‌سازی

اطلاعات عملکردی

• زمان فعلی فرآیند
• تعداد درخواست‌ها
• نقاط تأخیر
• میزان دوباره‌کاری
• شاخص‌های مورد انتظار

هرچه این اطلاعات دقیق‌تر باشند، طراحی فرآیند مطلوب و برآورد پروژه نیز دقیق‌تر خواهد بود.

 

انتخاب نرم افزار مناسب برای اجرای فرآیند

پس از مشخص شدن نیازهای فرآیند، باید بررسی شود که پلتفرم انتخاب‌شده توانایی اجرای آن را دارد یا خیر.

برخی معیارهای مهم عبارت‌اند از:

• پشتیبانی از مدل‌سازی فرآیند
• امکان طراحی فرم
• مدیریت وظایف کاربران
• تعریف نقش‌ها و دسترسی‌ها
• اجرای قوانین کسب و کار
• گزارش‌گیری
• پایش فرآیند
• قابلیت یکپارچه‌سازی
• امکان توسعه و سفارشی‌سازی
• سهولت مدیریت فرآیندها

برای آشنایی با نمونه‌ای از یک نرم افزار مورد استفاده برای طراحی و اجرای فرآیندهای سازمانی، می‌توانید صفحه نرم افزار BPMS پارس را نیز مشاهده کنید.

در اینجا هدف، انتخاب ابزار بر اساس نیاز واقعی فرآیند است، نه انتخاب یک پلتفرم صرفاً بر اساس تعداد قابلیت‌هایی که روی کاغذ ارائه می‌کند.

 

جمع‌ بندی

پیاده سازی فرآیند در BPMS یک مسیر چندمرحله‌ای است که از شناخت فرآیند موجود شروع می‌شود و با اجرای فرآیند، پایش عملکرد و بهبود مستمر ادامه پیدا می‌کند.

مراحل اصلی این مسیر عبارت‌اند از:

مهم‌ترین نکته این است که BPMS نباید صرفاً برای دیجیتال کردن یک فرآیند موجود استفاده شود. ابتدا باید مشخص شود فرآیند چگونه می‌تواند بهتر اجرا شود و سپس فناوری برای اجرای آن به کار گرفته شود.

 

به این ترتیب، سازمان به جای اینکه صرفاً یک گردش کار دیجیتال داشته باشد، می‌تواند به سمت فرآیندهای شفاف، قابل اندازه‌گیری، قابل کنترل و قابل بهبود حرکت کند.

 

پرسش‌های متداول

پیاده سازی فرآیند در BPMS از کجا شروع می‌شود؟

بهتر است کار با انتخاب یک فرآیند مناسب و تحلیل وضعیت موجود آن آغاز شود. پس از شناسایی مشکلات، فرآیند مطلوب طراحی و سپس در BPMS پیاده‌سازی می‌شود.

آیا می‌توان یک فرآیند موجود را بدون تغییر در BPMS پیاده کرد؟

از نظر فنی ممکن است، اما اگر فرآیند دارای مراحل غیرضروری یا گلوگاه باشد، بهتر است قبل از خودکارسازی اصلاح شود.

آیا برای پیاده‌سازی فرآیند به BPMN نیاز است؟

BPMN یکی از استانداردهای رایج برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار است و استفاده از آن می‌تواند ارتباط میان تحلیل فرآیند و پیاده‌سازی را ساده‌تر کند.

آیا یک فرآیند می‌تواند به نرم‌افزارهای دیگر سازمان متصل شود؟

بسته به قابلیت‌های پلتفرم و سیستم‌های موجود، می‌توان از API، وب‌سرویس و روش‌های دیگر برای تبادل اطلاعات استفاده کرد.

بعد از اجرای فرآیند، پروژه تمام می‌شود؟

خیر. پس از اجرا باید عملکرد فرآیند پایش شود و بر اساس داده‌های واقعی، در صورت نیاز اصلاحات لازم انجام شود.