به عنوان متخصص فرآیند، یکی از وظایف اصلی که به عهده شماست، راه اندازی و اجرای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) است. این پروژه مدت زیادی است که به تعویق افتاده است و مدیریت به شدت نگران است. ذی نفعان می‌خواهند چیزی را سریع ببینند، اما به‌عنوان کارشناس فرآیند، شما می‌خواهید هر چیزی که ارائه می‌دهید تا حد امکان کامل باشد.
بدترین کاری که در این مرحله می توانید انجام دهید این است که سعی کنید پلتفرم BPM را که توسط شخص قبلی در پست شما انتخاب شده است مدیریت کنید و هر چه سریع تر آن را به اشتراک بگذارید.
اجرای موثر BPM به فکر و تلاش زیادی نیاز دارد. تلاش برای سرعت بخشیدن به این روند یک ریسک است که در نهایت منجر به نرخ پایین پذیرش، ناکارآمدی و آشفتگی عمومی می شود. اجرای سریع BPM می تواند پروژه ها را به تاخیر بیندازد، با سیستم های موجود تداخل پیدا کند و منابع شرکت شما را تضعیف کند.
در ادامه یک چک لیست 10 موردی پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار آورده شده است:
1. پلتفرم BPM خود را هوشمندانه انتخاب کنید.
قبل از شروع به ایجاد فرآیندها، مطمئن شوید که کار را روی یک پایه خوب بنا می کنید. بازار سازمانی با ابزارهای BPM و اتوماسیون که همه چیز را از همکاری خودکار گرفته تا تعمیر فرآیندهای شکسته شده را ارائه می دهد، اشباع شده است. مطمئن شوید که ابزار BPM شما دارای تمام ویژگی های مهم BPM است.
برخی از ابزارهای BPM برای ارائه قابلیت های توسعه برنامه طراحی شده اند، در حالی که بسیاری دیگر برای مشاهده و ردیابی فرآیند ساخته شده اند. به دنبال راه حلی باشید که همه اعضای تیم، از جمله کاربران تجاری غیر فنی، بتوانند از آن استفاده کنند. انتخاب یک BPM با کاربری آسان می تواند شما را از استخدام مشاوران گران قیمت برای عیب یابی مسائل یکپارچه سازی و عملیاتی نجات دهد.
2. فرآیندی را برای آزمایش انتخاب کنید.
ممکن است وسوسه شوید که فرآیندی را که بیش ترین خرابی را به بار می آورد، در ابتدا خودکار کنید. اما بهتر است اولین فرآیندی که مدیریت آن کمی آسان تر باشد و خطرات آن کمتر باشد را هنگام اجرای راه حل BPM خودکار می کنید.
تا زمانی که تیم شما تا حد زیادی با ابزار BPM راحت نیستند، از اجرای آن در فرآیندهای حیاتی خودداری کنید. ابتدا آن را روی فرآیندهای کوچکی مانند سفارش‌های خرید، بازپرداخت هزینه سفر یا سایر پروژه‌هایی که به راحتی قابل مدیریت می شوند، آزمایش کنید. هنگامی که صاحبان فرآیند در مورد کنترل بهتر BPM اعتماد به نفس پیدا کردند، به آهستگی گردش کار را افزایش دهید تا پروژه های بزرگ را هم شامل شود.
3. مالک فرآیند را شناسایی کنید.
اگر کسی برای مدیریت فرآیند پیاده سازی و عملیات BPM مأموریتی نداشته باشد، همه نگاه ها به سمت یکدیگر نشانه می روند.
برای پیاده سازیBPM، ضروری است که مالک فرآیند معمولاً پیش رو کسب و کار در مسئولیت فرآیند را شناسایی کنید.
این شخص مسئول عملکرد درست و سازماندهی فرآیند و داده ها است. به همین دلیل مهم است که یک راه حل نرم افزاری BPM با محوریت انسان انتخاب کنید که همه بخش های کسب و کار شما با آن احساس راحتی کنند.
با مالک فرآیند جلسه بگذارید و در مورد مدیریت فعلی فرآیند و آنچه که او ممکن است از اتوماسیون به دنبال آن باشد صحبت کنید.
4. معیارها را تنظیم کنید.
اگر هیچ هدف سازمانی مرتبط با اجرای BPM نداشته باشید، این یک تلاش بی هدف و اتلاف منابع خواهد بود. قبل از شروع هر جریان کاری، «چرایی» خودکارسازی فرآیند خود را در ذهن داشته باشید. برخی از جریان‌های کاری برای کاهش زمان و کم کردن هزینه‌ها طراحی شده‌اند، فرآیندهای دیگر برای ردیابی بهتر یا خلاص شدن از شر کاغذی بازی تنظیم شده‌اند.
مهم ترین اولویت را در یک گردش کار مشخص کنید و سعی نکنید به یکباره به چندین هدف برسید. یک گردش کار را به هدف خاصی که می‌خواهید به آن برسید و در چارچوب زمانی که می‌خواهید به آن دست پیدا کنید، گره بزنید.
با درک داده های فرآیندهای قبلی مانند ایمیل، تماس های تلفنی یا چت با مشتری شروع کنید. در مورد زمان بهینه انجام هر کار در شرایط عادی شفاف باشید و از این اطلاعات برای تعیین اهداف معقول برای پلت فرم BPM استفاده کنید.
5. نمودار گردش کار
یکی از نکات کلیدی در هر پیاده سازی BPM این است که بنشینید و نموداری را که گردش کار به نظر می رسد نشان دهید. با یک تکه کاغذ ساده به جای نرم افزار شروع کنید.
با سایر افراد نزدیک به فرآیند صحبت کنید و از نحوه مدیریت وظایف در گذشته بپرسید. مهم است که تاریخچه یک فرآیند و هر تغییر بزرگی را که آن ها پشت سر گذاشته اند درک کنید تا این که تصمیمات خود را بر اساس فرضیات قرار دهید.
معمولاً در این مرحله است که مالک فرآیند، وظایف اضافی را شناسایی می کند و آنچه با اتوماسیون امکان پذیراست را مشاهده می کند. کاری که زمانی یک وظیفه بود و عبارت بود از "جمع آوری داده ها و ارسال آن به مدیر پروژه" را می توان با یک مرحله خودکار ساده حذف کرد.
فرآیند را به حداقل برسانید تا دردسرهای فرآیندهای دستی کمتر شود. هرچه مسیر فرآیند کوتاه‌تر باشد، شانس موفقیت BPM بیش تر می‌شود.
6. همه را درگیر کنید
یک سیستم BPM توسط دو گروه اجرا می شود:
مدیران فنی که می دانند چگونه از پلتفرم BPM استفاده کنند.
صاحبان کسب و کار که می دانند فرآیند چگونه باید اجرا شود.
به منظور تشویق همکاری در پلت فرم جدید BPM، همه سهامداران را در مراحل اولیه درگیر کنید. با هر یک از صاحبان وظایف ملاقات کنید و درک کنید که برای کارشان به چه داده هایی نیاز دارند. برای درک نقاط مشکل ساز از کاربران نهایی بازخورد دریافت کنید.
7. گردش کار BPM خود را آزمایش کنید.
بهترین راه برای درک تأثیر BPM بر فرآیند کسب و کار شما بدون تداخل در فرآیندهای جاری، اجرای آن در یک شرایط آزمایشی است. از این فرصت برای آموزش افراد استفاده کنید.
یک سیستم BPM هنگام اجرا باید بخش عمده ای از منطق تجاری را بررسی کند و آزمایش ابزار می تواند به شما کمک کند تا زمان اجرای واقعی سیستم، پهنای باند آن برای رسیدگی به حجم کاری فرآیند، چابکی و خروجی را مشخص کنید. پس از موفقیت اولیه، پروژه های بزرگ تر که نیاز به کنترل بیش تری دارند را می توان پس از این فرآیندها مدل کرد.
8. آماده تغییر باشید
متدولوژی BPM که به طور سنتی ساخته شده است بر روی ساختار و استحکام سیستم تمرکز دارد، به همین دلیل است که باشگاه نخبگان پرسنل فناوری اطلاعات تنها قادر به ایجاد تغییرات در آن بودند.
با پذیرش سریع محاسبات ابری و نرم‌افزار به عنوان سرویس (SaaS)، امروزه کسب‌وکارها به یک نرم‌افزار BPM نیاز دارند که به خوبی با سیستم موجود آن ها مطابقت داشته باشد و بتوان آن را برای یکپارچگی بهتر تنظیم کرد. شما نمی خواهید ابزار BPM را انتخاب کنید که نیاز به بازنگری در روند موجود معماری IT شما دارد. یک راه حل BPM سازگار با منابع و منعطف را انتخاب کنید که ارزش بیشتری به فرآیندهای جاری شما می‌افزاید.
9. آموزش کاربران
موفقیت اجرای BPM شما تا حد زیادی به نحوه تعامل انسان با سیستم BPM، در فرآیند بستگی دارد. هر شرکت کننده ای باید نسبت به فرآیندی که در حال انجام است پاسخگو باشد و بهترین راه برای دستیابی به این هدف، مربیگری کارکنان است.
یک کارگاه آموزشی در مورد مبانی پلت فرم BPM، منطق پشت صحنه اجرای آن و نتایج مورد انتظار برگزار کنید.
10. اندازه گیری و تنظیم
اگر نرخ بازگشت سرمایه (ROI) راه حل نرم افزاری BPM را اندازه گیری نکنید، هرگز متوجه نخواهید شد که آیا اتوماسیون واقعاً خواسته شما را برآورده می کند یا خیر. نقش اندازه‌گیری و بهبود فرآیند باید به عهده مالک فرآیند باشد، اما به‌عنوان مدیر سیستم می‌خواهید تا آن جا که می‌توانید از آن پشتیبانی کنید.
معمولاً اندازه‌گیری راه‌حل‌های نرم‌افزار BPM سخت است، زیرا داده‌های آن‌ها در مقایسه با منابع دیگر در یک سازمان مبهم‌تر است. اما اگر نوع خاصی از داده‌ها را می‌خواهید ببینید، می‌توانید از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای تجزیه و بهبود آن ها استفاده کنید.
اگر می بینید که اهداف بهینه برآورده نمی شوند،BPM را دوباره مهندسی کنید تا اهداف مورد انتظار را مشخص کنید. مدتی طول می کشد تا هر ابزار BPM تکامل یابد و به خوبی با فرآیندهای سازمانی سازگار شود. تا آن زمان، باید سیستم را بررسی و تکرار کنید تا از آن حداکثر استفاده را ببرید.
پیاده سازی BPM می تواند بسیار طولانی و پیچیده باشد و افراد زیادی را درگیر کند. با این حال، هنگامی که به درستی با استفاده از یک پلت فرم BPM انسان محور انجام شود، اجرای BPM شما موفقیت بزرگی خواهد داشت. به یاد داشته باشید که کارها را آهسته پیش ببرید و مسیر ایده را برای یک فرآیند برنامه ریزی کنید و به سیستم اجازه دهید بقیه را مدیریت کند.
ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.
https://kissflow.com/workflow/bpm/business-process-management-implementation-checklist/
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است