چه زمانی باید فرآیندهای خود را نقشه برداری کنید؟

بسیاری از کسب و کارها نمی دانند چه زمانی باید نقشه برداری فرآیند را انجام دهند. با این حال، هیچ پاسخ درستی برای این سوال وجود ندارد. همه چیز بستگی به شرایط دارد. برای درک این که چه زمانی زمان نقشه برداری از فرآیندهای خود و افزودن ورودی های دیگر به روال خود فرارسیده است، باید گردش کار خود را به طور کامل تجزیه و تحلیل کنید و سعی کنید تشخیص دهید که آیا به تنظیماتی نیاز دارد یا خیر. برای این نوع تجزیه و تحلیل، شما باید همیشه فرآیندهای خود را به طور مداوم نظارت کنید. هر بار که مدیران متوجه اشتباهات، تاخیرها یا مشکلاتی در ارتباط بین تیم ها می شوند، باید جریان ها را ارزیابی کرده و نقشه برداری مجدد انجام دهید.

به یاد داشته باشید که BPM یک چرخه پیوسته است. شما باید پیاده سازی، نظارت، ارزیابی نتایج و طراحی مجدد برای بهینه سازی را به صورت پیوسته انجام دهید.

اهمیت نقشه برداری چیست؟

فرآیندهای نقشه برداری برای مشاغلی که می خواهند نتایج خود را بهبود بخشند و گردش کار بهتری را تضمین کنند بسیار مهم است. مزایای اصلی نقشه برداری فرآیندها عبارتند از:

• مدل های کاری استاندارد شده

یکی از بزرگ ترین مزایای فرآیندهای نقشه برداری استانداردسازی است. ترسیم دقیق مراحل کار، جدای از ساده‌تر کردن قوانین فنی برای انطباق، تضمین می‌کند که می‌توان آن مراحل را به طور ایمن و مؤثر بازتولید کرد. در فرآیندهای نقشه برداری، کسب و کارها می توانند تعریف کنند که چه کاری، چه زمانی، چگونه و در کدام مرحله باید انجام شود. این امر سازگاری و استانداردسازی کار را تضمین می کند.

• شاخص های تعریف شده برای اندازه گیری عملکرد فرآیند

هنگامی که اجرای کار را استاندارد می کنید، نقشه برداری، تعیین شاخص ها را برای اندازه گیری عملکرد تیم ها در مورد هر فرآیند آسان تر می کند.

از آن جایی که مراحل برنامه ریزی شده متفاوتی برای هر کار وجود دارد، شرکت می تواند عملکرد هر یک را اندازه گیری نماید و همچنین دریابد که هر کدام چگونه بر نتایج کلی کسب و کار تاثیر می گذارد.یک استراتژی خوب ایجاد KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) است که می‌توانند اندازه‌گیری، مقایسه یا ردیابی شوند تا عملکرد فرآیند را نشان دهند.

• شناسایی تنگناها

تنگناها به عنوان کاستی های فرآیند تلقی می شوند. آن ها همان نقاطی هستند که جریان کار آسیب می بیند و فرآیندها کند می شوند. آن ها می توانند تحویل را به تاخیر بیندازند، کارمندان را خسته کنند، مشتریان را ناراضی بگذارند و همچنین در دستیابی به اهداف یا در میان خود اهداف تداخل ایجاد کنند.نقشه برداری شناسایی این عیوب را آسان تر می کند و به بازسازی کامل فرآیندها برای نتایج بهتر کمک می کند.

• اعتماد به نفس بیش تر در تعیین نقش ها و وظایف

تعریف نقش ها و مسئولیت های کارکنان یک مشکل رایج در کسب و کارها است. نقشه برداری فرآیند این مشکل را نیز حل می کند.این تکنیک با تعریف دقیقی در مورد  هدف هر مرحله از اجرا، به بهبود پیوند میان بخش ها کمک می کند و نتایج مثبتی را برای کل شرکت ارائه می دهد.

• پیش بینی منابع موثرتر و برآورد هزینه

شرکت‌هایی که سطح جزئیات بالاتری در فرآیندها دارند، از پیش‌بینی‌پذیری بیش تر در هزینه‌ها و کنترل بر منابع مورد استفاده خود، اطمینان بیش تری دارند.منابع، ماشین‌ها، متخصصان و برنامه‌ها باید طوری برنامه‌ریزی شوند که در اجرای فرآیند  چیزی کم نشود.در عین حال، شرکت هزینه این ورودی‌ها و اجرای فرآیند را بهتر درک می‌کند و کنترل بیش تری بر صورت‌های مالی خواهد داشت.

• کنترل بیش تر بر فرآیندها

طراحی واضح مراحل و مسیرهای کاری به مدیران کمک می کند تا فعالیت ها را پیگیری کنند و کنترل بیش تری بر فرآیندها داشته باشند.همچنین به مدیران این امکان را می دهد تا به راحتی اشتباهات را در حین اجرا شناسایی کنند و بلافاصله راه حل ها را بیابند، بدون اینکه تأثیر قابل توجهی در نتیجه داشته باشند.

• بهینه سازی گردش کار

با تمام پیشرفت هایی که نقشه برداری فرآیند فراهم می کند، بهینه سازی گردش کار نتیجه ای است که باید انتظار داشت.علاوه بر اجرای وظایف، کسب و کار می تواند به مدیریت بهتر، کاهش اشتباهات و هزینه ها، بهبود عملکرد و نتایج قوی تر دست یابد.

هدف از نگاشت فرآیند در مراحل تحلیل و طراحی نهفته است. دقیقا زمانی که شما یک دید کلی از فرآیندها به همان شکلی که واقعا هستند و چگونه می توانند پس از تنظیم باشند، به دست می آورید.

چگونه می توانید فرآیندهای خود را نقشه برداری کنید؟

برای درک این که چگونه فرآیندها را می توان نقشه برداری کرد و این مزایا را عملی نمود، نیاز به بررسی برخی از مراحل پیاده سازی است:

1. تعریف کنید که کدام فرآیندها باید ابتدا نقشه برداری شوند

اول از همه، شما باید تعریف کنید که کدام فرآیندها نیاز به نگاشت جدید دارند. به جای اعمال تغییرات در همه فعالیت ها به طور همزمان باید مهم ترین فرآیندها را اولویت بندی کنید، زیرا این تغییر ممکن است مدتی طول بکشد.برای ساده‌تر کردن آن، سعی کنید پاسخ دهید که چرا فرآیند باید ترسیم شود، چقدر حیاتی است و چه خطراتی دارد.به یاد داشته باشید که برای نگاشت هر فرآیند یک هدف تعیین کنید.

2. نقشه فرآیند طراحی کنید

یک نمایش گرافیکی از فرآیند داشته باشید، به صورت بصری، وظایف را به صورت متوالی نشان دهید و یک فرآیند خاص را تشکیل دهید. این نقشه باید به عنوان یک تیم شامل افرادی که آن را انجام می دهند تکمیل شود.

3. نگاشت فرآیند خود را معتبر کنید

بررسی کنید که آیا عناصر نقشه شما صحیح هستند و آیا آن ها برای کسب و کار منطقی هستند یا خیر. این نقشه برداری را با کارمندانی که در این فرآیند شرکت می کنند تأیید کنید و تغییرات لازم را ایجاد کنید. مشارکت تیم‌ها در نقشه‌برداری باعث می‌شود مردم واقعاً طرح جدید را درک کنند و آن را عملی کنند.

4. فرآیند را مدل کنید

با تمام مراحل تکمیل شده تا کنون، زمان مدل‌سازی فرآیندها فرا رسیده است. هر گونه پیشرفت احتمالی را که می توانید انجام دهید و این که چگونه می توانید ارزش بیش تری برای محصول نهایی ایجاد کنید را درک کنید. ابزاری را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای کسب و کار شما مطابقت دارد و یک مدل فرآیند جدید را شروع کنید که توسط تیم ها انجام می شود.

5. از اتوماسیون فرآیندها اطمینان حاصل کنید

روی برنامه هایی سرمایه گذاری کنید که اتوماسیون فرآیندهای طراحی شده جدید را تضمین می کنند. به عنوان مثال، با یک ابزار BPMS، یک شرکت می تواند یک سری وظایف را به طور خودکار، به روشی استاندارد، سریع و با بهترین نتایج انجام دهد.

6. بر پیشرفت فرآیند نظارت کنید

در نهایت، باید بر عملکرد فرآیند داخلی خود نظارت دقیق داشته باشید، شاخص های خود را به صورت دوره ای اندازه گیری کنید و سلامت هر فرآیند را ارزیابی کنید.

این راهی برای شناسایی شکاف های جدید و تمرکز بر بهبود مستمر است.

پس از نقشه برداری، همیشه با توجه به برنامه ریزی استراتژیک خود، به مراحل بعدی مدیریت فرآیند مانند اجرا، نظارت و پالایش بروید. مدیریت فرآیند یک رشته تجاری چرخه ای و پر جنب و جوش است. بنابراین با بهبود فرآیندها، شرکت در حال تغییر مداوم است، مدلی که به عنوان "بهبود مستمر" نیز شناخته می شود.اکنون که تکنیک های مربوط به نقشه برداری فرآیند را می شناسید، تفاوت بین BPM،BPMN  و BPMS را بیاموزید.

تفاوت بین نقشه فرآیند، نمودار فرآیند و مدل فرآیند

قبل از این که به تکنیک‌های نگاشت فرآیند عمیق‌تر برویم، باید نقشه‌های فرآیند، نمودارها و مدل‌سازی را تشخیص دهیم. حتی اگر آن ها معمولاً به عنوان مترادف استفاده می شوند، طبق BPM CBOK، دستورالعمل مرجع در این زمینه، هر یک از آن ها اهداف و کاربردهای متفاوتی دارند.

• نمودار فرآیند

این نمودار نشان دهنده عناصر اصلی جریان فرآیند است، اما بدون جزئیات زیاد. این نمودار به شناسایی و درک آسان فعالیت های اصلی در یک فرآیند کمک می کند.

• نقشه فرآیند

نقشه‌های فرآیند نمای یک فرآیند را گسترش می‌دهند و جزئیات بیش تری از هر جزء را نشان می‌دهند، علاوه بر این شامل موارد بیش تر و دقت بالاتری نسبت به نمودارها می‌شوند. کارکنان، رویدادها و نتایج مورد انتظار را در نظر می گیرد.

• مدل فرآیند

مدل فرآیند نشان دهنده وضعیت کسب و کار و منابعی است که دقیقاً درگیر هستند. به داده های بیش تری در مورد خود فرآیند و عواملی که می توانند بر آن تأثیر بگذارند نیاز دارد.

به طور کلی، مدل‌سازی به منظور امکان شبیه‌سازی فرآیند برای تولید گزارش‌ها و تحلیل‌های مهم ، ایجاد می‌شود. ببینید چگونه می توانید فرآیندها را با استفاده از تکنیک های مختلف مدیریت نقشه برداری کنید.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

https://www.sydle.com/blog/process-mapping-604f5d8a2dbf0411f262a3a2/