پایگاه دانش مدیریت فرآیند پارس

نمونه های زیادی از مدل های فرآیند کسب و کار ایده آل وجود دارد.آن ها را می توان در کتاب های درسی، آنلاین، آموزش ها و نمایش محصولات مشاهده کرد. اما در دنیای واقعی ...  کارایی بسیاری از مدل های فرآیند کسب و کار از انتظارات کمتر است.

امروزه به دلیل وجود رقابت زیاد درهر صنعت، راه حل های مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای موفقیت عملیاتی بسیار حائز اهمیت است. از امور مالی گرفته تا مراقبت های بهداشتی، معرفی نرم افزار BPM با کیفیت بالا می تواند با کمک به خودکارسازی فرایندهای اساسی، کارایی را افزایش داده و زمان انجام کار را به حداقل برساند و وقت کارکنان را برای تمرکز موثر تر بر کارهای حیاتی آزاد کند. با توجه به سرمایه گذاری در راه حل های BPM تلفن همراه، شرکت ها باید با 3 مزیت اصلی این راه حل ها روبرو شوند.

ذخیره سازی سند ورودی (Input Document) اطلاعات مربوط به فایل های سند ورودی و سایر فایل های بارگذاری شده هنگام اجرای کیس ها در جدول wf_ <WORKSPACE> .APP_DOCUMENT ذخیره می شود. نام فایل های سند ورودی در wf_ <WORKSPACE>  ذخیره می شود. محتوا که در آن زمینه CON_CATEGORY برابر با "APP_DOC_FILENAME" است.

یکپارچه سازی قوانین کسب و کار، اجرای استانداردهای ساده ای است که عملیات یک سازمان را مشخص می کند (یا محدود می کند).بدون قوانین و فرآیندهای تجاری تثبیت شده، یک شرکت اغلب خود را در یک فضای آشفته با نتایج متناقض، شکایات کارمندان و مصرف کنندگان ناراضی می بیند.

با این حال، مقررات در تجارت، محصول انقلاب تکنولوژیک نیست. از سوی دیگر، استانداردهای شرکت از تلاش های مردمی برای ارائه دقیق ترین رویکرد ممکن برای اداره یک کسب و کار سرچشمه می گیرد.

مشتریان، تامین کنندگان، کارمندان دور کار، شرکای تجاری و حتی مکان‌های خارج از دفتر مرکزی شرکت به سیستم‌های بادوام و همیشه روشن برای انجام کارهای خود نیاز دارند. عمل استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرآیندهای معمولی شرکت به عنوان اتوماسیون شناخته می شود. اتوماسیون یک رویکرد اثبات شده برای بهبود چابکی سازمانی و ساده سازی فرآیندهایی است که در غیر این صورت ممکن است بیهوده باشند.

بهبود مستمر فرآیند (CPI) تضمین می کند که کسب و کار شما به سمت تلاش و  بقا حرکت می کند. با ارزیابی مجدد و بهبود مداوم فرآیندهای کسب و کار، سازمان شما کارآمدتر، نوآورتر و چابک تر خواهد شد.اگر امروز به تمام شرکت های بزرگ یا موفق نگاه کنید، به ندرت شرکتی را خواهید یافت که فرآیندها یا محصولات خود را به طور سیستماتیک ممیزی و تجزیه و تحلیل نکند.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک مفهوم بزرگ است. این مفهوم شامل تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، اتوماسیون، بهینه سازی، طراحی گردش کار و استراتژی کسب و کار است. درک BPM و تدوین برنامه از قبل برای اجرای موفق BPM ضروری است، اما هنگامی که به درستی اجرا شود، مزایای آن می تواند فوق العاده باشد.

حتی اگر مدلسازی فرآیندهای کسب و کار یک راه بسیار موثر برای پیگیری عملکرد داخلی سازمان های تجاری باشد، اما بسیاری از مدل سازان مبتدی تمایل دارند که آن ها را به اشتباه طراحی کرده و مرتکب اشتباهاتی شوند که از پتانسیل آن ها می کاهد. موارد زیر نکات و پیشنهاداتی است که هنگام طراحی مدل فرآیند کسب و کار خود باید در نظر داشته باشید.

برای درک آنچه که ممکن است با نقشه های فرآیند اشتباه شود، ابتدا باید بدانید که چرا نقشه های فرآیند مفید هستند.یک نقشه فرآیند برای نشان دادن نحوه انجام یک کار خاص ایجاد می شود. نقشه فرآیند مانند یک چک لیست است، مگر این که اجازه دهد برخی از حوادث احتمالی رخ دهد.

به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است به مرحله 3 برسد و بسته به نتیجه آن مرحله، ممکن است بین مراحل 4a یا 4b یکی را انتخاب کند. این یکی از مزایای اصلی چیدمان سیستم ها به این روش است.

اکنون که می دانید چرا نقشه های فرآیند برای سازمان شما بسیار ارزشمند هستند، آماده باشید تا اشتباهات رایج نقشه برداری فرآیند که افراد هنگام ایجاد نقشه ها انجام می دهند، تحقیق کنیم.

مدل سازی داده ها فرآیند تدوین داده ها در قالب استاندارد در یک سیستم اطلاعاتی است. این روش به تجزیه و تحلیل سریع داده ها کمک می کند که به برآوردن نیازهای تجاری کمک می کند. فرآیند مدل سازی داده ها به مدل سازان داده ای نیاز دارد که به درستی با ذینفعان و کاربران آینده فناوری اطلاعات کار کنند. مدل سازی داده ها با توسعه مدلی از داده ها که زیرساخت سیستم اطلاعات تجاری را پشتیبانی می کند، پشتیبانی می شود.

مدل های پایگاه داده در سیستم مدیریت پایگاه داده، منطق ساختار یک سیستم پایگاه داده را توضیح می دهد. این مدل معمولاً باید شامل همه جداولی باشد که در مدل ER به عنوان موجودیت نشان داده شده اند. روابط بین جداول و اشیاء و الزامات ارائه شده توسط پروژه به منظور تعیین نحوه ذخیره و دسترسی به داده ها است. سیستم پایگاه داده هدف باید با توجه به قوانین و مفاهیم مدل داده، داده شده که معمار پایگاه داده ترجیح می دهد پیاده سازی شود، طراحی شود.

مشاور فرآیند کسب و کار یک مشاور خارجی است که با تحقیق و تجزیه و تحلیل فرآیندها و سیستم هایی که یک کسب و کار پیاده سازی می کند، به کسب و کارها کمک می کند. پس از انجام این کار، او توصیه هایی را برای بهبود این فرآیندها و شیوه ها با توجه به بهبود کارایی کلی ارائه خواهد کرد. مشاور همچنین ممکن است در طراحی شبیه سازی برای آزمایش بهبودهای فرآیند پیشنهاد هایی داشته باشد. یک مشاور فرآیند کسب و کار به طور کلی به مدیریت ارشد گزارش می دهد.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) با تکیه بر فناوری، برای خودکارسازی فرآیندها یا گردش کارها تا جایی که دیگر نیازی به مداخله انسانی نیست، فعال می شود. با این حال، این رویکرد فقط در مورد جایگزینی کاغذ نیست.

هوش تجاری (BI) اساساً یک فرایند مبتنی بر فناوری برای تجزیه و تحلیل داده ها و ارائه اطلاعات کاربردی برای کمک به مدیران  و کاربران نهایی در تصمیم گیری های تجاری آگاهانه است.

گارتنر BI را مانند یک چتر می داند که شامل برنامه ها، زیرساخت ها، ابزارها و بهترین شیوه هایی است که دسترسی و تجزیه و تحلیل اطلاعات را برای بهبود و بهینه سازی تصمیمات و عملکرد تجاری امکان پذیر می کند. از طرف دیگر، مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) به یک سیستم اطلاعاتی تخصصی برای بهبود فرآیندهای کسب و کار با اندازه گیری، ردیابی و تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند در برابر اهداف استراتژیک اشاره دارد.

انتخاب صحیح نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار در بازار شلوغ امروز، آن قدرها هم خسته کننده نیست. از طرف دیگر این تصمیمی نیست که ساده گرفته شود زیرا برای خرید سازمانی، محصول مورد نظر باید به اندازه کافی متقاعد کننده باشد. انتخاب اشتباه نه تنها به معنای هدر دادن سرمایه گذاری روی نرم افزار است، بلکه می تواند به ساعت ها و تلاش از دست رفته نیز برسد.

تفاوت بین مدیریت پرونده (CM) و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟ و چرا سازمان شما باید به این دو توجه کند؟ این نوع پرسش اغلب توسط کسانی انجام می شود که قبلاً از سایر رشته های نرم افزار تجاری مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مطلع بوده اند. چرا مدیریت پرونده با وجود این که در بسیاری از فناوری ها، از جمله سیستم های CRM مبتنی بر ابر ادغام شده است، اینقدر بد فهمیده شده است؟

اتوماسیون میلیون ها وظیفه front-office و back-office را دیجیتالی می کند و پنجره ای مستند در مورد نحوه عملکرد واقعی یک شرکت ارائه می دهد. با این حال، این گنجینه داده در بسیاری از سازمان هایی  که علاقه چندانی به استخراج بینش ندارند، جمع آوری می شود. اما در حال حاضر، این  روند در حال تغییر است.

تحلیل گران و ذینفعان به جای این که داده های عملکرد فرایند را رها کنند تا در گوشه های تاریک اتاق های ذخیره سازی مجازی متلاشی شود، به آن ها بیش تر توجه می کنند.  با استفاده از فرآیندکاوی، سازمان ها می توانند سیاهه های مربوط به فرآیند را برای تغییر و بهینه سازی گردش کار جدا کنند.

اتوماسیون در حال حاضر پایه اصلی نحوه عملکرد سازمان ها است. در حقیقت 90 درصد از مشاغل از این فناوری برای انجام فرآیندهای کسب و کار خود استفاده می کنند. برای طراحی این جریان های موثر به گونه ای که همه بتوانند آن را درک کنند، تیم های موفق از ابزاری به نام مدل و نماد فرآیند کسب و کار (BPMN) استفاده می کنند.

با هر مدیر فناوری اطلاعات در مورد پیاده سازی ERP صحبت کنید، به احتمال زیاد شاهد برخورد نسبتا پیچیده یا حتی ناامید کننده ای خواهید بود. اما آیا موضوع اجرای یک ERP جدید واقعاً باید تا این حد پیچیده باشد؟

استخراج فرآیند که در ابتدا ابزاری برای تقویت رویه‌های تولید بود، در حال حاضر روشی است که تقریباً در هر صنعت استفاده می‌شود. تحلیل گران انتظار دارند که بازار نرم افزارهای استخراج فرآیند طی هفت سال آینده به 10 میلیارد دلار برسد. علیرغم پذیرش رو به رشد آن، بسیاری از سازمان‌ها هنوز هدف جادویی را از دست می‌دهند: شبیه‌سازی مدل‌سازی فرآیند کاوی و شبیه سازی مدل سازی دست به دست هم می دهند.

اگر پایگاه داده مایکروسافت SQL Server از مجموعه کاراکترهای UTF-8 استفاده نکند و شامل کاراکترهای non-ASCII  باشد، ممکن است برخی مشکلات پیش بیاید، زیرا ProcessMaker برای استفاده از UTF-8 طراحی شده است.

در صورتی که  ProcessMaker از PHP 7 استفاده می کند، به جای نصب پسوند mssql، پسوند sqlsrv را نصب کنید.

قبل از نصب پسوند sqlsrv، شرایط زیر را بررسی کنید:

• بررسی کنید که نسخه نصب شده SQL Server با بسته نسخه درایور سازگار است.
• بررسی کنید که درایورهای Microsoft برای PHP برای نسخه SQL Server با الزامات ProcessMaker از جمله نسخه PHP و نسخه سیستم عامل سازگار است.

Case Tracker به کاربران خارجی که کاربر ثبت نام شده در ProcessMaker نیستند، اجازه می دهد تا پیشرفت فرآیندهای اجرا شده را پیگیری کنند. Case Tracker طراحی شده است تا فقط اطلاعات مربوط به یک مورد را به کاربران خارجی نشان دهد،

عملکرد گردش کار در مجموعه نرم افزاری ERP و  CRM

آیا تا به حال فکر کرده اید که چرا اکثر راه حل های CRM و ERP دارای چنین عملکرد افتضاحی در گردش کار و مجموعه ویژگی های گردش کار که در محصول شان  قرار داده شده است، هستند ؟ آیا تا به حال شنیده اید که کسی بگوید عملکرد گردش کار در SAP ، QAD ، Epicor ، Infor ، Oracle  یا SAGE یا هر سیستم ERP دیگر را دوست دارد؟

البته استثنائاتی نیز وجود دارد، اما پاسخ معمولا "نه" است. عملکرد گردش کار معمولاً در اکثر مجموعه های CRM و ERP اصلا خوب نیست (البته چند استثنا وجود دارد).

اما چرا؟ چرا اکثر سیستم های CRM و ERP دارای چنین ویژگی های  و قابلیت گردش کار ضعیف هستند؟

مدیریت گردش کار یک نظم  اثبات شده است که بیش از یک قرن است که به سازمان های موفق کمک می کند تا گردش کار خود را به نحو احسن مدیریت کنند. با این حال، در سال های اخیر پس از گسترش سیستم های نوآورانه که به طور خودکار وظایف را برای سازمان ها آسان می کند، مورد توجه قرار گرفته است.

در سال 2019 بازار اتوماسیون گردش کار به ارزش 8.07 میلیارد دلار رسید و پیش بینی می شود که تا سال 2027 به 39.49 میلیارد دلار برسد که در سال های 2020 تا 2027 با CAGR 23.68 درصد رشد می کند.