پایگاه دانش مدیریت فرآیند پارس

BPM اگر درست و با دقت انجام شود، می تواند به سرعت چابکی، قابلیت انتقال و تکرارپذیری فرآیندهای شما را بهبود بخشد. بنابراین، بسیاری از سازمان ها ممکن است ببینند که چگونه اتوماسیون فرآیندهای تکرار شونده می تواند زمان عرضه محصول به بازار را کوتاه کند و به کارمندان فرصت بیش تری جهت پاسخ گویی سریع به درخواست های مشتری بدهد و یا حتی توانایی پیاده سازی سفارشی با سرعت بهتر را بدهد.

10 نکته برای یک فرآیند طراحی موثر

1. تهیه خلاصه ای خلاقانه :

از طراح یا استراتژیست خلاصه ای خلاقانه بخواهید: خلاصه ای از اهداف پروژه که باید در طول پروژه رعایت شود. شما و طراح باید در این خلاصه ی اهداف  مداخله کنید....

روند بهبود مستمر (CIP) تلاشی مستمر برای بهبود محصولات، خدمات یا فرآیندها است. این روند یک رویکرد سیستماتیک شش مرحله ای برای برنامه ریزی، توالی و اجرای تلاش های بهبود با استفاده از داده ها و جزئیات چرخه شوارت (قانون، برنامه، انجام، مطالعه) است.

شما روی نرم افزار گردش کار سرمایه گذاری کرده اید تا بتوانید فرآیندهای کسب و کار را خودکار و ساده کنید، اما گاهی اوقات این مراحل طبق برنامه ریزی انجام نمی شوند.

این بدان معنی نیست که مدیریت فرآیند کسب و کار برای شما مناسب نیست. برعکس، این بدان معناست که شما یک فرصت عالی برای پیشرفت دارید و اینکه نرم افزار گردش کار مناسب می تواند بازدهی مثبت در سرمایه گذاری داشته باشد

شرایط جهان به طور فزاینده ای پیچیده شده است. در روزهای ابتدایی همه گیری کووید 19، سازمان ها مجبور شدند به  دور کاری روی بیاورند و مدل های کسب و کار خود را بررسی و بازبینی کنند. سازمان ها برای غلبه بر چالش های عملیاتی و تأمین نیازهای مشتریان که به سرعت در حال تغییر است، از فناوری های خلاقانه اتوماسیون کسب و کار استفاده کردند.

• آیا این احساس را دارید که هرگز از وضعیت فرآیندها و گردش کار در کسب و کار خود اطلاع ندارید؟
• آیا آرزو می کنید ای کاش کنترل و دید بیشتری بر روی تمام آن کاغذ بازی های مزاحم یا فرم های  اکسل مربوط به آن داشته باشید؟
• آیا می دانید که مطابقت در سازمان شما اتفاق نمی افتد، زیرا فرآیندهایی که چندین ماه های پیش ثبت شده اند به سادگی قابل پیگیری نیستند؟

با رشد کسب و کار شما، روند کار مدیریت ممکن است ترسناک شود و شما نمی دانید از کجا کنترل امور را شروع کنید. شاید ندانید که آیا به روش های بهتر، CRM بهتر، ERP بهتر، نرم افزار همکاری بهتر، مدیریت ایمیل بهتر نیاز دارید یا چیزهای دیگری را از دست داده اید.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مفهوم بزرگی است. این مفهوم شامل تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، اتوماسیون، بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار ، طراحی گردش کار و استراتژی کسب و کار است. برای موفقیت در اجرای BPM، درک BPM و تدوین برنامه از قبل ضروری است، اما اگر به درستی اجرا شود، مزایای آن بسیار زیاد خواهد بود.سازمان ها در هر اندازه و نوع از BPM برای بهبود فرایندهای کسب و کار از end to end استفاده می کنند.

ProcessMaker  می تواند برای اتصال به پایگاه داده های خارجی پیکربندی شود تا به سازمان اجازه دهد که آن را با سایر برنامه های DBMS و برنامه های تجاری که از پایگاه های داده استفاده می کنند ادغام کند.

غالباً این گونه است که در استفاده روزمره، کلمات "نمودار" و "مدل" به جای هم استفاده می شوند، تقریباً مثل این که با هم مترادف باشند. این رویکرد قابل درک است، اما از نظر تحلیل گران فرآیند کسب و کار، این دو اصطلاح، تعاریف تقریبا متفاوتی را بیان می کنند. در واقع، تفاوت های ظریف بین این دو اصطلاح می تواند تأثیراتی بر کار ما داشته باشد.

تفاوت نمودار و مدل چیست؟

تریگر (trigger) قطعه ای از کد PHP است که می تواند در یک فرآیند وارد شود. تریگرها چارچوب مناسبی را برای انجام محاسبات پیچیده و افزودن قابلیت های اضافی به فرآیندها ارائه می دهند.

یک روش تجاری برای بالا بردن کارایی و بهره وری یک فرآیند ناکارآمد می تواند وقت و هزینه کسب و کار شما را به هدر بدهد. اما تعیین دقیق این که در کدام قسمت، فرآیند با مشکل مواجه شده و کجا می توانیم برای بهبود فرآیند برنامه ریزی کنیم، یک علم دقیق نیست.

BPMN 2.0 جامع ترین استاندارد مدل سازی فرآیند با علامت گذاری دقیقاً مشخص شده است و یک متا مدل رسمی اساسی می باشد. با این حال، این دقت به قیمت مشخصات پیچیده و گاهی غیرشفاف است که بیش تر مورد توجه فروشندگان BPMN قرار گرفته تا مدل سازهای به دست آمده.

گردش کار بیان گر یک رویکرد و فناوری برای اتوماتیک کردن جریان ساده وظایف در یک زمینه خاص تجاری است. در این میان فرآیند کسب و کار اصطلاح عام تری است که معمولاً شامل جریان پیچیده ای از کارهای خودکار و غیر خودکار است.

در سال 1984 اصطلاح "قانون کسب و کار" منتشر شده است. قوانین کسب و کار جدید نیستند، اما در سال های اخیر مخاطبان بیشتری پیدا کرده اند. امروزه، تأکید فراوانی بر ترکیب قوانین کسب و کار با فرآیندهای کسب و کار وجود دارد.

در پی انتشار ویروس  COVID-19، سازمان ها در هر صنعت برای افزایش انعطاف پذیری عملیاتی و تقویت مسیرهای اصلی، در حال تسریع در ابتکارات خود برای تغییر دیجیتال هستند. اما دستیابی به این اهداف بیش تر از داشتن یک فرآیند کاری خوب طراحی شده یا اجرای فناوری های نوآورانه اتوماسیون است. سازمان ها باید برنامه ای برای بهبود کارایی فرآیند داشته باشند.

وقتی کارمندان از نرم افزار BPM شما سر باز می زنند چه کاری باید انجام دهید؟

• از ابتدا با تعیین  کاربران نهایی از مشکلات احتمالی جلوگیری کنید.
• به نرم افزار BPM خود اجازه ندهید تغییرات غیرضروری را شروع کند.
• فرآیندهای کاری را که با آن ها شروع می کنید، با دقت انتخاب کنید.
• اجازه دهید افرادی که به محض در دسترس بودن این نرم افزار از آن استفاده می کند، به شما در انتشار اخبار پیاده سازی نرم افزار کمک کنند.
• هرگز دیدگاه و بینش افرادی که از این فرآیندها استفاده می کنند را نادیده نگیرید.

ساخت فرم های پویا (Dynaforms) در پراسس میکر  : یک Dynaform یا فرم پویا، یک رابط  Drag & dropدیداری است که به منظور طراحی فرم های الکترونیکی جهت  تکمیل کردن توسط کاربران نهایی استفاده می شود.

Dynaform به عنوان یک بوم کار می کند که در آن می توان به راحتی کنترل های مختلفی مانند دکمه ها، فیلدهای متنی، منوهای کشویی و غیره را قرار داد و یک فرم جذاب و خوانا را ایجاد کرد که می تواند با کلیک بر روی یک دکمه ذخیره، کپی یا چاپ شود

BPMN مخفف Business Process Model and Notation، استاندارد ایزو و واقعی برای مدل سازی فرآیند کسب و کار است.

اساساً BPMN شامل یک علامت گذاری است که می تواند برای ایجاد نمودارهای تصویری و یک متامدل زیربنایی استفاده شود که سیستم های IT را قادر می سازد مدل های فرآیند کسب و کار را تفسیر کنند.

مدل سازی BPMN - تفاوت بین نمودار و مدل ، یک مدل فرآیند به خوبی ترسیم شده می تواند به طور خلاصه و دقیق گستره ای از اطلاعات را که می تواند برای کار، مدیریت و اجرای یک فرآیند استفاده شود، به تصویر بکشد. انتقال این اطلاعات به صورت تصویری غالباً آسان تر از اعتماد به صدها پاراگراف از متن است.

مدل و نماد فرآیند کسب و کار» یک زبان گرافیکی استاندارد است که برای نمایش فرآیندها و جریان های تجاری در قالب قابل دسترسی استفاده می شود. مدل های BPMN پیرامون "رویدادها"، "فعالیت ها"، "دروازه ها" و "جریان ها" بنا شده اند و هر عنصر حاوی تعدادی تغییرات و نتایج است.

از نمودارها و نمادهای  BPMN در پراسس میکر برای نشان دادن عملکرد منطق یک گردش کار از ابتدا تا انتها استفاده می شود. مانند برنامه ریزی یک مسیر برای یک سفر جاده ای، نمودار BPMN دقیقاً هر اطلاعات عملیاتی که در طول گردش کار انجام می شود را مشخص می کند.

اکثر سازمان ها صرف نظر از زمان و منابع صرف شده، در تلاش برای دستیابی به تغییرات تحول پذیر و پایدار هستند. 10 دلیل اصلی که ابتکارات BPR در ایجاد تغییرات تحول پذیر و پایدار ناکام می مانند:

به جای این که کارکنان سازمانتان را سرزنش کنید، روند  انجام فرآیند را اصلاح کنید.

پیوندهای ضعیف در زنجیره های تأمین و تحقق خدمات، تقاضا برای بهبود فرآیندها را مطرح می سازد. وقتی فرآیندها برای مشتریان و کارمندان و خط مشی شما مشکل ایجاد می کنند، تجزیه و تحلیل فرآیند های کسب و کار (BPA) راه حل مناسبی به نظر می رسد.

اگر  زمان تنظیم و مستند سازی سیستم های کسب و کار شما فرا رسیده است. اگر می خواهید کسب و کار پایدار و موفقی داشته باشید، سیستم سازی کسب و کار امری بسیار حیاتی است.

 اگر برای کشف فرآیندهای خود از استخراج فرآیند استفاده کرده اید، اکنون زمان استفاده از نتایج آن فرا رسیده است. از نرم افزار مدیریت فرآیند استفاده کنید تا مطمئن شوید کارمندان شما همیشه فرآیندهای خود را در دسترس دارند تا بتوانند آن ها را دنبال کنند.