پایگاه دانش مدیریت فرآیند پارس

مهم نیست که چه اتفاقی می افتد، فرآیندها باید همیشه در اوج کارایی خود عمل کنند. کارایی تأثیر مستقیمی بر بهره وری کارکنانی دارد که از این فرآیندها استفاده می کنند. در مورد این موضوع فکر کنید. اگر یک کارمند دستگاه معیوب داشته باشد و دو روز طول بکشد تا تیم فناوری اطلاعات پاسخ دهد، چه اتفاقی می‌افتد؟کارمند مجبور است تمام مدت کار نکند.

شرکت هایی که مدتی است در حال فعالیت هستند، این آزادی را ندارند که همه چیز را از بین ببرند و فرآیندهای خود را از ابتدا بازسازی کنند.این شرکت‌ها معمولا همان شروع کار ،فرآیندهای دقیق را انجام می‌دهند و برای مدت طولانی به استفاده از آن ادامه می‌دهند. ساده ترین و بهترین گزینه بهینه سازی مداوم فرآیندها است.

اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA) جزء کلیدی یک تحول دیجیتال موفق است. سازمان‌ها در تمام صنایع به شدت به این فناوری متکی هستند - در واقع، تحلیل گران تخمین می‌زنند که سازمان‌ها سالانه 12.7 میلیارد دلار برای ابتکارات اتوماسیون خرج می‌کنند. اما برای بسیاری از کسب‌وکارها، سرمایه‌گذاری یک عنصر کلیدی گم شده برای موفقیت به شمار می رود.

تیم های BI با چالش های مختلف فنی و مدیریت پروژه در استقرار مواجه هستند. در ادامه مهمترین چالش های BI، همراه با مشاوره در مورد نحوه رسیدگی به آن ها را مورد بررسی قرار می دهیم.

کسب‌وکارها در هر اندازه ای که باشند، برای درک حجم فزاینده داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کنند عجله دارند. بنابراین با چالش‌های هوش تجاری مختلفی روبرو می‌شوند که تلاش‌ها برای مولد، مؤثر و مفید کردن فرآیندهای BI را پیچیده می‌کند.چالش‌ها توسط عوامل متعددی شکل می‌گیرند، از جمله زیرساخت‌های داده‌های متنوع، مسائل مدیریت داده، انواع جدیدی از قابلیت‌های BI و سطوح مختلف دانش مرتبط با داده در نیروی کار.

نحوه انتقال به نرم افزار Cloud BPM

تغییر ساختاری که در آن تمام فرآیندهای کسب و کار خود را مدیریت می کنید، تأثیر زیادی بر سازمان شما، به خصوص در مراحل اولیه خواهد داشت. اگر در مرحله گذار از یک ابزار BPM لوکال به ابزار BPM ابری هستید، در ادامه پنج راه را به شما ارائه می دهیم تا اطمینان یابید که انتقال به اندازه یک گردش کار خودکار روان خواهد بود.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) به ساده سازی کسب و کار شما و دستیابی به تحول دیجیتال با خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار دستی کمک می کند. هدف اصلی آن کاهش هزینه ها، ایجاد شفافیت بیش تر، افزایش کارایی و تسهیل انطباق با فرآیند است. به بیان ساده، هیچ محدودیتی برای مزایایی که BPA می تواند برای یک سازمان به ارمغان بیاورد وجود ندارد.

در سیستم فعلی شما اگر بخواهید تغییری ایجاد کنید، باید در محیط زنده انجام شود. تغییراتی که شما می‌خواهید ایجاد کنید ممکن است دستورات فعلی را به هم بزند و مدیریت شما آزمایش‌های شما را بدون شواهد واضح تأیید نکند.

چه کاری می توانید انجام دهید؟ پاسخ شبیه سازی فرآیند کسب و کار است.

نمونه های زیادی از مدل های فرآیند کسب و کار ایده آل وجود دارد.آن ها را می توان در کتاب های درسی، آنلاین، آموزش ها و نمایش محصولات مشاهده کرد. اما در دنیای واقعی ...  کارایی بسیاری از مدل های فرآیند کسب و کار از انتظارات کمتر است.

امروزه به دلیل وجود رقابت زیاد درهر صنعت، راه حل های مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای موفقیت عملیاتی بسیار حائز اهمیت است. از امور مالی گرفته تا مراقبت های بهداشتی، معرفی نرم افزار BPM با کیفیت بالا می تواند با کمک به خودکارسازی فرایندهای اساسی، کارایی را افزایش داده و زمان انجام کار را به حداقل برساند و وقت کارکنان را برای تمرکز موثر تر بر کارهای حیاتی آزاد کند. با توجه به سرمایه گذاری در راه حل های BPM تلفن همراه، شرکت ها باید با 3 مزیت اصلی این راه حل ها روبرو شوند.

ذخیره سازی سند ورودی (Input Document) اطلاعات مربوط به فایل های سند ورودی و سایر فایل های بارگذاری شده هنگام اجرای کیس ها در جدول wf_ <WORKSPACE> .APP_DOCUMENT ذخیره می شود. نام فایل های سند ورودی در wf_ <WORKSPACE>  ذخیره می شود. محتوا که در آن زمینه CON_CATEGORY برابر با "APP_DOC_FILENAME" است.

یکپارچه سازی قوانین کسب و کار، اجرای استانداردهای ساده ای است که عملیات یک سازمان را مشخص می کند (یا محدود می کند).بدون قوانین و فرآیندهای تجاری تثبیت شده، یک شرکت اغلب خود را در یک فضای آشفته با نتایج متناقض، شکایات کارمندان و مصرف کنندگان ناراضی می بیند.

با این حال، مقررات در تجارت، محصول انقلاب تکنولوژیک نیست. از سوی دیگر، استانداردهای شرکت از تلاش های مردمی برای ارائه دقیق ترین رویکرد ممکن برای اداره یک کسب و کار سرچشمه می گیرد.

مشتریان، تامین کنندگان، کارمندان دور کار، شرکای تجاری و حتی مکان‌های خارج از دفتر مرکزی شرکت به سیستم‌های بادوام و همیشه روشن برای انجام کارهای خود نیاز دارند. عمل استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرآیندهای معمولی شرکت به عنوان اتوماسیون شناخته می شود. اتوماسیون یک رویکرد اثبات شده برای بهبود چابکی سازمانی و ساده سازی فرآیندهایی است که در غیر این صورت ممکن است بیهوده باشند.

بهبود مستمر فرآیند (CPI) تضمین می کند که کسب و کار شما به سمت تلاش و  بقا حرکت می کند. با ارزیابی مجدد و بهبود مداوم فرآیندهای کسب و کار، سازمان شما کارآمدتر، نوآورتر و چابک تر خواهد شد.اگر امروز به تمام شرکت های بزرگ یا موفق نگاه کنید، به ندرت شرکتی را خواهید یافت که فرآیندها یا محصولات خود را به طور سیستماتیک ممیزی و تجزیه و تحلیل نکند.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک مفهوم بزرگ است. این مفهوم شامل تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، اتوماسیون، بهینه سازی، طراحی گردش کار و استراتژی کسب و کار است. درک BPM و تدوین برنامه از قبل برای اجرای موفق BPM ضروری است، اما هنگامی که به درستی اجرا شود، مزایای آن می تواند فوق العاده باشد.

حتی اگر مدلسازی فرآیندهای کسب و کار یک راه بسیار موثر برای پیگیری عملکرد داخلی سازمان های تجاری باشد، اما بسیاری از مدل سازان مبتدی تمایل دارند که آن ها را به اشتباه طراحی کرده و مرتکب اشتباهاتی شوند که از پتانسیل آن ها می کاهد. موارد زیر نکات و پیشنهاداتی است که هنگام طراحی مدل فرآیند کسب و کار خود باید در نظر داشته باشید.

برای درک آنچه که ممکن است با نقشه های فرآیند اشتباه شود، ابتدا باید بدانید که چرا نقشه های فرآیند مفید هستند.یک نقشه فرآیند برای نشان دادن نحوه انجام یک کار خاص ایجاد می شود. نقشه فرآیند مانند یک چک لیست است، مگر این که اجازه دهد برخی از حوادث احتمالی رخ دهد.

به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است به مرحله 3 برسد و بسته به نتیجه آن مرحله، ممکن است بین مراحل 4a یا 4b یکی را انتخاب کند. این یکی از مزایای اصلی چیدمان سیستم ها به این روش است.

اکنون که می دانید چرا نقشه های فرآیند برای سازمان شما بسیار ارزشمند هستند، آماده باشید تا اشتباهات رایج نقشه برداری فرآیند که افراد هنگام ایجاد نقشه ها انجام می دهند، تحقیق کنیم.

مدل سازی داده ها فرآیند تدوین داده ها در قالب استاندارد در یک سیستم اطلاعاتی است. این روش به تجزیه و تحلیل سریع داده ها کمک می کند که به برآوردن نیازهای تجاری کمک می کند. فرآیند مدل سازی داده ها به مدل سازان داده ای نیاز دارد که به درستی با ذینفعان و کاربران آینده فناوری اطلاعات کار کنند. مدل سازی داده ها با توسعه مدلی از داده ها که زیرساخت سیستم اطلاعات تجاری را پشتیبانی می کند، پشتیبانی می شود.

مدل های پایگاه داده در سیستم مدیریت پایگاه داده، منطق ساختار یک سیستم پایگاه داده را توضیح می دهد. این مدل معمولاً باید شامل همه جداولی باشد که در مدل ER به عنوان موجودیت نشان داده شده اند. روابط بین جداول و اشیاء و الزامات ارائه شده توسط پروژه به منظور تعیین نحوه ذخیره و دسترسی به داده ها است. سیستم پایگاه داده هدف باید با توجه به قوانین و مفاهیم مدل داده، داده شده که معمار پایگاه داده ترجیح می دهد پیاده سازی شود، طراحی شود.

مشاور فرآیند کسب و کار یک مشاور خارجی است که با تحقیق و تجزیه و تحلیل فرآیندها و سیستم هایی که یک کسب و کار پیاده سازی می کند، به کسب و کارها کمک می کند. پس از انجام این کار، او توصیه هایی را برای بهبود این فرآیندها و شیوه ها با توجه به بهبود کارایی کلی ارائه خواهد کرد. مشاور همچنین ممکن است در طراحی شبیه سازی برای آزمایش بهبودهای فرآیند پیشنهاد هایی داشته باشد. یک مشاور فرآیند کسب و کار به طور کلی به مدیریت ارشد گزارش می دهد.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) با تکیه بر فناوری، برای خودکارسازی فرآیندها یا گردش کارها تا جایی که دیگر نیازی به مداخله انسانی نیست، فعال می شود. با این حال، این رویکرد فقط در مورد جایگزینی کاغذ نیست.

هوش تجاری (BI) اساساً یک فرایند مبتنی بر فناوری برای تجزیه و تحلیل داده ها و ارائه اطلاعات کاربردی برای کمک به مدیران  و کاربران نهایی در تصمیم گیری های تجاری آگاهانه است.

گارتنر BI را مانند یک چتر می داند که شامل برنامه ها، زیرساخت ها، ابزارها و بهترین شیوه هایی است که دسترسی و تجزیه و تحلیل اطلاعات را برای بهبود و بهینه سازی تصمیمات و عملکرد تجاری امکان پذیر می کند. از طرف دیگر، مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) به یک سیستم اطلاعاتی تخصصی برای بهبود فرآیندهای کسب و کار با اندازه گیری، ردیابی و تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند در برابر اهداف استراتژیک اشاره دارد.

انتخاب صحیح نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار در بازار شلوغ امروز، آن قدرها هم خسته کننده نیست. از طرف دیگر این تصمیمی نیست که ساده گرفته شود زیرا برای خرید سازمانی، محصول مورد نظر باید به اندازه کافی متقاعد کننده باشد. انتخاب اشتباه نه تنها به معنای هدر دادن سرمایه گذاری روی نرم افزار است، بلکه می تواند به ساعت ها و تلاش از دست رفته نیز برسد.

تفاوت بین مدیریت پرونده (CM) و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟ و چرا سازمان شما باید به این دو توجه کند؟ این نوع پرسش اغلب توسط کسانی انجام می شود که قبلاً از سایر رشته های نرم افزار تجاری مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مطلع بوده اند. چرا مدیریت پرونده با وجود این که در بسیاری از فناوری ها، از جمله سیستم های CRM مبتنی بر ابر ادغام شده است، اینقدر بد فهمیده شده است؟

اتوماسیون میلیون ها وظیفه front-office و back-office را دیجیتالی می کند و پنجره ای مستند در مورد نحوه عملکرد واقعی یک شرکت ارائه می دهد. با این حال، این گنجینه داده در بسیاری از سازمان هایی  که علاقه چندانی به استخراج بینش ندارند، جمع آوری می شود. اما در حال حاضر، این  روند در حال تغییر است.

تحلیل گران و ذینفعان به جای این که داده های عملکرد فرایند را رها کنند تا در گوشه های تاریک اتاق های ذخیره سازی مجازی متلاشی شود، به آن ها بیش تر توجه می کنند.  با استفاده از فرآیندکاوی، سازمان ها می توانند سیاهه های مربوط به فرآیند را برای تغییر و بهینه سازی گردش کار جدا کنند.

اتوماسیون در حال حاضر پایه اصلی نحوه عملکرد سازمان ها است. در حقیقت 90 درصد از مشاغل از این فناوری برای انجام فرآیندهای کسب و کار خود استفاده می کنند. برای طراحی این جریان های موثر به گونه ای که همه بتوانند آن را درک کنند، تیم های موفق از ابزاری به نام مدل و نماد فرآیند کسب و کار (BPMN) استفاده می کنند.

با هر مدیر فناوری اطلاعات در مورد پیاده سازی ERP صحبت کنید، به احتمال زیاد شاهد برخورد نسبتا پیچیده یا حتی ناامید کننده ای خواهید بود. اما آیا موضوع اجرای یک ERP جدید واقعاً باید تا این حد پیچیده باشد؟