پایگاه دانش مدیریت فرآیند پارس

بسیاری از سازمان‌ها برای مکانیزه کردن فعالیت‌های خود، ابتدا به سراغ اتوماسیون اداری می‌روند. این سامانه‌ها در مدیریت مکاتبات، نامه‌ها، ارجاعات و گردش اسناد نقش مهمی دارند و سال‌هاست در سازمان‌های دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

اما با پیچیده‌تر شدن فرآیندهای کسب و کار، بسیاری از مدیران با این سؤال روبه‌رو می‌شوند:

آیا اتوماسیون اداری برای مدیریت فرآیندهای سازمان کافی است یا باید از یک BPMS استفاده کنیم؟

پاسخ این سؤال به نیازها و اهداف سازمان بستگی دارد. در این مقاله تفاوت‌های اصلی BPMS و اتوماسیون اداری را بررسی می‌کنیم تا بتوانید مناسب‌ترین راهکار را برای سازمان خود انتخاب کنید ...

سازمان‌های زیادی هر ساله اجرای پروژه‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (Business Process Management) را آغاز می‌کنند، اما همه این پروژه‌ها به نتیجه مطلوب نمی‌رسند.

در بسیاری از موارد، مشکل از نرم‌افزار یا فناوری نیست، بلکه نحوه برنامه‌ریزی، مدیریت و اجرای پروژه باعث می‌شود اهداف مورد انتظار محقق نشوند. نتیجه این وضعیت می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌ها، مقاومت کارکنان، طولانی شدن زمان اجرا و حتی توقف کامل پروژه شود.

در این مقاله، ۱۰ اشتباه رایج سازمان‌ها در اجرای پروژه‌های BPMS را بررسی می‌کنیم و برای هر مورد، راهکارهای عملی ارائه می‌دهیم ...

بسیاری از سازمان ها با وجود استفاده از نرم‌افزارهای مختلف مانند اتوماسیون اداری، ERP، CRM، سیستم‌های مالی و ...، همچنان با مشکلاتی مانند کندی فرآیندها، تأخیر در تأییدها، نبود شفافیت، کارهای دستی تکراری و دشواری کنترل عملکرد مواجه هستند.

در چنین شرایطی، سازمان‌ها معمولاً به سراغ سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار (BPMS) می‌روند. راهکارهایی که امکان طراحی، اجرای، پایش و بهبود مستمر فرآیندهای سازمانی را فراهم می‌کنند.

اما از کجا بدانیم که سازمان ما واقعاً به BPMS نیاز دارد؟

در این مقاله، ۱۰ نشانه مهم را بررسی می‌کنیم که نشان می‌دهد زمان بازنگری در نحوه مدیریت فرآیندها و استفاده از یک راهکار حرفه‌ای مدیریت فرآیندهای کسب و کار فرا رسیده است.

در گذشته، سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) تنها وظیفه اجرای فرآیندهای از پیش تعریف‌شده را بر عهده داشتند. اما امروزه با ترکیب هوش مصنوعی و BPMS، فرآیندها می‌توانند داده‌ها را تحلیل کنند، پیشنهاد ارائه دهند، تصمیم‌های تکراری را خودکار کنند و حتی قبل از بروز مشکل، مدیران را از ریسک‌های احتمالی آگاه سازند ...

BPA، یک بررسی دقیق و چند مرحله‌ای از بخش‌های مختلف یک فرآیند ارائه می‌دهد، تا مشخص شود چه چیزی در فرآیند فعلی شما به خوبی کار می‌کند، چه چیزی باید بهبود پیدا کند و چگونه می‌توانید بهبودهای لازم را به بهترین شکل ممکن انجام دهید.

پیش از آغاز پروژه‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM)، اقدامات مقدماتی و کلیدی‌ای وجود دارد که نقش حیاتی در موفقیت پروژه ایفا می‌کنند. 

حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management Governance)، چارچوبی است که تضمین می‌کند فرایندها با اهداف و مقاصد کسب و کار همسو هستند. این همسویی شامل فراهم کردن امکان پاسخگویی، اجرای سیاست‌ها، اعمال کنترل و نظارت، اندازه‌گیری عملکرد و رسیدگی به نقص‌ها و کاستی‌ها است.

تفاوت میان اتوماسیون فرایند دیجیتال (DPA) و مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) در هدف، مقیاس، ابزارها و شیوه اجراست. با اینکه این دو مفهوم همپوشانی دارند و گاهی در کنار هم به‌کار می‌روند، اما تفاوت‌های کلیدی میان آن‌ها وجود دارد.

هر چند BPI، در دنیای امروز از اجزای حیاتی موفقیت کسب و کارها محسوب می‌شود، اما ممکن است کمی چالش برانگیز باشد. از این رو، مدیران و کارکنان سازمان باید چالش‌های مرتبط با این فرایند را به خوبی درک کنند.

یکپارچه‌سازی فرایند کسب‌وکار یا Business Process Integration (BPI) به مجموعه‌ای از روش‌ها، ابزارها و تکنولوژی‌ها گفته می‌شود که برای هماهنگ‌سازی، اتصال و خودکارسازی فرایندهای مختلف درون یک سازمان یا میان سازمان‌ها به کار می‌رود.

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب‌وکار (BPA) فرآیندی استراتژیک برای شناسایی، مستندسازی، و تحلیل فرآیندهای فعلی یک سازمان به منظور شناسایی نقاط ضعف و بهبود عملکرد آنها است. BPA معمولاً در راستای بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهینه‌سازی عملکرد استفاده می‌شود.

بهبود فرآیندهای کسب و کار (Business Process Improvement) می‌تواند تأثیرات بسیار مثبتی بر سازمان داشته باشد.

اتوماسیون فرایند دیجیتال (Digital Process Automation) یک تکامل موثر و اساسی در مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM به شمار می‌رود. اتوماسیون دیجیتال می‌تواند برای بهبود کارایی و بازدهی فعالیت‌های مفید و قابل تکرار، اتصال همزمان برنامه‌ها، عملیات پردازش کارمندان و… در سراسر سازمان اعمال شود.

مدیریت فرایند کسب و کار یا Business Process Management  یا  BPM رشته ای است که شامل ترکیبی از مدل سازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، اندازه گیری و بهینه سازی جریان فعالیت های تجاری برای حمایت از اهداف سازمانی، کارکنان، مشتریان و همکاران در داخل و خارج از مزهای سازمانی می‌باشد.

نرم افزار تایم شیت (Timesheet) یک سیستم نرم افزاری مدیریت بر عملکرد و میزان کارکرد پرسنل در سازمان ها است و در راستای مدیریت بر میزان ساعت کارکرد کارکنان در سازمان و یا بر روی پروژه ها مورد استفاده قرار می گیرد. به عبارتی مدیران در سازمان ها با استفاده از نرم افزار تایم شیت می توانند بر کارکرد هر یک از پرسنل (ساعات کاری، مرخصی، ماموریت، انجام پروژه ها و ...) نظارت دقیق داشته باشند.

نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM - Business Process Management) برای بهبود و خودکارسازی فرایندهای سازمانی استفاده می‌شوند.

نرم‌افزارهای BPMS (Business Process Management System) و MIS (Management Information System) دو نوع از سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریتی هستند که با هدف بهبود و اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار و مدیریت اطلاعات سازمانی طراحی شده‌اند.

نرم‌افزارهای CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) و ERP ( سیستم مدیریت منابع سازمان) هر دو ابزارهای مدیریتی قدرتمندی هستند که به سازمان‌ها در بهبود کارایی و افزایش بهره‌وری کمک می‌کنند

یک مجموعه مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) کامل شامل چندین عنصر و عملکرد است که با همکاری و هماهنگی، اجازه می‌دهد تا فرآیندهای سازمانی به بهترین شکل ممکن مدیریت و بهبود یابند.

BPM یا مدیریت فرآیند کسب و کار(Business Process Management) یک رویکرد سازمانی است که به بهبود عملکرد سازمان از طریق بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار متمرکز است.

سیستم‌های اتوماسیون اداری، در بخش‌های مختلف با خودکارسازی فرآیندهای اداری، نقش به‌سزایی در جلوگیری از هدررفت منابع مختلف مثل زمان ایفا کرده است. سیستم اتوماسیون اداری، یک فرآیند کامپیوتری است که کار آن جمع‌آوری و آرشیو کردن فرایندها است تا در هنگام نیاز توزیع و دسترسی سریع آن‌ها را برای کاربران مجاز فراهم سازد.

در دنیای کسب و کار امروز، همکاری نه تنها برای انسان ها، بلکه برای سیستم های اطلاعاتی نیز کلیدی است. هیچ سازمانی نمی‌تواند یک مجموعه نرم افزاری کامل تهیه کند و هیچ ابزار گردش کار به اندازه کافی پیچیده و کاملی نیز برای رسیدگی به همه نیازهای شما وجود ندارد. یکپارچه سازی فرآیندهای سازمانی باید به طور قطع نقطه قوت هر نرم افزار BPMS باشد که شما ارزیابی و تهیه می کنید ...

کاهش هزینه یکی از اهداف مهم هر سازمانی است. کاهش هزینه های عملیاتی به معنای حاشیه سود بیشتر و بودجه سازمانی بهتر است. همچنین یکی از معیارهای کلیدی موفقیت برای برنامه های بهبود کسب و کار می باشد. بسیاری از متخصصان، صرفه جویی در هزینه را به عنوان معیار اصلی موفقیت در برنامه های بهبود فرآیند خود در نظر می گیرند.

در این مطلب به راهکارهای نرم افزار مدیریت فرآیند (BPM) در جهت کاهش هزینه های سازمان می پردازیم ...

امروزه شاهد رواج هر چه بیش تر نرم افزارهای BPMS در سازمان های مختلف هستیم. به همین منظور ممکن است روزانه بسیاری از سازمان ها این دغدغه را داشته باشند که یک نرم افزار BPMS چیست و کدام سازمان ها و شرکت ها به نرم افزار BPMS بیش تر نیاز دارند.

در ادامه این مطلب به بررسی و شرح بیش تری در این زمینه ها خواهیم پرداخت.

در راستای ساده سازی مدیریت کسب و کار در سازمان ها، راه حل های مختلف نرم افزاری ارایه شده است. در میان این راهکارهای نرم افزاری، دو مورد هستند که معمولاً باعث سردرگمی بسیاری از مدیران در زمان انتخاب و خرید سیستم نرم افزاری موردنیاز خود می شوند: BPMS و ERP.

در این مقاله به تفاوت های اصلی ERP و BPM اشاره می کنیم تا بتوانیم به شما در راستای انتخاب بهترین راهکار موردنیاز سازمان کمک کنیم.