پایگاه دانش مدیریت فرآیند پارس

چه زمانی سازمان شما به یک راه حل مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارد؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهایی است که سازمان ها برای انجام کار، خدمت به مشتریان خود و ایجاد ارزش تجاری از آنها استفاده می کنند. 

مدیریت فرایند کسب و کار به سازمان شما کمک می‌کند برای همه فرایندها چارجوب قابل اطمینان بسازد. با همه فرایندهای ترسیم شده، نظارت شده و بهینه شده، احتمال اشتباه خیلی کاهش می‌یابد و کارایی فرایند افزایش می‌یابد. اما آیا سازمان شما نیاز به اجرای مدیریت فرایند کسب و کار دارد؟

در ادامه مثال‌هایی وجود دارد که نشان می‌دهد سازمان شما به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار پویا و چابک نیاز دارد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

فرآیند کسب و کار چیست و طبقه بندی فرایندهای کسب و کار به چه صورت می باشد؟ در این مقاله از مدیریت فرآیند پارس ابتدا به تعریف دقیق فرآیند کسب و کار می پردازیم و سپس طبقه بندی فرآیندها را از نگاه دو متخصص حوزه مدیریت فرآیند کسب و کار von Rosing و Kirchmer بیان می کنیم.

به طور کلی، طبق نظر von Rosing و همکاران، فرآیند های کسب و کار را می‌توان به سه دسته فرآیندهای عملیاتی، فرآیندهای مدیریتی و فرآیندهای پشتیبانی تقسیم کرد. برای طبقه بندی فرآیندهای سازمان یا دسته بندی فرایندها رویکرد دیگری توسط Kirchmer نیز ارائه شده است که با رویکرد طبقه بندی فرآیندهای von Rosing کمی تفاوت دارد.

آیا شما به مدیریت فرآیندهای کسب و کار علاقه دارید؟ با توجه به مزیت های فراوانی که مدیریت فرآیندهای کسب وکار دارد، تعجب آور نیست اگر هرکسب و کاری بخواهد در گروه BPM (Business Process Management) قرار بگیرد.

قبل از اجرای این کار، گام های موثری برای اجرا و پیاده سازی BPM وجود دارد که برای دستیابی به بیشترین خروجی باید از آنها آگاه باشید.

اصطلاحات bpm چیست؟ برخی اصطلاحات فرآیند کسب و کار شامل، تعریف اتوماسیون فرآیند کسب و کار و تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار می باشد. مفهوم مدلسازی فرآیند و بهبود فرآیند کسب و کار و نیز توسعه فرآیند کسب و کار و مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار در اصطلاحات فرآیندی این مقاله آمده و به صورت کامل تعریف شده است. با مطالعه این مقاله می توانید با اصطلاحات رایج فرآیند کسب و کار آشنا شده و مفاهیم فرآیند کسب و کار را بشناسید. 

چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار، که به آن چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار و یا چرخه عمر مدیریت فرایندهای کسب و کار نیز گفته می شود، شامل 5 مرحله و یک ورودی به چرخه می باشد. منظور از چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار این است که تعیین کنیم چه مراحلی در روند مدیریت فرآیند کسب و کار ما تکرار شود تا  فرآیند های عملیاتی و مدیریتی در سازمان ما در یک سیکل و چهارچوب درست قرار گیرد.

در ادامه این مقاله از سایت فرآیند کسب و کار پارس، ما قصد داریم برای هدایت کسب و کار و سازمان شما، چرخه عمر bpm یا چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار را که شامل 5 مرحله می باشد شرح دهیم و بگوییم برای عبور موفقیت آمیز در هر مرحله چه کارهایی را باید انجام دهید. لطفا ادامه مقاله را با دقت و تا انتها بخوانید.

اهمیت فرآیندهای کسب و کار چیست و چرا داشتن فرآیند کسب و کار برای سازمان ها مهم است؟

هدف نهایی هر کسب و کار دستیابی به بیشترین میزان موفقیت می باشد. این موضوع چه شما صاحب یک کسب و کار کوچک، کسب و کار کوچک و متوسط SME(Small & Medium Enterprises) یا یک کسب ‌وکار تولیدی بزرگ که افراد زیادی در آن مشغول به کار هستند، صدق می‌کند.

اگر می خواهید به این هدف برسید، باید چندین مرحله را دنبال نمایید و این یک فرآیند کسب وکار است.

منظور از نرم افزار BPMS چیست؟ 

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS (Business Process Management System) به سازمان ‌ها کمک می ‌کند تا فعالیت ‌ها و وظایف‌ شان را طراحی، مدل ‌سازی، اجرا، اتوماتیک یا خودکارسازی و بهبود بخشند و درنهایت به هدف سازمانی خود دست یابند. روی هم رفته، این فعالیت‌ ها و وظایف، که می ‌توان آنها را توسط افراد و تجهیزات انجام داد و معمولا شامل بخش ‌های تجاری سازمان می ‌شوند، چیزی را تشکیل می ‌دهند که به عنوان یک فرآیند کسب و کار شناخته می ‌شود. BPMS محصول فناوری می‌ باشد که از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) پشتیبانی می ‌کند، رشته ای که هدف آن بهبود فرآیندهای کسب و کار است.

شاید سوالی که در بسیاری از سازمان‌ها بسیاری از مدیران و پرسنل با آن درگیر باشند، آن است که از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) خارجی استفاده کنند یا ایرانی؟

تفکر فرآیندی ما را ملزم می‌کند که کسب‌وکارها را به‌عنوان مجموعه‌ای از فرآیندها ببینیم، نه مجموعه‌ای از بخش‌هایی که هر یک عملکرد مخصوص به خود را دارند. یک بخش نمی تواند به صورت مجزا وجود داشته باشد. هر بخش ورودی‌ها را از سایر حوزه‌های کسب‌وکار دریافت می‌کند و خروجی‌هایی را که بخش‌های دیگر باید از آن ها برای تکمیل فرآیند یا کار استفاده کنند،  ارائه می‌ دهد.

در این مقاله می خواهیم درباره این که چگونه BPM برای یک تحول دیجیتالی موفق ضروری است و 5 توصیه برای عملی کردن آن بیش تر بیاموزیم.مزایای تحول دیجیتال روز به روز بیش تر مشهود می شود، اما آیا نقش BPM را در موفقیت این تغییر می دانید؟ در مورد اهمیت آن و اولین قدم های اجرای آن بیش تر بدانید

حتما تا کنون با این شرایط مواجه شده اید که یک سازمان یک نرم افزار جدید پر زرق و برق را می‌خرد و سپس سعی می‌کند آن را پیاده‌سازی کند بدون این که ابتدا به فرآیندها و افراد خود نگاه کرده باشد. نتیجه؟ در اکثر مواقع، پروژه انتظارات را برآورده نمی کند - از بودجه فراتر می رود، برنامه ریزی طولانی تر از زمان مورد انتظار می شود، یا به اهداف اولیه دست پیدا نمی کند. حتی زمانی که "موفق" عمل می کند، بازهم بیش تر اوقات از نظر نحوه کارکرد بسیار شبیه فناوری قبلی است. این وضعیت به این دلیل اتفاق می‌افتد که سازمان بدون بررسی و بهبود فرآیندهای زیربنایی، تغییرات جدید را آغاز کرده است.

سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) موقعیت کسب‌وکار را برای اصلاح و بازسازی عملیات روزمره پیرامون فناوری‌های دیجیتالی که سازمان را متحول می‌کنند، فراهم می‌کند. با این حال، درگیر شدن در پروژه ای با هدف پالایش عملیات باید با درک وضعیت فعلی سازمان شما و مسائل رویه ای و فناوری مختلف که بر کارمندان شما تأثیر می گذارند، آغاز شود.وقتی کسب‌وکارها به تحول دیجیتال فکر می‌کنند، این فناوری بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا می‌کند. با افزایش پتانسیلBPM، نیاز به  به دست آوردن هرچه بیشتر ارزش از طریق اجرای راه حل های بهبود، افزایش می یابد

بسیاری از سازمان ها نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود را بسیار دشوار می دانند. علاوه بر این، خودکار کردن یک فرآیند بد لزوماً آن را بهتر نمی‌کند - فقط در کوتاه‌مدت هزینه آن را کاهش می‌دهد. هدف کلی باید در جهت مؤثرتر و کارآمدتر کردن فرآیندها باشد. سازمان‌هایی که ذهنیت فرآیند محوری دارند، تلاش‌های ساده‌ای را برای بهبود فرآیندهای خود انجام می‌دهند

بسیاری از کسب و کارها نمی دانند چه زمانی باید نقشه برداری فرآیند را انجام دهند. با این حال، هیچ پاسخ درستی برای این سوال وجود ندارد. همه چیز بستگی به شرایط دارد. برای درک این که چه زمانی زمان نقشه برداری از فرآیندهای خود و افزودن ورودی های دیگر به روال خود فرارسیده است، باید گردش کار خود را به طور کامل تجزیه و تحلیل کنید و سعی کنید تشخیص دهید که آیا به تنظیماتی نیاز دارد یا خیر.

بهینه‌سازی فرآیند، عمل افزایش کارایی و اثربخشی سازمانی از طریق بهبود مستمر فرآیندها و اندازه‌گیری پیشرفت از طریق تجزیه و تحلیل داده‌ها، گزارش‌دهی و آزمایش است. استفاده از داده‌های گردش کار برای بهینه‌سازی فرآیندها، چرخه‌ای از بهبود مستمر را جرقه می‌زند که می‌تواند در زمان و هزینه سازمان شما صرفه‌جویی کند.

فناوری‌های استراتژیک مانند نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌توانند به سازمان‌ها در تحقق این امر کمک کنند. راه حل هایی مانند نرم افزار BPM می توانند به سازمان ها در بهینه سازی سیستم های ابری خود کمک کنند. با این حال، شرکت‌ها باید مطمئن شوند که شروع خوبی برای قرار دادن خود در مسیر موفقیت ابری دارند.

تغییر اجتناب ناپذیر است. در کسب و کار هم مانند زندگی، شما این گزینه را دارید که به طور فعال تغییر شکل داده و رشد کنید و یا پس از این که برای به دست آوردن مزیت رقابتی خیلی دیر شده است، به تقاضاهای ضروری صنعت واکنش نشان دهید.در حالی که برنامه های کاربردی مدیریت فرآیند کسب و کار جدید نیستند، پیشرفت تکنولوژی اکنون این فرصت را به شما می دهد تا به سمت نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ابری حرکت کنید.

به عنوان متخصص فرآیند، یکی از وظایف اصلی که به عهده شماست، راه اندازی و اجرای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) است. این پروژه مدت زیادی است که به تعویق افتاده است و مدیریت به شدت نگران است. ذی نفعان می‌خواهند چیزی را سریع ببینند، اما به‌عنوان کارشناس فرآیند، شما می‌خواهید هر چیزی که ارائه می‌دهید تا حد امکان کامل باشد.

فناوری BPM از قدرت رایانه‌ها و موتورهای مبتنی بر قوانین استفاده می‌کند تا به مدیران یک دید کلی از نحوه عملکرد فرآیندهایشان بدهد.با استقبال بیش تر کسب و کارها از دیجیتالی شدن، BPM بیش تر و بیش تر مرکزیت می یابدBPM تحول دیجیتال را مدیریت می کند.

برنامه کم کد با کاهش یا حتی حذف نیاز به کدنویسی، ساخت و استقرار برنامه های کاربردی تجاری را برای توسعه دهندگان با هر سطح مهارتی آسان می کند.

با برنامه مناسب، یک توسعه دهنده با دو سال تجربه می تواند به گونه ای عمل کند که گویی دهه ها را در این زمینه سپری کرده است. سازمان‌ها می‌توانند نرم‌افزار را ۱۰ برابر سریع‌تر از آنچه با رویکرد توسعه سنتی می‌توانستند منتشر کنند.

بسیاری از فروشندگان شروع به فراخوانی پلتفرم‌های خود، «کد کم» یا «بدون کد» کرده‌اند. اما واقعاً کم کد و بدون کد به چه معناست؟ و چه تفاوتی بین این دو وجود دارد؟

فرآیندهای کسب و کار نقشی حیاتی در افزایش موثر پتانسیل گردش کار سازمان شما دارند. با این حال، آن ها اغلب تکراری، وقت گیر و مستعد خطای انسانی هستند. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) رشته ای است که توسط سازمان ها برای مقابله با این چالش استفاده می شود. سازمان ها از BPM برای تجزیه و تحلیل، کشف، اندازه گیری و بهبود عملیات خود استفاده می کنند. با افزایش محبوبیت BPM، زیرمجموعه های دیگری مانند مجموعه های هوشمند BPM (iBPMS) با ویژگی ها، قابلیت ها و ظرفیت اضافه شده معرفی شدند.

نحوه انتقال به نرم افزار Cloud BPM

تغییر ساختاری که در آن تمام فرآیندهای کسب و کار خود را مدیریت می کنید، تأثیر زیادی بر سازمان شما، به خصوص در مراحل اولیه خواهد داشت. اگر در مرحله گذار از یک ابزار BPM لوکال به ابزار BPM ابری هستید، در ادامه پنج راه را به شما ارائه می دهیم تا اطمینان یابید که انتقال به اندازه یک گردش کار خودکار روان خواهد بود.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) به ساده سازی کسب و کار شما و دستیابی به تحول دیجیتال با خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار دستی کمک می کند. هدف اصلی آن کاهش هزینه ها، ایجاد شفافیت بیش تر، افزایش کارایی و تسهیل انطباق با فرآیند است. به بیان ساده، هیچ محدودیتی برای مزایایی که BPA می تواند برای یک سازمان به ارمغان بیاورد وجود ندارد.

امروزه به دلیل وجود رقابت زیاد درهر صنعت، راه حل های مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای موفقیت عملیاتی بسیار حائز اهمیت است. از امور مالی گرفته تا مراقبت های بهداشتی، معرفی نرم افزار BPM با کیفیت بالا می تواند با کمک به خودکارسازی فرایندهای اساسی، کارایی را افزایش داده و زمان انجام کار را به حداقل برساند و وقت کارکنان را برای تمرکز موثر تر بر کارهای حیاتی آزاد کند. با توجه به سرمایه گذاری در راه حل های BPM تلفن همراه، شرکت ها باید با 3 مزیت اصلی این راه حل ها روبرو شوند.

مشتریان، تامین کنندگان، کارمندان دور کار، شرکای تجاری و حتی مکان‌های خارج از دفتر مرکزی شرکت به سیستم‌های بادوام و همیشه روشن برای انجام کارهای خود نیاز دارند. عمل استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرآیندهای معمولی شرکت به عنوان اتوماسیون شناخته می شود. اتوماسیون یک رویکرد اثبات شده برای بهبود چابکی سازمانی و ساده سازی فرآیندهایی است که در غیر این صورت ممکن است بیهوده باشند.