پایگاه دانش مدیریت فرآیند پارس

بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) چیست؟ مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) چیست؟

کدام رویکرد را انتخاب کنیم؟ محیط کسب و کار امروز به سرعت تغییر می کند. این تغییرات به شکل مداوم و با سرعت فزاینده ای در حال پیش روی است. برای موفقیت و رقابت، کسب و کارها باید به طور مستمر فرآیندهای خود را بهبود بخشند. عدم بهبود فرآیندها به احتمال زیاد منجر به هزینه های بالاتر، درآمد کمتر، کارکنان با انگیزه کمتر و مشتریانی با رضایت کمتر می شود

شرکت ها همواره در جستجوی راه های جدیدتر برای افزایش کارایی و افزایش سود و کاهش هزینه ها هستند. یک ابزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به حل این مشکل کمک می کند، اما مجموعه چالش های خاص خود را هم دارد.شرکت ها باید اطمینان حاصل کنند که عملیات تجاری آن ها فرآیندهای راه حل ERP را دنبال می کند.در صورت عدم تطابق، سازمان ها قادر نخواهند بود آن نوع مزیتی را که امیدوار بودند به دست آورد و ممکن است به دلیل سرمایه گذاری در راه حل ERP دچار ضرر مالی شوند.

برای دستیابی به خروجی بهتر، کیفیت، سرعت و صرفه جویی در یک فرآیند طراحی مجدد توسعه محصول کسب و کار انجام می شود. فرآیند پیاده سازی مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار BPR  برای بازآفرینی کل فرآیند موجود و کاهش زمان چرخه از صفر شروع می شود.اجرا بر اساس یک رویکرد تحلیلی و تجویزی برای ارزیابی فریم های جایگزین یک فرآیند اصلی کسب و کار انجام می شود

اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA) نوع تکامل یافته، دیجیتالی و خودکار مدیریت سنتی فرآیند کسب و کار (BPM) است. به همین دلیل است که از DPA به عنوان اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) یا گاهی تکرار BPA نیز یاد می شود.

اتوماسیون فرآیند دیجیتال فرآیندهای تکرار شونده را تحت یک گردش کار، خودکارسازی و اجرا می کند. اتوماسیون می تواند به طور کامل یا وابسته به مداخله انسان باشد، در نهایت هر کدام از این دو بیش ترین کمک را در بهینه سازی عملکرد می کند.

نرم افزار DPA با کمک تصمیم گیری داده محور و بینش بهتر، انواع برنامه های فرآیند محور را ارائه و پشتیبانی می کند. دیجیتال اتوماسیون فرآیندها را به وسیله AI ، ML ، اتوماسیون هوشمند و داده های بزرگ ،  از front office به back office  به شکل منطقی تفسیر می کند.

طی 30 سال گذشته، مشاغل متعددی در صنایع مختلف روش شش سیگما را به کار گرفته اند. این روش به آن ها امکان می دهد خدمات و محصولات با کیفیت بالا را ارائه دهند، در حالی که عملاً ناکارآمدی ها و نقایص داخلی را از بین می برند.

دو روش متداول بهبود کیفیت وجود دارند که تحت عنوان شش سیگما و مدیریت فرآیند کسب و کار (  BPM ) شناخته شده اند. در حالی که هر روش به تنهایی می توانند مزایا و فرصت های بهبود مختلفی را ارائه دهند، اما به شکل بسیار متفاوت اجرا می شوند. هر دو برای رسیدن به یک هدف مشابه - بهبود کیفیت و عملکرد کسب و کار - تلاش می کنند اما هرکدام مسیر متفاوتی را برای رسیدن به این هدف طی می کنند.

امروزه شیوه های مدیریت کیفیت در صف مقدم برآورده سازی تقاضاهای تجاری نسل بعدی در این بازار کاملاً رقابتی هستند. اخیراً بحث های زیادی در مورد Lean ، Six Sigma و BPM در شرکت های جهانی مطرح شده است.

پیش از این هرگز فرصت های شغلی زیادی وجود نداشته است. تعداد صنایع  و مشاغل به طور لحظه به لحظه در حال رشد است.اگر بخواهید کسب و کار جدیدی را شروع کنید اقدامی خوب و عالی است، اما وقتی می خواهیم شرکت را فعال نگه داریم، کار کمی دشوارتر می شود. این به این دلیل است که هرچه فرصت های بیش تری وجود داشته باشد، رقابت بیش تر خواهد بود.

آیا یک راه حل نرم افزاری BPM می تواند جایگزین یک سیستم ERP بزرگ شود؟

ERP ذخیره سازی داده های همه شرکت ها است، در حالی که BPM ابزاری عملی برای اندازه گیری و بهبود کلیه فرآیندهای تجاری در یک شرکت است. تفاوت اصلی بین ERP ها و BPMS این است که BPMS نیازی به ذخیره تمام داده های شرکت ندارد. BPM برای خودکار سازی و رفع مشکل در کلیه فرآیندهای کسب و کار شرکت طراحی شده است.

 مدیریت کیفیت جامع (TQM) یک رویکرد تجاری است که در صورت پیاده سازی، تلاش های یک سازمان را برای بهبود مستمر فرآیندها جهت ارائه استاندارد تجاری با افزایش کیفیت متمرکز می کند.پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در کل شرکت باید در پایه و اساس هر سازمانی با استفاده از TQM باشد. این مقاله برای توضیح چگونگی کمک سیستم BPM به سازمان شما در صورت تلاش برای ایجاد فرهنگ TQM ارائه شده است.  

BPM اگر درست و با دقت انجام شود، می تواند به سرعت چابکی، قابلیت انتقال و تکرارپذیری فرآیندهای شما را بهبود بخشد. بنابراین، بسیاری از سازمان ها ممکن است ببینند که چگونه اتوماسیون فرآیندهای تکرار شونده می تواند زمان عرضه محصول به بازار را کوتاه کند و به کارمندان فرصت بیش تری جهت پاسخ گویی سریع به درخواست های مشتری بدهد و یا حتی توانایی پیاده سازی سفارشی با سرعت بهتر را بدهد.

10 نکته برای یک فرآیند طراحی موثر

1. تهیه خلاصه ای خلاقانه :

از طراح یا استراتژیست خلاصه ای خلاقانه بخواهید: خلاصه ای از اهداف پروژه که باید در طول پروژه رعایت شود. شما و طراح باید در این خلاصه ی اهداف  مداخله کنید....

روند بهبود مستمر (CIP) تلاشی مستمر برای بهبود محصولات، خدمات یا فرآیندها است. این روند یک رویکرد سیستماتیک شش مرحله ای برای برنامه ریزی، توالی و اجرای تلاش های بهبود با استفاده از داده ها و جزئیات چرخه شوارت (قانون، برنامه، انجام، مطالعه) است.

شما روی نرم افزار گردش کار سرمایه گذاری کرده اید تا بتوانید فرآیندهای کسب و کار را خودکار و ساده کنید، اما گاهی اوقات این مراحل طبق برنامه ریزی انجام نمی شوند.

این بدان معنی نیست که مدیریت فرآیند کسب و کار برای شما مناسب نیست. برعکس، این بدان معناست که شما یک فرصت عالی برای پیشرفت دارید و اینکه نرم افزار گردش کار مناسب می تواند بازدهی مثبت در سرمایه گذاری داشته باشد

شرایط جهان به طور فزاینده ای پیچیده شده است. در روزهای ابتدایی همه گیری کووید 19، سازمان ها مجبور شدند به  دور کاری روی بیاورند و مدل های کسب و کار خود را بررسی و بازبینی کنند. سازمان ها برای غلبه بر چالش های عملیاتی و تأمین نیازهای مشتریان که به سرعت در حال تغییر است، از فناوری های خلاقانه اتوماسیون کسب و کار استفاده کردند.

• آیا این احساس را دارید که هرگز از وضعیت فرآیندها و گردش کار در کسب و کار خود اطلاع ندارید؟
• آیا آرزو می کنید ای کاش کنترل و دید بیشتری بر روی تمام آن کاغذ بازی های مزاحم یا فرم های  اکسل مربوط به آن داشته باشید؟
• آیا می دانید که مطابقت در سازمان شما اتفاق نمی افتد، زیرا فرآیندهایی که چندین ماه های پیش ثبت شده اند به سادگی قابل پیگیری نیستند؟

با رشد کسب و کار شما، روند کار مدیریت ممکن است ترسناک شود و شما نمی دانید از کجا کنترل امور را شروع کنید. شاید ندانید که آیا به روش های بهتر، CRM بهتر، ERP بهتر، نرم افزار همکاری بهتر، مدیریت ایمیل بهتر نیاز دارید یا چیزهای دیگری را از دست داده اید.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مفهوم بزرگی است. این مفهوم شامل تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، اتوماسیون، بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار ، طراحی گردش کار و استراتژی کسب و کار است. برای موفقیت در اجرای BPM، درک BPM و تدوین برنامه از قبل ضروری است، اما اگر به درستی اجرا شود، مزایای آن بسیار زیاد خواهد بود.سازمان ها در هر اندازه و نوع از BPM برای بهبود فرایندهای کسب و کار از end to end استفاده می کنند.

یک روش تجاری برای بالا بردن کارایی و بهره وری یک فرآیند ناکارآمد می تواند وقت و هزینه کسب و کار شما را به هدر بدهد. اما تعیین دقیق این که در کدام قسمت، فرآیند با مشکل مواجه شده و کجا می توانیم برای بهبود فرآیند برنامه ریزی کنیم، یک علم دقیق نیست.

گردش کار بیان گر یک رویکرد و فناوری برای اتوماتیک کردن جریان ساده وظایف در یک زمینه خاص تجاری است. در این میان فرآیند کسب و کار اصطلاح عام تری است که معمولاً شامل جریان پیچیده ای از کارهای خودکار و غیر خودکار است.

اگر  زمان تنظیم و مستند سازی سیستم های کسب و کار شما فرا رسیده است. اگر می خواهید کسب و کار پایدار و موفقی داشته باشید، سیستم سازی کسب و کار امری بسیار حیاتی است.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار روشی است که با استفاده از نقشه برداری فعالیت های انجام شده، خطاها را از طریق روال های استاندارد شناسایی کرده و از بین می برد.در این روش، کارهای غیرضروری و خطاها به طور قابل توجهی کاهش می یابد

امروزه کسب و کار شما باید همان چیزهایی باشد که همیشه بوده است. مثلا باید ارزش را به گونه ای ارائه دهد که آن را از رقبا متمایز کند. علاوه بر این، باید آماده باشد تا جایی که ممکن است کارآمد و مقرون به صرفه باشد و  مقیاس های خود را همزمان با رشد مشتری خود تنظیم کنید. در ادامه خواهیم گفت که چگونه یک نرم افزار مناسب BPM می تواند کسب و کار شما را بهتر کند.

اگر برای کاوش فرآیندهای خود از استخراج فرآیند استفاده کرده اید، اکنون زمان استفاده از آن ها فرارسیده است که از نرم افزار مدیریت فرآیند استفاده کنید تا مطمئن شوید کارمندان شما همیشه فرآیندهای خود را در دسترس دارند تا بتوانند آن ها را دنبال کنند.

یک نرم افزار BPM با کد کم حجم، ترکیبی از ابزارهای توسعه کد کم با قابلیت مدیریت فرآیند کسب و کار است.کاربران تجاری می توانند برای سرعت بخشیدن به روند اتوماتیک سازی فرآیندهای کسب و کار، برنامه هایی را ایجاد و استقرار دهند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار تقریبا در هر صنعتی نفوذ کرده است، زیرا گسترش فناوری های نوآورانه همراه با چالش های عملیاتی بی سابقه، همچنان به تغییر شکل کار ادامه می دهد.